Frjáls verslun - 01.10.2008, Blaðsíða 41

42 F R J Á L S V E R S L U N • 1 0 . T B L . 2 0 0 8
Þrátt fyrir að rafræn gögn verði sífellt fyrirferðarmeiri hjá dæmigerðum starfsmanni í þekkingargeiranum er pappírinn enn drjúgur og verður
það áfram um sinn. Til að ná yfirhöndinni í
pappírsflóðinu þarf kerfi til að taka á móti
gögnum og beina þeim í gegnum hverja
vinnustöðina á fætur annarri þar sem nota á
gögnin og vinna með þau.
Hér á eftir fylgja nokkur góð ráð sem ættu
að gera öllum, hversu óskipulagðir sem þeir
eru, fært að ná yfirhöndinni í pappírsflóðinu
í eitt skipti fyrir öll.
Flestum nægir hálftími til þrjú korter til
að taka til á skrifborðinu Ef ástæðu skortir
til að finna sér tíma í tiltektina er gott að
minnast þess að mesta hættan við óreiðuna
er að mikilvæg verkefni hreinlega gleymist
og týnist í draslinu. Þegar seinna er minnst á
viðkomandi verkefni tekur oft drjúgan tíma
að finna það.
Samkvæmt bandarískri könnun eyðir
venjulegur skrifstofumaður að meðaltali sex
vikum á ári í að leita að gögnum. Yfirleitt fer
ekki mikill tími í hverja einstaka leit en mín-
úturnar safnast saman og verða að mörgum
klukkutímum, dögum og vikum.
Ástæður þess að gögn safnast saman á
borðum eru ýmsar og ekki eiga sömu skýr-
ingar við hjá öllum. Mjög algengt er að
starfsmenn skilji gögn eftir í augsýn á borð-
inu til að gleyma ekki að bregðast við verk-
efninu sem gögnunum fylgja. Áður en fólk
veit af er hver bunkinn af öðrum farinn
að taka sér bólfestu á skrifborðinu og fátt
hreyfist.
Algengt er að slíkum
borðum fylgi ofnotkun
á post-it miðum í öllum
litum. Á hverjum miða
eru einhver orð, stutt
skilaboð, símanúmer
eða tölur. Allt eru þetta
áminningar um ólokin verkefni og reyndin
sú að starfsmenn verða hreinlega þreyttir af
því að horfa á gögnin. Afkastagetan minnkar
dag frá degi og áhyggjur af óloknum verk-
efnum hrannast upp með tilheyrandi streitu,
þreytu og pirringi.
Sú einfalda stefnumótun að halda hreinu
borði mun hafa í för með sér mikla vinnslu
á verkefnum þar sem fjölmörgum er lokið
en önnur fara í skilgreindan farveg þar sem
vinnslu þeirra er lokið.
Þetta sjá allir góðir stjórnendur heim-
ila glöggt. Gildir þá einu hvort horft er á
eldhúsið eða þvottahúsið. Þar er heilmikil
hreyfing á hlutum og ef ekki er gætt að því að
koma öllu í farveg jafnóðum flæðir hratt yfir.
Ef verkefnið er að elda
mat þá þarf að tína til
eitt og annað til þess,
bera það fram og ganga
síðan frá. Skipulag í
eldhúsi er þannig að
hægt er að ganga nán-
ast inn á hvaða heimili
sem er, ekki bara á Íslandi, út um heim allan
og finna hratt og vel kaffibolla í skáp.
Skipulag þessara hluta er nánast eins hvar
sem er. Þegar kemur að vinnunni eru hins
vegar allir með sitt eigið skipulag þannig
að nánast er útilokað að finna nokkurn
hlut ef starfmaður er veikur, í fríi eða hættir
störfum.
Til að bæta úr óreiðunni er til mjög einfalt
bakkakerfi sem allir geta nýtt sér. Tekinn er
frá tími á dagatalinu til að laga til á skrifborð-
TExTi: gunnar jónatansson • MynD: geir ólafsson
S T j ó R n u n
Hamingjan
FELST Í HREinu
SKRiFBORði
Sú einfalda stefnumótun að halda hreinu skrifborði mun
hafa í för með sér aukna afkastagetu og stóraukna skipu-
lagningu við vinnslu verkefna. Samkvæmt bandarískri
könnun eyðir venjulegur skrifstofumaður að meðaltali sex
vikum á ári í að leita að gögnum.
„Það tekur meðal-
skrifstofumanninn að
meðaltali sex vikur á ári
að leita að gögnum.“