Sveitarstjórnarmál - 01.02.2001, Page 40

STJÓRNSÝSLA
Upplýsingastefna Hafnarfjarðar-
kaupstaðar
Jóhann Guðni Reynisson upplýsingastjóri
Á undanförnum misserum hefur
vitund um meðferð og gæði upplýs-
inga aukist verulega, ekki síst i op-
inberri stjómsýslu. Stóraukið flæði
mismunandi mikilvægra upplýsinga
af öllu tagi hefur orðið til þess að
talin var ástæða til að taka sérstak-
lega á þessum þætti í starfsemi
Hafnaríjarðarkaupstaðar með sér-
stakri upplýsingastefnu. Á fundi
bæjarstjómar Hafnarijarðar hinn 24.
október sl. var stefnan samþykkt
samhljóða.
Tilgangur stefnunnar er að móta
meginreglur íyrir veigamikla þætti,
s.s. í upplýsingamiðlun, bæði raf-
rænni og hefðbundinni. Einnig er
ætlunin að mynda gmndvöll til frek-
ari skilgreiningar og reglna um
meðferð upplýsinga til þess að upp-
lýsingar séu ávallt aðgengilegar og
þeim dreift til þeirra sem málið
varðar. Þannig iná á grundvelli
stefnunnar vinna ýmsa ferla til þess
að tryggja vitneskju þeirra starfs-
manna og viðskiptamanna sem mál
varðar um meðferð málanna og af-
greiðslu þeirra.
Eigin fjölmiólun
Hjá Hafnarfjarðarbæ rekum við í
raun a.m.k. tvo fjölmiðla, Fréttablað
Hafnarfjarðarbæjar, sem kernur út
4-6 sinnurn á ári, og netmiðil, upplýs-
ingavefinn www.hafnarfjordur.is,
auk ýmissa undirvefja einstakra
rekstrareininga. Aukinheldur er út-
varpað frá fundum bæjarstjórnar
með tæknilegri tilstuðlan Almiðlun-
ar ehf. á FM 91,7. Þá er að heíjast
rekstur á nýjum almennum upplýs-
inga- og þjónustuvef fyrir Hafnfirð-
inga, www.hafnarijordur.org, sem
er affakstur UTA-verkefnisins, upp-
lýsingatækni fyrir alla. UTA er sam-
starfsverkefni Hafnarfj arðarbæj ar,
Opinna kerfa hf. og Skýrr hf. og
með sérstökum tilstyrk Salt hugbún-
aðarkerfa, sem lögðu til vefsmíðar-
tólið Data Web 3.2, en það er notað
við gerð vefsins. Auk þessa er stefnt
að útgáfu sérstaks fréttabréfs fyrir
starfsmenn til innri upplýsingamiðl-
unar sern kemur út á hefðbundinn
hátt, til viðbótar við aðra upplýs-
ingamiðlun til starfsmanna með raf-
rænum hætti, t.d. á innra neti og
með tölvupósti.
í greinargerð og nánari útfærslu
sem fylgir stefnunni er kveðið á um
tilgang og markmið með þeim fjöl-
miðlum sem bæjarsjóður á og rekur.
Auk þess er kveðið á um ábyrgð
starfsmanna hvað varðar upplýs-
ingamiðlun og tilgreindir ritstjórar
annars vegar og ábyrgðarmenn fýrir
fjölmiðlunum hins vegar. Þannig er
upplýsingastjóri ritstjóri vefjanna og
blaðsins en ábyrgðarmaður er næsti
yfirmaður hans, framkvæmdastjóri
stjómsýslu- og fjármálasviðs.
Gæöastjórn upplýsinga-
flæöis
Með upplýsingastefhunni reynum
við að ná betri sýn yfír þann gífúr-
lega vöxt sem verið hefúr i upplýs-
ingamálum með tilkomu Intemets-
ins, fleiri tölvum og almennri tölvu-
notkun og aukinni meðvitund um
upplýsingaflæði. Einkum ber að
hafa í huga almennt gildi og gæði
upplýsinga í nútímalegu rekstrarum-
hverfi og þau tæki sem tiltæk em til
þess að flokka og meta upplýsingar
með hliðsjón af gildi þeirra og mik-
ilvægi fyrir tiltekna starfsemi. Hér
má til dæmis nefna margvísleg hóp-
vinnukerfi og hugbúnað til rafrænn-
ar skjalastjórnunar og málaskrán-
ingar.
Upplýsingar em okkur mismikils
virði á hverjum tíma og fer það
einkum eftir því hvort og þá hvemig
þær tengjast starfi okkar, lifnaðar-
háttum eða áhugamálum. Upplýs-
ingastefna Hafnarfjarðarkaupstaðar
tekur einkum mið af þeim upplýs-
ingum og upplýsingastreymi sem
flæðir um okkur í vinnunni en þar
vilja þó skjóta upp kollinum öðru
hverju upplýsingar og afþreying
sem snertir ekki beinlínis störf okk-
ar en eru til þess fallnar að létta
okkur lund, svo dæmi sé tekið.
Upplýsingastefnan er rniðuð við
hvort tveggja, innra sem ytra upp-
lýsingaflæði. Með ytra upplýsinga-
flæði er átt við streymi upplýsinga
til og frá rekstrareiningum bæjar-
sjóðs en innra flæðið á við streymi
upplýsinga milli starfsmanna og
rekstrareininga. Báðir þættir eru
afar mikilvægir til þess að tryggja
gæði starfseminnar jafnt inn á við
sem út á við. Stefnan, sem fylgir
grein þessari, er sett fram með skýr-
um hætti þar sem meginatriði henn-
ar eru tilgreind.
Á undanfömum vikum og mán-
uðum höfum við ennfremur kannað
hvemig smíða megi gæðakerfi fyrir
upplýsingaflæði. Sú vinna og að
auki hugmyndir um „millistofnana-
þjónustu“ kalla á markvissa stefnu
hvað varðar upplýsingamálin. Enda
verður nú orðið varla skilið milli
hugtakanna upplýsingar og þjón-
usta.
36