Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2004, Qupperneq 206

Verkefnastjórnun og upplýsingatækni
Mikilvægi samskipta kemur skýrt fram í könnun sem Pozner (1987) gerði meðal tæplega
300 starfandi verkefnastjóra sem m.a. voru spurðir hvaða færniþættir og
skapgerðareiginleikar einkenndu árangursríka verkefnastjóra. Fram kom að 84% töldu
að færni í samskiptum skipti þar mestu og til samanburðar töldu 75% þeirra að skipu-
lagshæfileikar skiptu máli [1].
Samskipti innan verkefna einkennast m.a. af því að í hverju verkefni eru nýir einstakl-
ingar að vinna saman, ný hlutverk verða til og samsetning verkefnishópa er breytileg. I
þessu síbreytilega vinnuumhverfi skapast auðveldlega vandamál vegna ólíks bakgrunns
verkefnismeðlimanna. Til þess að komast hjá vandamálum þarf því að skipuleggja sam-
skiptin vel strax í upphafi og hópurinn þarf að vera meðvitaður um áhætturnar í sam-
skipta- og upplýsingamiðlun [2].
Ein af grundvallarbreytingunum sem upplýsingatæknin hefur haft í för með sér snýr að
samskiptum, en með tilkomu samskiptamiðla eins og farsíma og tölvupósts er í raun
alltaf hægt að ná í fólk. Helsta breytingin fyrir einstaklinginn er því meiri sveigjanleiki í
vinnunni en auk þess aukin ábyrgð sem nær út fyrir venjulegan vinnutíma. Mörkin milli
vinnu og frítíma geta því orðið nokkuð óskýr [3].
Fundir eru einn af mikilvægustu samskiptamiðlunum í verkefnum. Flestir verkefna-
stjórar eru uppteknir í mörgum verkefnum og mörgum þeirra finnst fundir taka allt of
mikinn tíma, skila oft takmörkuðum árangri og séu því oftar en ekki tímasóun [4].
Upplýsingatæknin getur hins vegar boðið upp á aðra möguleika til samskipta og þannig
má fækka fundum verulega án skerðingar á nauðsynlegum samskiptum. Hér er ekki síst
vísað til svokallaðra dreifðra verkefna (e. virtual project) þar sem þátttakendur vinna
saman að tilteknu verkefni en eru þó dreifðir í landfræðilegum skilningi, koma sjaldan
eða jafnvel aldrei saman á hefðbundnum fundum en skiptast þess í stað á upplýsingum
með aðstoð síma, símbréfa, sjónvarpsfundabúnaðar, Netsins eða annarra samskipta-
miðla. Þeir sem skoðað hafa þetta form verkefnisvinnu hvetja þó til þess að hafa að
minnsta kosti einn fund í upphafi verkefnis þar sem verkefnishópurinn hittist og á bein
samskipti. Þá myndast persónuleg tengsl og samskipti verða skýrari og eðlilegri.
Sendandinn veit hver móttakandinn er og getur því hagað skilaboðunum þannig að þau
misskiljist síður [5]. Ef verkefnishópurinn hittist í upphafi verks er í raun búið að leggja
grunninn að góðum hópanda og trausti innan hópsins [6].
Upplýsingatæknin hefur fært okkur fjöldann allan af nýjum samskiptamiðlum sem nýst
geta í stjórnun verkefna og í verkefnavinnu. I þessari grein er ein tegund slíkra sam-
skiptamiðla til skoðunar, svonefnd verkefnastjórnunarvefkerfi.
Verkefnastjórnunarvefkerfi
Verkefnastjórnunarvefkerfi (e. online project collaboration tools - hér eftir nefnt vefkerfi)
eru eitt af afsprengjum þeirrar þróunar sem orðið hefur innan upplýsingatækninnar. Með
tilkomu vefkerfa hefur hugtakið dreifing hefur fengið nýja þýðingu. Við notkun þeirra fá
þátttakendurnir ekki gögnin send til sín heldur þurfa þeir að vera virkir við að sækja
gögnin í þar til gerðan gagnagrunn. Upplýsingamiðlunin byggist því á „pull" í stað
„push" [3].
Kerfið er nettengt samskiptaverkfæri, þar sem skipst er á gögnum í verkefninu, önnur
almenn samskipti eiga sér stað í gegnum kerfið og nota má það til stjórnunar eins og
fundarboðunar og verkefnaúthlutunar.
2 0 4
Arbók VFl/TFl 2004