Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2009, Blaðsíða 253
Mynd 1. Hæfnisauga (e.Eye of Competance)
IPMA (2006).
Verkefnastjórnun byggir á tæknilegum aðferðum,
hún miðar að því að skila afurðum sem uppfylla
kröfur og hún snýst einnig um mannlegt atferli,
meðal armars að hvetja þátttakendur í verkefnum
til góðra verka. Þessi hugsun er dregin fram með
afgerandi hætti í hugtakagrunni alþjóðasamtaka
verkefnastjórnunarfélaga - IPMA, þar sem hæfnis-
þættir er lúta að samhengi, hegðun og tækni eru
settir fram í jafnvægi.
Aður hefur verið fjallað um samsetningu
hæfnisaugans í þessu riti (Ingason, 2007 og Ingason
& Jonasson, 2006). Við beinum nú athygli að
hæfnisþáttum hegðunar. Þar er um að ræða þætti sem flestir snerta með einum eða
öðrum hætti samskipti fólks og eru áhrifaþættir í því hvernig samband milli einstaklinga
þróast. Þeir geta verið ráðandi um hvort hópur af fólki nær góðri tengingu sín í milli,
byggir upp traust og getur að lokum skilað því sameiginlega verki sem til var ætlast. I
nútímalegri sýn á verkefnastjórnun er mikil áhersla lögð á samstarf fólks í teymum og
hvað þarf til að þróa, móta og leiða slíka hópa til að þeir nái góðum árangri. I þessari
grein munum við nota hugtakið verkefnishópur og í hugtakalykli VSF (2007) er hann
skilgreindur svo:
Hópur af einstaklingum með mismunandi fagþekkingu sem ætlað er að vinna að sameigin-
legum markmiðum.
Viðfangsefni þessarar greinar er að skoða verkefnishópa sem finna má í velflestum
verkefnum. Eitt af megineinkennum verkefna er að þau má kalla tímabundna skipuheild
(e. temporary organization) - til aðgreiningar frá fyrirtæki sem kalla má varanlega skipu-
heild (e. permanent organization) (sjá Lundin, R.A., & Söderholm, A. (1995) og Turner,
J.R., & Múller, R. (2003)). Með tímabundinni skipuheild er átt við að verkefni sé í eðli sínu
hópur af fólki sem tekur höndum saman til að takast á við tiltekið viðfangsefni sem er
afmarkað í tíma. Þess vegna á skipuheildin sitt æviskeið rétt eins og verkefni og hefst það
við upphaf verkefnis og lýkur við lok þess. Tímabilið sem hér um ræðir getur verið langt
eða stutt eftir atvikum. Það sem vekur áhuga í þessu samhengi er hugtakið skipuheild
sem við skilgreinum einfaldlega sem hóp af fólki sem starfar saman - í þessari grein
notum við hugtakið verkefnishópur. Það er einkennandi fyrir verkefnishóp að hann
hefur sameiginleg markmið. Hefðbundið form á verkefnishópi er fólkið vinnur á svip-
uðum stað, innan sömu skipuheildar, deilir tungumáli og hefur hliðstæðan menningar-
bakgrunn. Á seinni árum hefur mikið verið talað um svokallaða dreifða verkefnishópa
þar sem ofangreindar forsendur eru ekki til staðar, fólk hittist ekki, hefur mismunandi
bakgrunn og tungumál og í upplýsingasamfélagi nútímans eru slíkir hópar algengir í
starfi alþjóðlegra fyrirtækja og í samstarfi fyrirtækja.
Samskipti fela í sér að upplýsingar berist á milli með-
lima hópsins með skilvirkum hætti. Forsenda þess að
verkefnishópur nái árangri, starfi saman og taki góðar
ákvarðanir eru samskipti innan liópsins. Samskipti
geta farið fram með margvíslegum hætti, munnleg,
skrifleg, formleg, óformleg, bein og óbein. Þau geta
gerst á fundum, í samræðum, með skilaboðum, síma, í
skýrslum og í fundargerðum. Um þetta er fjallað víða
en hér er vitnað í VSF (2007). Samskipti hafa verið rann-
sóknarefni í fræðilegum rannsókum í stjórnun og frægt
líkan fyrir samskipti er kennt við Shannon og Weaver
(1948) þar sem samskiptum milli sendanda og mót-
takanda er lýst sem upplýsingum sem streyma á milli
S 'N Tafla h Flokkun samskiptamiðla eftir því hvort þeir eiga sér stað í nálægð eða fjarlægð eða hvortþau séu samtíma- eða ósamtímasamskipti (Lau,2004).
Á sama stað Á mismunandi stöðum
Samtímasamskipti Fundir Sími Símafundur Myndfundir Vefspjall
Ósamtímasamskipti Tölvupóstur Tölvupóstur
Símaskilaboð Símaskilaboð Verkefnakerfi
V
rýndar vísindagreinar |251
R i t