Bókasafnið - mar. 2024, Qupperneq 39

Bókasafnið 44. árg – 2024 39
búningur næsta fasa. Í júní komu fulltrúar bjóðenda til landsins og tóku þátt í seinni fasa út
boðsferlisins sem fólst í úrlausn fyrirfram skilgreindra notkunardæma. Þar var látið reyna á
hversu vel virkni kerfanna félli að kröfum og verklagi, svo sem varðandi útlán og lánþega,
lýsigögn, umsýslu, leit og kerfislega uppsetningu. Dómnefnd, sem skipuð var sérfræðingum
úr hópi aðildarsafna Gegnis auk Landskerfis bókasafna, mat úrlausn þessara verkefna og
gilti niðurstaðan 32% í vallíkani. Þegar einkunnir dómnefnda lágu fyrir voru verðumslög
opnuð en verð vigtaði 48% í vallíkani. Útreikningar leiddu í ljós að tilboð Ex Libris var heldur
hagstæðara en tilboð Innovative í kaup á hugbúnaði. Leigutilboð Innovative var hins vegar
óhagstæðast. Þegar hér var komið sögu ákvað stjórn Landskerfis bókasafna að óska eftir
skýringar­ eða samningaviðræðum við bjóðendur, líkt og gefinn er kostur á í samkeppnisútboði
eins og hér var um að ræða. Var það í takt við ábendingar frá Ríkiskaupum um að í flestum
tilfellum skiluðu slíkar samningaviðræður kaupendum lægra verði og betri niðurstöðum.
Um miðjan september gerðu bjóðendur sér aftur ferð til Reykjavíkur fyrir viðræður þar
sem leitast var við að ná gagnkvæmum skilningi á þörfum íslensks bóka safnasamlags og
möguleikum kerfanna á að uppfylla þær. Skýringaviðræður héldu áfram um nokkurt skeið
í formi símafunda og tölvupóstsamskipta og á endanum kölluðu Ríkiskaup eftir og tóku við
nýjum tilboðum frá bjóðendum.
Lokatilboð bjóðenda bárust 20. nóvember 2018. Ex Libris bauð sem fyrr leigu á Alma
bókasafnskerfinu og Primo VE leitargáttinni. Hjá Innovative Interfaces varð sú breyting
að auk kaupa á Sierra bókasafnakerfinu var nú einnig boðin ný leitargátt sem var í þróun,
Inspire Discovery án nokkurs viðbótarkostnaðar og skyldi Landskerfið hafa aðkomu að
þróun hennar. Tilboð Innovative fékk nú hærri lokaeinkunn en tilboð Ex Libris. Báðir aðilar
höfðu fengið svipaða einkunn fyrir úrlausn notendadæma og gæði en allnokkur munur var
á verði. Heildareinkunn fyrir tilboð Ex Libris varð 88,30 og heildareinkunn hagstæðara
tilboðs Innovative var 92,92. Í ljósi þessa ákvað stjórn Landskerfsins í desember að taka
tilboði Innovative Interfaces Global Ltd. og voru bjóðendur upplýstir um niðurstöðuna. Að
biðtíma loknum sendu Ríkiskaup út tilkynningu um töku tilboðs Innovative Interfaces og
Mynd 5: útboð á nýJu bókasafnskerfi Mynd 6: LokaskýrsLa sérfræðiHópa