Morgunblaðið - 02.07.1988, Qupperneq 17

MORGUNBLAÐIÐ, LAUGARDAGUR 2. JÚLÍ 1988
17
Á snúrum forvarðarins hanga
skattskýrslur sem skemmdust í
bruna fyrir 180 árum og verið
er að gera við i dag. Á safninu
er stöðugt unnið að varðveislu
heimilda sem liggja undir
skemmdum.
Frá einni af skjalageymslunum niðri i granítklöppinni.
endanlega hjá Ríkisskjalasafninu.
Oft er þeim skilað þegar þau hafa
ekki lengur gildi fyrir viðkomandi
stofnun og stundum er það eftir
aðeins tvö til þrjú ár. Ríkisstofnanir
eiga á tíu ára fresti að skila skrá
yfir skjöl sín til Ríkisskjalasafnsins
og þá er oft tekið við skjölum. í
reynd vilja ríkisstofnanir losna við
skjalasöfn sín sem fyrst. Stofnanir
sem heyra undir héraðsskjalasöfnin
eiga að skila sínum gögnum eftir
100 ár.
Eftir 1950 hefur skjölum hins
opinbera fjölgað verulega. Ástæður
þess eru margar og má nefna vöxt
stjómsýslunnar, fólksfjölgun, kröfur
um meiri innsýn og tilkomu §öl- og
Ijósritunarvéla auk tölva sem spýta
út úr sér skjölum af miklum krafti.
Um aldamótin var áætlað að til féllu
um 500 hillumetrar af skjölum ár-
lega. Árið 1985 var talan komin upp
í 100 km á ári. Þar af eru um 20%
varðveitt eða 20.000 hillumetrar.
Ríkisstofnanir geta aðeins eytt skjöl-
um að undangegninni rannsókn
Ríkisskjalasafnsins.
Skjalastjórnun hjá ríkis-
stofnunum
Skjalasöfn hafa verið kölluð minni
samfélagsins. Skjalasöfnin eiga að
sjá um að minnið sé skilvirkt og vinni
hratt og ömgglega, en einnig að
vinsa úr það sem ekki er þess virði
að leggja á minnið. Þetta þýðir að
skjalafræðingar þurfa að taka þátt
í að skipuleggja skjalavistun ríkis-
stofnana frá upphafi og „stjóma"
skjalflæðinu. Síðustu áratugi hefur
safnið lagt áherslu á starf utan
safnsins við eftirlit, aðstoð og hjálp
til aðila sem vilja bæta skjalavistun-
ina.
í sumum löndum er gerður grein-
armunur á skjalafræðingum sem
vinna með sögulegar heimildir, sem
jafnan eni varðveittar á söfnum, og
öðmm sem aðstoða stofnanir við lif-
andi skjalasöfn og skjalastjómun.
Hjá Ríkisskjalasafninu er þessi
tvískipting ekki fyrir hendi þannig
að þeir skjalfræðingar sem varðveita
skjöl frá ákveðnum stofnunum leið-
beina þeim einnig um skjalvistun.
Þannig unnu árið 1981 um 25 skjal-
fræðingar af 125 manna starfsliði
safnsins úti í rfkisstofnunum við
skipulag og hagræðingu á skrifstof-
um en komu sjaldan heim í j^ranít-
námuna á Maríuklettinum. A árinu
1985 fóm skjalfræðingar í rúmlega
1100 slíkar heimsóknir og eftirlits-
ferðir.
Talsverður tími skjalfræðinga fer
í að svara skriflegum fyrirspumum
um heimildir. Flestar em frá öllum
landshomum Svíþjóðar en margar
koma að után enda áttu Svíar lend-
ur í Finnlandi, Rússlandi, Póllandi,
Þýskalandi, Noregi og jafnvel
Bandaríkjunum og heimildir um það
em varðveittar í Ríkisskjalasafninu.
Sæti fyrir 110 safngesti eru í tveimur lessölum í Ríkisskjalasafninu.
