Gerðir kirkjuþings - 1992, Blaðsíða 170

1992
23. Kirkjuþing
18. mál
T I L L A G A
um varðveislu bréfa, skjala og annarra gagna,
sérstaklega prestþjónustubóka.
Flm. sr. Hreinn Hjartarson og Jóhann E. Bjömsson.
Frsm. sr. Hreinn Hjartarson.
Kirkjuþing haldið í október 1992 beinir þeim tilmælum til kirkjustjórnarinnar,
að athugað verði, hvort ekki megi efla fræðslu og leiðbeiningar til handa prestum og
ekki síður próföstum, varðandi stjómun og stjómsýslu að því er varðar embætti þeirra.
í því sambandi verði unnið að samræmdum leiðbeiningum eða vinnureglum
varðandi varðveislu bréfa, skjala og annarra gagna, sérstaklega prestsþjónustubóka.
Einnig væri æskilegt að reglur væm settar um gerð og meðferð embættisstimpla og
annað er að embættinu lýtur t.d. sérmerktra embættisgagna.
Þá væri ekki úr vegi að fá leiðbeiningar um tölvunotkun í sambandi við skýrslur
til Hagstofu íslands.
Greinargerð
Það þarf ekki að fara mörgum orðum um nauðsyn þess, að ákveðnar reglur
verði mótaðar um það, hvaða bréf og skjöl beri að geyma og varðveita við
prestsembættin og ekki síður embætti prófasta. Hvemig og hve lengi þau gögn skuli
varðveitt. Væri ekki úr vegi að leita samráðs við Þjóðskjalasafn um að koma á
samræmdum skjalalykli, þar sem skjöl væm flokkuð eftir ákveðnum reglum og kveðið
væri á um hvaða skjöl skuli varðveita eða standa Þjóðskjalasafni skil á.
Þá væri og æskilegt að mótaðar væm reglur um það, hvemig farið skuli með
prestsþjónustubækur, hvort aðgangur að þeim skuh takmarkaður og þá hve lengi. Hvort
heimila eigi ljósritun úr þeim til afhendingar almenningi.
Einnig má benda á, að undanfarin ár hefur það farið mjög í vöxt, að sérstök
merki séu gerð fyrir hin ýmsu prestsembætti, sem svo em notuð í stimpil eða bréfsefni.
Nauðsynlegt er aö einhverjar reglur verði settar um gerð slíkra merkja, stimpla og
bréfsefna. Þá ber einnig að huga að því, hvort ekki þurfí að koma til sérstök löggilding
þar að lútandi.
165