Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.01.2003, Blaðsíða 86

Frjáls verslun - 01.01.2003, Blaðsíða 86
Gísli Blöndal: „Fundarstjóri getur þurft að þagga niður í mönnum oggæti einnigþurft að minna menn á markmið ogstefnu fundarins og á að knýja fram niðurstöður. “ Mynd: Geir Olajsson fyrir að ákveða hvar hann verður haldinn og við hvaða aðstæður. „Það er nauðsynlegt að velja hæfilega stórt fundar- herbergi og ákveða uppröðun fundarmanna," segir Gísli. „Ef fundarmenn t.d. sitja mjög þétt saman, hindrar það gjarnan skoðanaskipti milli þeirra því menn þurfa rými til að geta tjáð sig. Þessi aðferð getur hentað vel ef td. á að fá fram snögga ákvörðun og litlar umræður. Sé stjórnandinn við enda borðsins á hann auðveldara með að stjórna fundinum heldur en ef hann situr milli manna við langborð og fundurinn verður þannig formlegri. Lögun borðsins skiptir lika máli. Þegar um hugar- flugsfundi er að ræða hentar kringlótt borð ágætlega en hins vegar er ferkantað borð betra þegar fundurinn er hefðbundinn. Við kringlótt borð er enginn í sljórnunarsætinu eins og þegar um ferkantað borð er að ræða.“ Ovenjuletj tímasetniny Það verður seint lögð nógu mikil áhersla á að selja upp tímasetta dagskrá og halda þá timasetn- ingu vandlega. „Fundir ættu aldrei að vera lengri en 90 mínútur ef þess er nokkur kostur," segir Gísli. „Það er ekki úr vegi að gera hlé eftir 40-50 mínútur, en hafa það stutt og ef fundur stendur lengur, að hafa þá hlé á um það bil 40 mín. fresti. Það er afar mikilvægt að virða tímamörkin sem fundinum eru sett og ekki hafa hann lengur en ákveðið var í upphafi. Það tekst með því að hafa fundinn vel skipulagðan og hvert einstakt atriði Lykilatriðin við fiindi og fundarstjórn að er ekki nóg að blása til fundar, öll smáatriði verða að vera á hreinu svo fundurinn heppnist vel. Gísli Blöndal hefur um árabil kennt markvissa fundastjórnun og gefur hér lesendum Fijálsrar verslunar innsýn í nokkur lykilatriði. „Að mínu viti er það grunnatriði, lykilatriði raunar fyrir fundi að þeir séu vel undirbúnir," segir Gísli. „Það þarf oft að leggja talsverða vinnu í þennan undirbúning og að ýmsu er að hyggja. Samkvæmt bandarískum rannsóknum kemur fram að stjórnendur sem spurðir voru, telja að aðeins 56% þeirra funda sem þeir sækja séu til gagns. Sé miðað við að þessi tala sé nokkurn veginn sú sama allsstaðar, má reikna með að stjórnandi eyði að meðaltali um 60 klukkustundum í hveijum mánuði í gagnslausa fundasetu. Þetta styður framar öðru hversu nauðsynlegt er að undirbúa fundina vel.“ Samviskuspurningar Gísli segir að í upphafi þurfi að spyija nokkurra grunnspurninga eins og: • Er tilgangur fúndarins öllum ljós? • Hafa menn sett sér markmið fyrir fundinn? • Mun nást betri árangur með notkun hjálpartækja eins og skjávarpa, tölva og þess háttar? • Er utanaðkomandi aðili líklegur til að gera fundinn árangursríkari? Ferkantað eða krínylótt? Ef öllum spurningunum hefur verið svarað á þann veg að hagstætt sé að halda fund, liggur næst timasett. Til að bæta stundvísi á fundi, þ.e. í byijun, er gott að láta fundinn byija á óvenjulegum tíma, ekki á heilum eða hálfum tíma þvi af einhveijum ástæðum ber fólk meiri virðingu fyrir slikum tímasetningum. Fundir eru að öllu jöfnu af ein- hverri þriggja tegunda; upplýsingamiðlun, upplýsingaöflun og lausn vandamála. Oftast er aðeins um eina tegund funda að ræða en þó getur vel hentað að blanda saman tveimur teg- undum. Þá virkar ágætlega að fyrri hlutinn sé ætlaður upplýs- ingamiðlun eða upplýsingaöflun en sá seinni lausn vandamála.“ Einræðisherra með konfekt Séu fundir reglulegir er sjálfsagt að mati Gísla að útbúa fundarreglur sem allir viðurkenni. Fundarstjóri þarf svo að hegða sér eins og hver annar ein- ræðisherra og gæta þess að enginn einoki umræður eða tíma. „Fundarsflóri getur þurft að þagga niður í mönnum og gæti einnig þurft að minna menn á markmið og stefnu fundarins og á að knýja fram niðurstöður,“ segir Gísli. „Það er á hans ábyrgð að deila út verkefnum og sjá um að skriflegar niðurstöður eða fundargerðir séu sendar út strax eftir fundinn.“ Svo er það rúsínan í pylsuendanum, konfektið í fundarlok. „Eitt er það sem aldrei má gleymast og síst af öllu hafi fundur- inn verið á alvarlegum nótum,“ segir Gísli að lokum. „Það er að fundarstjóri gefi „konfekt" í fundarlok. Konfektið getur verið í formi þess að veita ánægjulegar fregnir af góðu gengi eða góðum árangri, skemmtilegri sögu eða einfaldlega súkkulaðimolum." 33 86
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80
Blaðsíða 81
Blaðsíða 82
Blaðsíða 83
Blaðsíða 84
Blaðsíða 85
Blaðsíða 86
Blaðsíða 87
Blaðsíða 88
Blaðsíða 89
Blaðsíða 90
Blaðsíða 91
Blaðsíða 92
Blaðsíða 93
Blaðsíða 94
Blaðsíða 95
Blaðsíða 96
Blaðsíða 97
Blaðsíða 98
Blaðsíða 99
Blaðsíða 100
Blaðsíða 101
Blaðsíða 102
Blaðsíða 103
Blaðsíða 104
Blaðsíða 105
Blaðsíða 106
Blaðsíða 107
Blaðsíða 108
Blaðsíða 109
Blaðsíða 110
Blaðsíða 111
Blaðsíða 112
Blaðsíða 113
Blaðsíða 114
Blaðsíða 115
Blaðsíða 116

x

Frjáls verslun

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.