Frjáls verslun - 01.01.2003, Blaðsíða 84

fullnustu þegar þær sjá um hveija
ráðstefnuna á fætur annarri. Nýlega
bættist svo í hópinn Bryndís E.
Jóhannsdóttir sem hafði áður unnið
með þeim í mörg ár.
„Okkur finnst þessi vinna alveg
afskaplega skemmtileg," segja þær
allar og á svipnum má greina að það
er sannleikanum samkvæmt. „Hver
einstakur viðskiptavinur er ný upp-
lifun og ný reynsla, að ekki sé talað
um alla gestina sem við hittum. Við
eigum líka gríðarlega gott og raunar
ómetanlegt samstarf við flölda birgja.
Það er ólíklegt að fjölbreyttara og
meira krefjandi starf finnist þó víða
sé leitað! Til þess að standa undir
kröfum viðskiptavina þurfum við að
íylgjast vel með nýjasta tæknibúnaði,
vera vel heima í því sem er efst á
baugi hveiju sinni og hafa gaman af
að vinna með fólki úr öllum geirum
þjóðfélagsins."
Bryndís E. Jóhannsdóttir, Asa Hreggviðsdóttir, Birna B. Berndsen og Lára B. Pétursdóttir á
skrifstofu sinni ab Engjateigi 5.
Congress Reykjavík:
Ótvíræður kostur
Þeir sem hafa skipulagt fundi eða ráðstefnur
vita hversu mikil vinna liggur að baki vel
heppnaðri dagskrá.
Eftír Vigdísi Stefánsdóttur Myndir: Geir Olafsson
Meðal þess sem athuga þarf er gerð ijárhagsáætlunar,
samskipti við birgja og þjónustuaðila, útvegun og gerð
kynningargagna, dreifing á efni til þátttakenda, skrán-
ing, upplýsingaþjónusta, skipulag fijálsrar dagskrár og svo
mætti lengi telja.
Auðvitað er þægilegt að halda þessari vinnu innan týrirtækis-
ins eða stofnunarinnar. Það gleymist þó stundum að meðan ein-
hver sinnir þessum störfum, sitja önnur störf viðkomandi starf-
manns á hakanum og þannig er sparnaðurinn við að fá ekki að-
stoð sérfræðinga ef til vill orðinn að auknum kostnaði.
Krefjandi en skemmtilegt Það að fela sérhæfðu íýrirtæki slíka
umsjón á sér ekki mjög langa sögu hér á landi. Hins vegar hefur
það þróast hratt eins og margt annað á Islandi og getum við
státað af að eiga hér algera sérfræðinga í faginu, fólk sem síst
stendur að baki erlendum starfssystkinum sínum.
Eitt þessara lýrirtækja er Congress Reykjavík, ráðstefnu-
þjónusta sem stofnuð var af þremur konum með langa starfs-
reynslu í því að skipuleggja fundi, ráðstefnur og þing. Þessar
konur; Lára B. Pétursdóttir, Ása Hreggviðsdóttir og Birna B.
Berndsen, unnu allar við ráðstefnuskipulagningu til margra ára
þar til þær stofnuðu sitt eigið fyrirtæki þar sem dýrmæt reynsla
og þekking safnaðist. Sú reynsla nýtist þeim stöllum nú til
fl alþjóðavettvangi Fyrirtækið hefur gert samning við alþjóð-
legt fyrirtæki á sama sviði, Congrex Holding, en það á og rekur
skrifstofur um allan heim. Aðeins eitt fyrirtæki í hveiju landi
getur verið í samvinnu við Congrex Holding svo þetta er tals-
verður gæðastimpill iýrir Congress Reykjavík. Samningurinn
tryggir Congress Reykjavík öflugt ráðstefnukerfi og gríðarlegt
magn af upplýsingum frá öðrum samstarfsaðilum.
„Congrex hefur þróað einn fullkomnasta tölvuhugbúnað
sem völ er á til skipulagningar og úrvinnslu gagna við ráð-
stefnuhald. Hugbúnaðurinn, sem notaður er á öllum Congrex-
skrifstofunum, er tvíþættur," segir Lára. „Annars vegar heldur
hann utan um skráningu þátttakenda, gistingu, ferðir, greiðslur
og annað sem snýr að ytra skipulagi og hins vegar er svokallað
„abstract handling-kerfi“ sem flokkar og skráir útdrætti þeirra
fyrirlestra, sem sendir eru inn á ráðstefnur, eftir efni og höfund-
um og heldur þannig utan um dagskrá sjálfrar ráðstefnunnar."
Fjölbreytt verkefni Af stærri ráðstefnum sem Congress
Reykjavík hefur komið að má nefna verkefni eins NATO-fund-
inn í maí 2002, EFTA-fundinn í júní 2002, lækna- og hjúkrunar-
ráðstefiiur ásamt ráðstefnum úr ýmsum geirum heilbrigðis-
kerfisins og á vegum stofnana og félagasamtaka, móttöku kín-
verskrar menningar- og viðskiptanefndar og verkefni á vegum
Reykjavíkurborgar.
„Því er nú þannig varið að tölvusamskipti, símtöl og bréf
koma einhvern veginn ekki alveg í stað mannlegra samskipta
og það að hittast og eiga saman góðar stundir í bland við
fræðslu er dýrmætt. Island er líka í tísku sem ráðstefnuland þar
sem landið þykir spennandi að mörgu leyti og svo það sem dýr-
mætt er þessa dagana, að það þykir öruggt land.“S!l
84