Frjáls verslun - 01.05.2012, Blaðsíða 153

FRJÁLS VERSLUN 5. TBL. 2012 153
gagnkvæm þörf
Silja Bára segir að allir samning­
ar byggist á gagnkvæmri þörf
sem felist í að „ég get haft það
betra ef ég fæ eitthvað frá þér
og þú getur haft það betra ef
þú færð eitthvað frá mér“; þetta
felist í að finna það sem kemur
sér vel fyrir báða aðila. „Fólk
hefur tilhneigingu til að spyrja
ekki einfaldra spurninga en það
eru í rauninni spurn ingarnar
sem þarf að spyrja vegna þess
að fólk hefur til hneigingu til
þess að semja út frá því sem í
fræð unum er kallað „afstaða“
en ekki út frá hagsmunum sín­
um. Viðkomandi veit kannski
hvað hann vill og er búinn að
gera sér fyrirfram mótaðar hug­
myndir um hvernig hann geti
náð því; þannig að ef einhver
annar kemur með aðra leið þá
er hann líklegur til að hafna
henni. Maður þarf að vera til­
búinn til að sjá aðrar leiðir að
markmiðinu en það skiptir öllu
máli í samningum; það gæti t.d.
tengst því að annað foreldrið
skutlar börnunum í skólann til
að hitt geti komist í ræktina á
morgnana og viðkomandi eldar
þá í staðinn á kvöldin.“
Silja Bára segir að eitt af
kjarna atriðunum í þessum fræð­
um sé að samningar séu betri
eftir því sem þeir séu samsett­
ari; aðilar þurfa að brjóta hlutina
upp þar til þeir finna út hvað
hinn vill.
viðurkenna hugmyndir annarra
„Við erum alin upp í keppnisum­
hverfi og viljum fá meira en
hinn aðilinn, annars finnst okkur
samningur ekki góður. Þetta en­
durspeglast í launasamning um.
Það væri hins vegar til dæmis
hægt að semja um að starfs­
maður fengi einhverja aukafrí­
daga á ári og sveigjan legan
vinnutíma en það sem skiptir
máli er að vinnan sé unnin –
það skiptir kannski starfsmann­
inn miklu máli að hafa þessa
aukadaga sem hann gæti þurft
að taka með engum fyrirvara og
vera með þennan sveigjanleika.
Það þarf að finna hvað viðkom­
andi hefur að gefa hinum aðila­
num án þess að það skaði hann
sjálfan á nokkurn hátt.“
Það þarf líka að taka tillit til
tilfinninga hins aðilans – hvort
sem samningar nást eða ekki.
„Það á að viðurkenna hugmynd­
ir annarra þótt viðkomandi sé
ekki sammála þeim. Það er t.d.
hægt að benda á að ákveðið
atriði sé mikilvægt fyrir hinn að­
il ann og spyrja t.d. hvort hægt
sé að koma til móts við hann á
einhvern annan hátt.“
Hvað með kynin? Silja Bára
segir að konur hafi tilhneigingu
til að semja ekki nógu vel fyrir
sjálfar sig. „Það er ekki vegna
þess að við erum ekki góðir
samningamenn heldur vegna
þess að konur forgangsraða
ekki eigin þörfum. Ein grunn­
ráðgjöf til kvenna er: Semdu
eins og þú sért að semja fyrir
einhvern annan.“
sanngirni og sveigjanleiki
Silja Bára segir að þegar kemur
að samningum á milli fyrirtækja
sé farið að hugsa út í það
sem kallast „skuggi framtíðar“
sem tengist því hversu líkleg
við komandi fyrirtæki séu til
að eiga aftur í samskiptum og
viðskiptum. „Þá mætti spyrja sig
hvort það sé þess virði að gera
aðeins minni kröfur þegar kem­
ur að hagnaði til þess að vera
viss um að fá áframhaldandi
viðskipti. Þessir sömu hlutir eru
mikilvægir: Undirbúningurinn
og að brjóta upp samninginn
þannig að viðkomandi sjái hvað
það er sem hann getur gefið
eftir. Þarna kemur möguleiki
á áframhaldandi tengslum og
viðskiptum og orðsporið skipt­
ir miklu máli. Sanngirni og
sveigj anleiki skiptir líka máli.
Þá verður traust að ríkja á milli
fyrir tækjanna.“
ólík menning
Þegar um samningaviðræður
á alþjóðavettvangi er að ræða
skiptir máli að átta sig á hin­
um ýmsu reglum sem gilda
á ólíkum stöðum. Það þarf
ein faldlega að kynna sér menn­
ingu hins aðilans. Silja Bára
nefnir nokkur atriði sem mætti
almennt hafa í huga burtséð frá
samningaborðinu; það þarf að
kynna sér hvað megi gera og
hvað eigi að gera.
„Íslendingar nota t.d. sjálfkrafa
eigin nöfn en í sumum löndum
er það óviðeigandi. Ég lærði
það snemma á ævinni að Ís­
lendingar væru svo höfðingja­
djarfir og að það væri hluti af
sjarmanum við þá en í sumum
samfélögum kemur þetta út
sem óheyrilegur dónaskapur.
