Frjáls verslun - 01.01.2003, Blaðsíða 69

Pottþétt dagskrá
Það er sama hvert tilefnið er - skipulag funda og ráð-
stefna þarf að vera nær pottþétt. Öllu, sem getur hugs-
anlega gerst, þarf að sjá fyrir.
„Það hvernig við undirbúum ráðstefnu eða fund fer að
sjálfsögðu talsvert mikið eftir tilefninu,“ segir Herdís Skúla-
dóttir hjá Kynningu og markaði, KOM. „Eg get tekið sem
dæmi stóra ráðstefnu sem verður haldin 2004, Groundfish
Forum. Að minnsta kosti tveimur árum fyrir ráðstefnuna þarf
að heija undirbúning sem fólginn er í því að ákveða hverjir
munu sækja hana, hvernig best er að nálgast þá, hver
umræðuefnin verða og hvaða fyrirlesara á að fá. Að auki
panta nægilegt gistrými, leita eftir atburðum og skemmtileg-
heitum fyrir ráðstefnugesti utan hefðbundinnar dagskrár, þar
á meðal makadagskrá o.s.frv. Það þarf að undirbúa þá sem
sjá um matinn, búa til kynningargögn og þannig má lengi
telja. Ef þessi undirbúningur er góður, gengur allt upp.“
Fjölmörg smáatriði Herdís segist oft þurfa að hringja mörg
símtöl, aðeins til að finna út hvaða afþreyingu er hægt að
bjóða upp á fyrir utan öll önnur samskipti sem nauðsynleg
eru þegar verið er að skipuleggja viðburði. „Það er ekki alltaf
sem fólk gerir sér grein fyrir vinnunni við að skipuleggja slikt
og þegar starfsmaður eða starfsmenn fyrirtækja fara í að
vinna þessa vinnu samhliða sinni eigin, þá skapar það gífur-
legt álag á viðkomandi sem ef til vill er ekki vanur slíku.“
Herdís Skúladóttir hjá Kynningu og markaði, KOM.
GÓð landkynning Þó flestir fundir og minni ráðstefnur sem
haldin eru hér á landi séu eingöngu ætluð Islendingum og oft
aðeins ákveðnum aðilum innan fyrirtækja eða stofnana, er
alltaf nokkuð um stærri ráðstefnur og til þeirra boðið fjöl-
mörgum erlendum gestum. „Þetta er hin besta landkynning
og ekki síst dagskráin sem flokkast sem afþreyingardag-
skrá,“ segir Herdís. „Yið fáum tækifæri til að sýna það besta
sem við höfum upp á að bjóða og gerum það svikalaust. Hér
er stutt í allar áttir og það að maður þekkir mann er ómetan-
lega kostur. Okkur dugir oft að taka upp símann og spjalla við
manneskju sem við þekkjum og þar með er málið afgreitt.
Smæðin hefur ótvíræða kosti hvað það snertir." SD
Jakkaföt, gallabuxur eða lopapeysa?
að er ákveðin list að pakka „rétt“ niður fyrir helgarráð-
stefiiu. í för þurfa að vera föt sem henta tilefninu, þ.e.
fundinum eða fundunum og einnig föt sem hægt er að
nota til að slaka á í og jafnvel fínni fatnaður sem hentar loka-
kvöldi, dansleik eða máltíð af fínna taginu. Sé um að ræða ráð-
stefnu sem Jjallar um viðskipti, er rétt að hafa í huga að víðast
hvar er það svo að vinnuföt í viðskiptum eru stílhrein og látlaus.
Það er gott að vera ekki með of mikinn farangur með sér og
helst ekki meiri en svo að komist fyrir í lítilli ,flugfreyjutösku“.
Breytilegt veðurtar Hversdagsfatnað, sem nota á við afþrey-
ingu á borð við spjall við náungann eða stuttar skoðunarferðir,
er gott að hafa með í för og best er þá að miða við að hægt sé
að fara út úr bílnum eða rútunni. M.ö.o. að fatnaðurinn sé
þokkalega hlýr og að úlpa eða hlýr jakki sé til staðar ásamt
hönskum og húfu eða trefli. Best er að miða að því að vera með
fatnað sem ekki þarf að strauja t.d. blöndur úr gerviefnum og
náttúruefnum.
Sé boðið upp á eitthvað sérstakt, golf, útreiðar eða
ijallaklifur, þarf auðvitað að hafa fatnað til þess með í för. Margir
gististaðir og ráðstefnustaðir eru í örskotsfjarlægð frá golf-
völlum og því freistandi fyrir golfáhugamenn að skreppa í leik.
Hefðbundin jakkaiöt duga Karlar geta oft notað sama fatnað-
inn í félagslegt prógramm að kvöldi til og fundi þar sem jakka-
föt eru sum hver mjög klassísk. Konurnar eru verr settar að því
leytinu til að þeirra fatnaður er oft ijölbreyttari. Þó er oft nóg að
skipta um bol eða blússu, setja á sig aukahluti sem passa og
snyrta í samræmi við breytta dagskrá.
Það er ljóst að ekki dugar að vera með eina skó fyrir öll tæki-
færi, síst fyrir konur. Heppilegt er að vera í fyrirferðarmestu
skónum og jafnvel vera með sérstakan skópoka. Snyrtivörur
taka einnig pláss en þær er nauðsynlegt að vera með í snyrti-
tösku eða að minnsta kosti í plastpoka svo að ekki sé hætta á að
smitist í fötin. SD