Tölvur og skjalasöfn
Hin síðari ár hafa lög um tölvu-
skráningu (1973) haft veruleg áhrif
á skjalamyndun. Flestar upplýsingar
em nú skráðar í tölvur og þarf sér-
stakt leyfi fyrir hverri skrá. Öllum
skrám með upplýsingum um ein-
staklinga er skylt að eyða eftir notk-
un, eða ganga þannig frá að ekki
sé hægt að þekkja einstakljnga úr
skránum. Ákvæðið um friðhelgi ein-
staklingsins og tölvulögin hafa á
síðustu ámm haft betur í kappi við
baráttu Ríkisskjalasafnsins að varð-
veita sem mest af verðmætum tölvu-
skrám til rannsóknar í framtíðinni.
Árið 1980 var sett upp sérstök
deild innan Rikisskjalasafnsins sem
varðveittir tölvugögn. Segulbands-
spólur og filmur þarf að geyma líkt
og pappír þ.e. flarri sól, raka og
öðmm skilyrðum sem geta eyðilagt
gögnin. Ekki er tekið við tölvudisk-
um, enda er talið að upplýsingar á
þeim hverfi mjög fljótlega, eða eftir
rúm 10-ár.
Allar mikilvægar upplýsingar sem
varðveita á til frambúðar,' og þá er
miðað við 500-1.000 ár, þarf að
skrifa eða ljósrita á sérstakan pappír
sem á að standast tímans tönn. Þar
til gerður pappír hefur verið fram-
leiddur sérstaklega og kallast
„Svensk arkiv". Skylt er að nota
hann f fundargerðabækur, bréfadag-
bækur og margt fleira.
Vélritunar- og ljósritunarpappír
sem mest er notaður í dag eyðist
upp eftir rúm 100 ár.
Ríkisskjalasafnið hefur ekki tekið
tölvur í sína þjónustu, aðalega vegna
þess að fjáveitingar em takmarkað-
ar, en fylgst er með hinni hröðu
þróun á þessu sviði. Því hefur verið
sett upp ein tölvuskrá við safnið þar
sem skráð em einkasöfn í öllum
skjalasöfnum í Svíþjóð. Ef leitað er
í tölvuskránni má t.d. sjá að hjá
Vísindaakademíunni er einkasafn
íslendingsins Þorvaldar Grímsen
Broocman sem lést í Stokkhólmi
árið 1763. Skjölin em kölluð upp á
þýsku „fréttir frá íslandi". Skjala-
safn Vfsindaakademíunnar er varð-
veitt í háskólabókasafninu í Stokk-
hólmi.
Sænska fombréfasafnið
Starfsmenn sænska fombréfa-
saftisins (Svenskt Diplomatarium,
SD) hafa aðsetur f Ríkisskjalasafn-
inu og hafa heyrt undir það frá
1976. Fombréfasafnið, sem inni-
heldur skjöl og hvers kyns bréf frá
miðöldum, á að ná yfir tímabilið 815
til 1540. Fombréfasöfn hafa verið
gefin út alls staðar á Norðurlöndum.
I Svíþjóð hafa aðeins verið gefin út
8 bindi og er komið fram til ársins
1368. Einnig hafa árin 1371 til 1374
verið gefin út. Kemur þessi seina-
gangur að nokkm til af því að mjög
hefur verið vandað til verksins að
minnsta kosti hin síðari ár. Að með-
altali hefur tekið tæp 20 ár að gefa
út hvert þeirra 8 binda sem komin
em út. Flest em bréfín á latfnu,
þýsku og á sænsku þegar frá líður,
og því er prentaður útdráttur á
nútfmamáli með hveiju bréfi. Hvert
skjal getur verið til í 50-afritum og
þarf að bera öll nákvæmlega saman
og fá fram texta uppmnalegasta
slqalsins. Áætlað er að endurútgefa
fyretu bindin enda hafa heimildir
komið í ljós eftir að útgáfan hófst
árið 1829. Heimildir um ísland eða
íslendinga er ekki að fínna í sænska
fombréfasafninu, að sögn Per-Axel
Wijrioreson starfsmannas SD.
íslenska fombréfasafnið hefur
verið uppselt og ófáanlegt í nokkuð
langan tíma. Bent hefur verið á að
nokkur bréf vanti í safnið. Það yrði
góð fjárfesting að hefja endurútgáfu
á hinu íslenska fombréfasafni með
viðaukum og lagfæringum.