Í Asíuríkjum tíðkast t.d. að
taka við nafnspjaldi með báðum
höndum og bregðast við
ein hverju sem stendur á því.
Maður á aldrei að setja nafn­
spjald í rassvasann eða skrifa
á það í þessum heimshluta.
Ís lendingar klikka á þessu og
eru þar að auki sjaldnast með
nafnspjöld á sér.“
Hún nefnir fleiri dæmi: „Arabar
setja þumalfingurinn á milli
vísi fingurs og löngutangar en
það þýðir að fólk eigi að bíða.
Búlg arar hrista höfuðið þegar
þeir meina „já“ en við myndum
túlka það sem „nei“.“
hefur áhrif á aðferðir
Menning hefur áhrif á hugsana­
gang fólks og hegðun sem
og aðferðir sem notaðar eru í
samningum. Einhverjir kann­
ast kannski jafnvel við að hafa
fengið „menningarsjokk“ þegar
semja á á ókunnugum stöðum.
Menningarmunur getur verið
fyrirstaða í samningaferli. Það
getur valdið álagi ef aðilar þekkja
jafnvel ekki hegðunarreglur
hvor annars en slíkt getur valdið
erfiðleikum í samskiptum og í
samn ingaferlinu. Aðilar geta
ein faldlega misskilið hegðun
hvor annars. Ef ekki er tekið á því
getur það hægt mikið á ferlinu,
komið í veg fyrir góðan samning
og verst af öllu: Valdið því að
viðkomandi setji í töskurn ar og
fari heim án samnings.
Silja Bára nefndi nokkkur
dæmi um ólíka hegðun á ólíkum
stöðum. Nefna má sem dæmi
að Íslendingum finnst ekkert
athugavert við það að halda
vinnufundi yfir hádegisverði en
Mexíkóum og Brasilíumönnum
gæti fundist það út í hött. Flestir
Vesturlandabúar búast við að
svarað sé fljótt þegar þeir segja
eitthvað eða spyrja spurninga;
Japanir geti hins vegar verið
lengi að svara.
Silja Bára segir að aldur og
kyn geti sums staðar skipt máli í
tengslum við trúverðugleika.
„Aldur sýnir annars vegar
hvert stigveldið er í samfélög­
um og hins vegar það sem
kallast valdafjarlægð; er t.d.
aðilinn, sem taka á ákvörðun, á
fundinum?“ Valdafjarlægðin er
lítil hjá okkur á Íslandi en það
þarf ekki að fara langt til að
rekast á umhverfi þar sem þykir
óeðlilegt að fulltrúi á fundi geti
samið án þess að ráðfæra sig
við yfirmenn. Þetta heyrðist oft í
kringum útrásina; Íslendingum
fannst fullkomlega eðlilegt að
milli stjórnendur í dönskum
fyrirtækjum bæru ábyrgð á
ákvörð unum en þær væntingar
gerðu ekkert nema valda þeim
kvíða. Víða í heiminum er enn
óeðlilegt að konur séu í ábyrgð­
ar­ og valdastöðum. Þetta getur
valdið því að karlar tali framhjá
konu í samningahópi en þetta
er líka hægt að nota sér til að
setja viðsemjanda úr jafnvægi
og þá gæti hann talað af sér.“
nokkur góð ráð
Stundum er best að standa upp
frá samningaborðinu. Silja Bára
segir að það eigi við þegar
við komandi á annarra kosta völ
sem eru betri.
„Hluti af undirbúningnum
felst í að athuga hvort til séu
betri kostir. Ef góður samningur
væri betri en allir aðrir kostir á
að reyna að semja. Það á hins
vegar að standa upp þeg­
ar maður sér að samningur
mun ekki nást sem er betri en
valkosturinn. Þá þarf að vera
búinn að átta sig á valkostunum
og það tengist undirbúningn­
um. Þetta er grundvöllurinn í
öllum samningum – að finna
besta kostinn og vinna mark­
visst að honum en hika ekki við
að hætta ef núverandi staða
eða annar kostur verður betri.
Þá þarf líka að vera tilbúinn til
að fórna útlögðum kostnaði.
Það er gott að hugsa um þetta
eins og kostnað við að láta
skoða fasteign fyrir kaup – það
kostar sitt en það er dýrara að
kaupa ónýta eign. Þetta krefst
þess að finna leiðir til að meta
samninginn og það er nokk­
uð sem við erum fæst vön að
gera.“
Gott að hafa í huga
* Hvað viltu?
* Hvaða möguleikar eru á samkomulagi?
* Hvaða hlutir þurfa að vera í samkomulaginu?
* Hvað geri ég ef við náum ekki samkomulagi?
* Hvernig ætla ég að meta hvort samkomulagið sé gott?
* Hvernig get ég hlustað og talað þannig að það skili sér?
* Hvernig ætla ég að taka á samskiptunum?
* Hversu mikla skuldbindingu er ég tilbúin(n) til þess að sýna?