Frjáls verslun - 01.03.1995, Síða 70

STJÓRNUN
Heimsókn erlendra viðskiptavina:
SVONA ÁTTU AD
TAKAÁMÓTI
ERLENDUM GESTUM
Það er ekki sama hvernig stjórnendur taka á móti erlendum viðskiptavinum.
Mistök eru dýrkeypt
g geri þetta allt sjálfur. Hringi í
hótelið, fínn nokkra veitinga-
staði og fer með gestina á
Gullfoss og Geysi, „gullhringinn"
svonefnda. Þetta verður í góðu lagi.
Þetta reddast. Heimsóknin verður
góð og ég næ góðum viðskiptasamn-
ingi.“
Þetta gæti verið hugsun íslensks
stjómanda sem á von á mikilvægum,
erlendum viðskiptavinum og hyggst
undirbúa komu þeirra. Viðskiptaferð-
ir eru mikilvægar og heimsóknum er-
lendra gesta til íslenskra fyrirtækja
hefur fjölgað í kjölfar aukinna, alþjóð-
legra viðskipta.
En það er ekki sama hvernig tekið
er á móti erlendum viðskiptavinum.
Því meira sem fyrirtæki eiga undir
heimsókninnni þeim mun mikilvæg-
ara er að hún heppnist. Hvert smáatr-
iði ferðarinnar skiptir máli. Mistök
geta verið dýrkeypt og komið í veg
fyrir viðskipti. Ef íslenska fyrirtækið
er til dæmis með umboð fyrir erlenda
vöru og fær erlenda framleiðandann
til landsins er mikilvægt að geta sýnt í
verki að það sé hæft til að fara með
hans hagsmuni hér á landi.
UNDIRBÚÐU KOMUNA í
SMÁATRIDUM, GLEYMDU ENGU
Þeir, sem þekkja til þessara mála,
TEXTI: JÓN G. HAUKSSON MYNDIR: KRISTJÁN
eru allir sammála um að víða liggja
ófyrirséðir pyttir sem auðvelt er að
detta í sé undirbúningur heimsóknar-
innar lélegur. Hér eru nokkrar gullnar
reglur um það hvemig taka eigi á móti
erlendum viðskiptavinum. Þær eru
byggðar á viðtölum Frjálsrar verslun-
ar við fjölda stjómenda, sem vanir eru
að taka á móti erlendum viðskiptavin-
um, og manna í ferðaþjónustu.
Viðskiptaferðir em misumfangs-
miklar. Algengast er að þær taki um
þrjá daga. Þeir, sem koma oft, dvelja
þó yfirleitt skemur. Viðskiptaferðirn-
ar spanna allt frá einum gesti, sem
kannski staldrar við í einn sólarhring,
til hópa sem mæta á ráðstefnur eða
alþjóðaþing sem fyrirtækin standa
fyrir. Því fleiri útlendingar sem mæta
þeim mun stangari undirbúnings
krefst móttakan. Heilræðin eru þó
þau sömu í öllum tilvikum: Undirbúðu
komuna í smáatriðum, gleymdu
engu.
Þeir stjórnendur, sem standa best
að komu erlendra viðskiptavina, eru
þeir sem hafa langa og mikla reynslu í
að taka á móti útlendingum. Þeir
kunna þetta ágætlega. Þeir vita hvað
ber að varast. Margir þeirra leita út
fyrir fyrirtækið til að undirbúa kom-
una. Láta til dæmis ferðaskrifstofur
sjá um afmarkaða þætti, eins og bók-
EINARSSON
anir, hótel, skoðunarferðir, val á mat,
staðsetningu funda og þess háttar.
LÁTTU FERÐASKRIFSTOFUR
BJÓÐA í PAKKANN
Fjórar ferðaskrifstofur hafa sérhæft
sig í að annast móttöku erlendra við-
skiptavina fyrir fyrirtæki. Þær eru:
Úrval-Útsýn, Samvinnuferðir--
Landssýn, Ferðaskrifstofa Islands
og Ráðstefnur og fundir í Kópavogi.
Algengast er að leitað sé til þeirra þegar
um hóp erlendra gesta er að ræða.
Stjórnandi, sem undirbýr komu er-
lendra viðskiptavina til landsins, á
fyrst af öllu að spyrja sig hvað hann
sjálfur ætli að gera í undirbúningnum
og hvað hann ætli að fá aðra til að
framkvæma. Hann verður að spyrja
sig þessarar spurningar: „Getur það
verið að einhver annar en ég geti und-
irbúið heimsóknina betur og ódýrar?"
í krafti stærðar sinnar ná ferðaskrif-
stofur betri kjörum en einstök fyrir-
tæki við aðila í ferðaþjónustunni.
Það er orðið mjög algengt að
stjórnendur skilgreini nákvæmlega
hvað þeir vilji og hafi síðan samband
við ferðaskrifstofurnar og láti þær
bjóða í pakkann. „Gjörið svo vel, hér
er pakkinn, hvað bjóðið þið?“ Ekki er
síður algengt að stjórnendur segi við
ferðaskrifstofurnar: „Hvaða hug-
70