Frjáls verslun - 01.07.2008, Blaðsíða 61

F R J Á L S V E R S L U N • 7 . T B L . 2 0 0 8 61
s t j ó r N u N
Afleiðingin er sú að athyglinni hefur verið beint að lestri
morgunskeytanna og dagurinn er byrjaður að renna fólki úr
greipum. Þægilegum og einföldum skeytum er svarað fyrst
með þeim afleiðingum að nýr póstur kemur til baka og bætist
við í innhólfið.
Þannig virkar tölvupósturinn best
Tölvupóstur er fyrst og síðast samskiptatæki sem oft er ætlað að
koma í staðinn fyrir símtöl, tveggja manna tal eða jafnvel fundi.
Meginmunurinn er að samskiptin í tölvunni eru bara í aðra
áttina. Sem slíkur virkar tölvupóstur best fyrir einföld skilaboð,
einfaldar leiðbeiningar og/eða fyrirmæli. Hann er frábært tæki
til að senda skjöl sem viðhengi og almennar upplýsingar.
Tölvupóstur er afleitt tæki fyrir viðkvæm samskipti, löng
skilaboð eða flóknar umræður og tölvupóstur kemur seint
í staðinn fyrir mannleg samskipti sem eru nauðsynleg til að
kynnast, byggja upp traust og góð tengsl.
Tölvupóstur veldur truflun og það tekur tíma að koma sér
aftur að verki eftir að hafa skoðað hann. Stundum gleymir fólk
sér og hvað það var að gera ef margir „gluggar“ eru opnir á
skjánum. Mary Czerwinski er tölvufræðingur hjá Microsoft og
hefur rannsakað hvaða áhrif tölvunotkun hefur á atferli fólks.
eins og býflugur í blómabeði
Cerwinski segir að fólk í þekkingargeiranum sé á stanslausu
flökti úr einu verkefni í annað eins og býflugur í blómabeði.
Eftir að hafa látið truflast af nýjum tölvupósti byrja starfsmenn
í um 40% tilvika á nýju verkefni frekar en snúa sér aftur að því
sem þeir voru að gera áður. Það tekur að meðaltali um 25 mín-
útur að komast yfir truflunina og tilheyrandi hugarflökt áður
en snúið er aftur að því verkefni sem viðkomandi var að vinna
að. Allt út af einum tölvupósti.
Eitt allra besta ráðið við að afgreiða tölvupóst felst í að
afgreiða hann í lotum eða kippum í stað þess að bregðast við
hverjum og einum. Ef fólk safnar saman líkum verkum vinnur
heilinn betur og fólk vinnur hraðar.
Best er að venja sig af því að skoða hvern póst um leið og
hann kemur. Betra er að taka ákvörðun um hvenær eigi að
afgreiða póstinn og skoða nokkra í einu. Hvort heldur það er á
klukkutíma fresti eða tvisvar sinnum á dag veltur á eðli starfs-
ins. Ef pósturinn er opnaður á annað borð er best að klára að
afgreiða hann. Síðan skal haldið áfram með þau verkefni sem
liggja fyrir og pósturinn látinn eiga sig þar til ákveðið er að
afgreiða hann næst.
góð ráð
Fyrirsögn eða subject-lína getur ráðið úrslitum um hvort og
hvernig viðtakendur bregðast við – eða ekki. Best er að segja
eins mikið og kostur er í fyrirsögninni og halda sig við EIN
skilaboð í hverjum pósti og blanda ekki saman ólíkum málum.
Láttu vita hvort viðbragða sé þörf, svar eða ekki. Hafðu skila-
boðin stutt og hnitmiðuð.
Flestir eru sammála um að kostir tölvupósts séu fleiri en
gallarnir en þörf er á viðhorfsbreytingum til þess að starfsfólk
drukkni ekki í óþarfa póstflóði og fái vinnufrið.
Tölvupósturinn er áhald, til þess ætlað að hraða samskiptum
en getur snúist upp í andhverfu sína ef það er notað á rangan
hátt. Til þess að fyrirtæki geti staðið sig í samkeppni og verið
fremst í flokki verða starfsmennirnir að eyða sem minnstum
tíma í tölvupóstinn og hámarkstíma í ábátasama vinnu.
Með því að minnka umfang tölvupósts hjá fyrirtækjum er
starfsfólki gert kleift að einbeita sér að starfi sínu. Léttara inn-
hólf þýðir meiri tími í áþreifanlegri og skilvirkari vinnu. Það
eru í raun þau áhrif sem tölvupóstinum var upprunalega ætlað
að skapa.
tíu lykilatriði
1. Notaðu réttan miðil.
Stundum er betra að hitta fólk eða hringja í það.
2. Afgreiddu póst í kippum.
Að afgreiða nokkra pósta í einu er miklu fljótlegra en að afgreiða
staka pósta.
3. Farðu langt á góðri fyrirsögn.
Láttu viðtakandann vita í Subject-línunni hvaða viðbrögð þú þarft.
4. Notaðu póstinn sparlega.
Ekki senda cc á hóp af fólki sem þarf ekki nauðsynlega að fá póst-
inn.
5. Ein snerting í innboxinu.
Ef þú opnar, gerðu þá eitthvað.
6. Notaðu 4F aðferðina
Framkvæma-Framsenda-Fresta-Fleygja
7. Enga eldfima pósta.
Ekki senda póst sem veldur uppnámi og ekki svara ef þú móttekur
slíkan póst.
8. Ekki senda óskyld erindi í sama pósti.
Það er líklegt að eitthvað gleymist.
9. Sendu nýjan póst (ekki cc) ef þörf er að upplýsa yfirmann eða
samstarfsmenn.
Skilaboðin til viðtakanda verða skýrari fyrir vikið.
10. Mundu að cc póstur krefst aldrei aðgerða hjá móttakanda.
Ef einhver þarf að gera eitthvað, hafðu viðkomandi á To-línunni.
cerwinski segir að fólk í
þekkingargeiranum sé á
stanslausu flökti úr einu
verkefni í annað eins og
býflugur í blómabeði.