Sænskar æviskrár
Útgáfan Sænskar æviskrár
(Svensk Biografisk Lexikon) er einn-
ig til húsa í Ríkisskjalasafninu en
er þó sjálfstæð stofnun. Útgáfan var
sett á stofn af fyrrum Ríkisskjala-
verði, Bertil Boéhius, í samvinnu við
Bonnier bókaforlagið. Útgáfan hefur
staðið með hléum í um sjö áratugi
og er komið að stafnum M. samtals
25 bindi. Áætlað er að um 6.000
nöfii verði í ritinu. Bonnier þótti of
mikill seinagangur á verkinu og sleit
samstarfinu og nú em æviskrámar
gefnar út með ríkisstyrk. Ævi-
Aflátsbréf sænskra biskupa dagsett 9. september 1271. Við Ríkis-
skjalasafnið er unnið að útgáfu miðaldabréfa og annarra verðmætra
heunilda fyrir fræðimenn. Sérstök deild við safnið sér »™ varð-
veislu innsigla.
skrámar em ritaðar af ýmsum sér-
fræðingum en ritstýrt af átta manna
starfsliði sem lúsles textann og yfir-
fer heimildir, og það em einmitt hin-
ar mikilvægu frumheimildir í Ríkis-
skjalasafninu sem ráða staðsetningu
stofiiunarinnar.
Auk þess sem þegar hefur verið
nefnt er unnið að útgáfu á fleiri
heimildum Ríkisskjalasafnsins, eins
og t.d. fundargerðum Riksdagen
(eins konar Alþingisbækur), bréfa-
söfnumr og mörgu öðm. Safnið gef-
ur út vandaða árbók (Meddelanden
frán Svenska Riksarkivet). Einnig
em gefnar út skrár yfir þau söfn
sem varðveitt em í skjalasafninu.
íslensku handritin og ríkis-
skjalasafnið
Næst íslendingum og Dönum ganga
Svíar um eign gamalla íslenskra
handrita. Flest em varðveitt í Kon-
ungsbókhlöðunni í Stokkhólmi og
háskóiabókasafninu í Uppsölum.
Hannes Finnsson biskup kom frá
Kaupmannahöfn 1772 og Jón Sig-
urðsson foreeti 1841 til að skoða og
skrá hin miklu söfn íslenskra hand-
rita. Hannes setti saman ferðalýs-
ingu sem gefin var út í Stokkhólmi
1935 undir nafninu Stokkhólms-
Rella. Á leið sinni til Uppsala kom
Hannes við hjá grasafraeðingnum
Linné og fræddi hann um veðrið á
íslandi. Jón Sigurðsson, sem lengst
af starfaði sem skjalafræðingur í
Kaupmannahöfn, tók saman skrá
sem gefin var út í Stokkhólmi 1848.
Síðan hafa íslenskufræðingar leitað
í öðmm söfnum í Svíþjóð og fundið
fleiri handrit, meðal annare í Ríkis-
skjalasafninu í Stokkhólmi.
Áhugi Svía á islenskum handrit-
um vaknaði laust eftir miðja 17. öld
í tengslum við almennan áhuga á
uppmna þjóðarinnar. Sagan hermir
að skólapiltur frá Hólum, Jón Jóns-
son frá Rúgastöðum, hafi verið á
leið til Kaupmannahafnar að leita
réttar síns eftir að hafa verið vikið
úr skóla. Svíar og Danir áttu þá í
stríði, og var skipið sem skólapiltur-
inn var á tekið herekildi og fært til
hafnar í Gautaborg. Ríkishöfðingj-
anum Per Brahe þótti fengur í skóla-
piltinum enda hafði hann með sér
Islands fomu fræði sem meðai ann-
are sögðu frá sænskum konungum
og afrekum þeirra. En Jón Rúgman
var sendur í háskólann í Uppsölum
í stað svartholsins og gengdi síðan
starfi skrifara í Fomfræðaráði Svía.
Jón Rúgman fór til íslands 1661 og
keypti handrit og síðar fleiri íslend-
ingar á eftir honum. Þau lentu flest
hjá fomfræðaráði (Antikvitetskoll-
egium) sem stofnað var 1667 og gaf
það m.a. út á prenti í Uppsölum,
fyret íslenskra handrita, Hrólfs sögu
Gautrekssonar 1664. Frá starfi
Fomfræðiráðsins og kaupum á
íslenskum handritum er til talsvert
af heimildum í Ríkisslqalasafninu.
