Bókasafnið - mar. 2024, Qupperneq 43

Bókasafnið 44. árg – 2024 43
Gagngerar breytingar urðu á högun nýja kerfisins frá því sem áður hafði verið. Það var
niðurstaða mikilla vangavelta þar sem á vogarskálarnar voru lagðar óskir safna sem komu
fram í þarfagreiningunni og rekstrarleg sjónarmið um eins einfalda uppsetningu og möguleg
væri til að tryggja rekstrargrundvöll til framtíðar. Engu að síður varð niðurstaðan heldur
flóknari kerfishögun en menn höfðu sér fyrir sér í upphafi. Þegar allt var vegið og metið
að undangengnu ítarlegu samráði við kerfisframleiðanda var niðurstaðan sú að þetta væri
óhjákvæmilegt.
Skipaður var verkefnahópur en í honum sátu auk starfsmanna Landskerfisins, Brjánn Birgisson
frá Borgarbókasafni, Linda Rós Arnardóttir frá Bókasafni Hafnarfjarðar auk Hallfríðar
Kristjáns dóttur og Telmu Rósar Sigfúsdóttur frá Landsbókasafni Íslands­Háskólabóka­
safni. Að auki var leitað til fjölmargra sérfræðinga á bókasöfnum eftir margvíslegri aðstoð.
Verk efnisstjórnun var í höndum Sveinbjargar Sveinsdóttur og Sigrúnar Hauksdóttur starfs­
manna Landskerfis bókasafna. Ex Libris skipti um verkefnastjóra þegar nokkuð var liðið
á innleiðingar tíma og kom það í hlut Dominic Nast að stýra verkefninu örugglega í höfn.
Í stýrihópi verkefnisins sátu stjórnarkonurnar Ingibjörg Steinunn Sverris dóttir, Pálína
Magnúsdóttur og Sveinbjörg Sveinsdóttir framkvæmdastjóri auk fulltrúa Ex Libris.
Innleiðing nýrra kerfa
Innleiðingin hófst síðan 16. mars 2021 og var þar unnið að gagnavörpunum og öðrum undir­
búningi tengdum gagnayfirfærslu, kerfisstillingum í víðu samhengi, ýmsum tækni legum
viðfangsefnum á borð við tengingar við ytri búnað og innskráningu og auðkenningu á móti
Stafrænu Íslandi island.is svo dæmi séu tekin. Huga þurfti að tengingum við vef Borgar­
bókasafns og Landsbókasafn þurfti að yfirfara ýmis kerfi sín sem tengd eru bóka safnakerfinu.
Víðtæk þekkingaröflun vegna virkni nýrra kerfa fór fram samhliða þessu.
Undirbúningur flutnings gagna úr eldra kerfi Aleph í nýtt bókasafnskerfi Alma fólst einkum í
undir búningi tveggja prófunaryfirfærsla, önnur var í maí og hin í október 2021, og skoðunar
á gögnunum í kjölfarið. Ýmsar áskoranir voru á leiðinni og tengdust þær stærstu gjör breyttri
högun gagnagrunns og virkni nýs kerfis, svo sem meðferð rafræns safnkosts og breyttri
meðhöndlun forðafærslna. Þetta kallaði á víðtækar breytingar og lagfæringar á gögnum í
Aleph fyrir lokayfirfærslu sem framkvæmd var í maí 2022.
Uppsetning kerfisstillinga reyndist viðamikil og að sama skapi tímafrek. Áhersla var lögð á
útlán og lánþega. Högun bókfræðigrunns er einnig verulega breytt frá því sem áður var og
kallaði á endurskoðun vinnulags.
Töluverð vinna fór í að fylgja eftir samningsbundnum kröfum sem ekki voru uppfylltar í
stöðluðum kerfum Ex Libris. Nokkur þessara atriða lágu fyrir frá upphafi en önnur opin­
beruðust aðilum ekki fyrr en lengra leið á verkefnið og kölluðu því á viðræður til að fá úrlausn
málanna.