Frjáls verslun - 01.01.2003, Blaðsíða 86

Gísli Blöndal: „Fundarstjóri getur þurft að þagga niður í mönnum
oggæti einnigþurft að minna menn á markmið ogstefnu fundarins
og á að knýja fram niðurstöður. “ Mynd: Geir Olajsson
fyrir að ákveða hvar hann verður haldinn og við hvaða
aðstæður. „Það er nauðsynlegt að velja hæfilega stórt fundar-
herbergi og ákveða uppröðun fundarmanna," segir Gísli. „Ef
fundarmenn t.d. sitja mjög þétt saman, hindrar það gjarnan
skoðanaskipti milli þeirra því menn þurfa rými til að geta tjáð
sig. Þessi aðferð getur hentað vel ef td. á að fá fram snögga
ákvörðun og litlar umræður. Sé stjórnandinn við enda borðsins
á hann auðveldara með að stjórna fundinum heldur en ef hann
situr milli manna við langborð og fundurinn verður þannig
formlegri. Lögun borðsins skiptir lika máli. Þegar um hugar-
flugsfundi er að ræða hentar kringlótt borð ágætlega en hins
vegar er ferkantað borð betra þegar fundurinn er hefðbundinn.
Við kringlótt borð er enginn í sljórnunarsætinu eins og þegar
um ferkantað borð er að ræða.“
Ovenjuletj tímasetniny Það verður seint lögð nógu mikil
áhersla á að selja upp tímasetta dagskrá og halda þá timasetn-
ingu vandlega. „Fundir ættu aldrei að vera lengri en 90 mínútur
ef þess er nokkur kostur," segir Gísli. „Það er ekki úr vegi að
gera hlé eftir 40-50 mínútur, en hafa það stutt og ef fundur
stendur lengur, að hafa þá hlé á um það bil 40 mín. fresti. Það er
afar mikilvægt að virða tímamörkin sem fundinum eru sett og
ekki hafa hann lengur en ákveðið var í upphafi. Það tekst með
því að hafa fundinn vel skipulagðan og hvert einstakt atriði
Lykilatriðin við fiindi og fundarstjórn
að er ekki nóg að blása til fundar, öll smáatriði verða að
vera á hreinu svo fundurinn heppnist vel. Gísli Blöndal
hefur um árabil kennt markvissa fundastjórnun og gefur
hér lesendum Fijálsrar verslunar innsýn í nokkur lykilatriði.
„Að mínu viti er það grunnatriði, lykilatriði raunar fyrir
fundi að þeir séu vel undirbúnir," segir Gísli. „Það þarf oft að
leggja talsverða vinnu í þennan undirbúning og að ýmsu er að
hyggja. Samkvæmt bandarískum rannsóknum kemur fram að
stjórnendur sem spurðir voru, telja að aðeins 56% þeirra funda
sem þeir sækja séu til gagns. Sé miðað við að þessi tala sé
nokkurn veginn sú sama allsstaðar, má reikna með að
stjórnandi eyði að meðaltali um 60 klukkustundum í hveijum
mánuði í gagnslausa fundasetu. Þetta styður framar öðru
hversu nauðsynlegt er að undirbúa fundina vel.“
Samviskuspurningar Gísli segir að í upphafi þurfi að spyija
nokkurra grunnspurninga eins og:
• Er tilgangur fúndarins öllum ljós?
• Hafa menn sett sér markmið fyrir fundinn?
• Mun nást betri árangur með notkun hjálpartækja eins og
skjávarpa, tölva og þess háttar?
• Er utanaðkomandi aðili líklegur til að gera fundinn
árangursríkari?
Ferkantað eða krínylótt? Ef öllum spurningunum hefur verið
svarað á þann veg að hagstætt sé að halda fund, liggur næst
timasett. Til að bæta stundvísi á fundi, þ.e. í byijun, er gott að
láta fundinn byija á óvenjulegum tíma, ekki á heilum eða
hálfum tíma þvi af einhveijum ástæðum ber fólk meiri virðingu
fyrir slikum tímasetningum. Fundir eru að öllu jöfnu af ein-
hverri þriggja tegunda; upplýsingamiðlun, upplýsingaöflun og
lausn vandamála. Oftast er aðeins um eina tegund funda að
ræða en þó getur vel hentað að blanda saman tveimur teg-
undum. Þá virkar ágætlega að fyrri hlutinn sé ætlaður upplýs-
ingamiðlun eða upplýsingaöflun en sá seinni lausn vandamála.“
Einræðisherra með konfekt Séu fundir reglulegir er sjálfsagt
að mati Gísla að útbúa fundarreglur sem allir viðurkenni.
Fundarstjóri þarf svo að hegða sér eins og hver annar ein-
ræðisherra og gæta þess að enginn einoki umræður eða tíma.
„Fundarsflóri getur þurft að þagga niður í mönnum og gæti
einnig þurft að minna menn á markmið og stefnu fundarins og
á að knýja fram niðurstöður,“ segir Gísli. „Það er á hans ábyrgð
að deila út verkefnum og sjá um að skriflegar niðurstöður eða
fundargerðir séu sendar út strax eftir fundinn.“
Svo er það rúsínan í pylsuendanum, konfektið í fundarlok.
„Eitt er það sem aldrei má gleymast og síst af öllu hafi fundur-
inn verið á alvarlegum nótum,“ segir Gísli að lokum. „Það er
að fundarstjóri gefi „konfekt" í fundarlok. Konfektið getur
verið í formi þess að veita ánægjulegar fregnir af góðu gengi
eða góðum árangri, skemmtilegri sögu eða einfaldlega
súkkulaðimolum." 33
86