Ekki bara andlegt fóður
Hin islensku handrit höfðu ekki
aðeins fræðilegt gildi heldur einnig
bókmenntalegt. Talið er að Svíar
hafi lesið íslendingasögumar sér til
ánægju á 17. öld og fram á 18. öld,
eða í hartnær hundrað ár.
Af skjölum í Ríkisskjalasafninu
má sjá að íslendingar sáu Svíum
ekki aðeins fyrir andlegu fóðri. í
heimildum frá miðri 18. öld, í við-
skipta- og iðnaðarráðuneytinu (kom-
merekollegium), kemur fram að
Svíar fluttu inn ull, húðir og kinda-
lq'öt frá íslandi. Á öðmm áratug 19.
aldar fluttu Svíar inn sauðfé frá ís-
landi til ullarræktunar. Ekki fara
sögur af því hvemig tókst til með
þá ræktun. Frá 17. öld em heimildir
um deilur Dana og Hollendinga um
fiskveiðar við ísland. Svíar stunduðu
sjálfir fiskveiðar við ísland á síðari
hluta 19. aldar og keyptu-fisk frá
íslandi. Þeir opnuðu vararæðis-
mannsskrifstofur víða um ísland, í
Reykjavík 1856, á Akureyri 1887,
ísafirði 1887, Seyðisfirði og Eski-
firði 1881, og síðar Siglufirði og í
Vestmannaeyjum. Af heimildum í
safninu kemur fram að þeir höfðu
• af því nokkrar áhyggjur að þeim var
meinað að veiða sfld í reknet við
landið.
f upphafi 20. aldar fyölgaði vem-
lega heimildum um ísland í Ríkis-
slqalasafninu. Meðal nokkurra heim-
ildaflokka má liefna lagningu síma
til íslands 1907, þátttöku íslendinga
í Ólympíuleikunum í Stokkhólmi
1912, þar sem Siguijón Pétureson á
Álafossi náði nokkmm árangri.
Þama em einnig allir verelunar-
samningar Svíá og íslendinga og
margt fleira. Skrá yfir heimildir sem
varða ísland í Ríkisskjalasafninu í
Stokkhólmi er til á Þjóðskalasafni
íslands.
Nemendur i sagnfræði sem hafa
áhuga á að vinna út þessum heimild-
um geta fengið leiðsögn hjá Harald
Gustafsson við sögustofnun Stokk-
hólmsháskóla, en hann skrifaði dokt-
oreritgerð um embættismenn á ís-
landi á 18. öld og talar ágæta
islensku.
Nýjar hugmyndir
í aprfl sl. kom út opinber skýrela
um skjalamál Svía, „Öppenhet och
minne. Arkivens roll í samhallet“.
Þar er rætt um að setja Iög um
skjalasöfn, en til þessa hefur skjala-
málum verið stýrt með reglugerðum.
Einnig eru fyrirhugaðar reglur
um grisjun skjala sem hlaðist hafa
upp síðustu ár; þ. á m. umfangsmikl-
ar sjúkraskrár eða sk. sjúmalar.
Einnig er lagt kapp á að varðveita
öll gögn sem varpað geta ljósi á
náttúm og umhverfi, þvi mengun
og dauði lífríkja er daglegt brauð í
fréttum í Svíþjóð. Þvi er jafnframt
slegið föstu að líklega sé ekki hægt
að komast lengra í eyðingu skjala
þegar um 80% þeirra er fargað.
Til að auðvelda rannsóknir er fyr-
irhugað að koma upp gagnabmnni
sem á að geyma upplýsingar um öll
skjalasöfn landsins. Auk þess er
áætlað að Ijósmynda skjöl á ör-
glæmr og dreifa til fleiri skjala- og
bókasafna til að fleirifái aðgang að
heimildum safnsins. Á næstu ámm
er fyrirhugað að leggja aukna
áherslu á menningargildi skjala-
safna, því starf slqalfræðinga snýst
fyrst og fremst um að varðveita
menningu þjóðanna fyrir komandi
kynslóðir, þeim til fróðleiks og rann-
sókna.
Höfundur er sagnfræóingur og
lagði stund á skjalfrseðinám við
Stokkhólmsháskóla sl. vetur.