Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2009, Qupperneq 252

Inngangur
Verkefnastjórnun hefur sótt mjög í sig veðrið sem stjórnunaraðferð í fyrirtækjum og
stofnunum á síðustu árum. Fjöldamargar skipuheildir innleiða verkefnastjórnun með
markvissum hætti til að takast á við margvísleg viðfangsefni. Sum fyrirtæki skipuleggja
starfsemi sína alfarið sem verkefni en önnur nýta verkefnastjórnun þegar það á sérstak-
lega við. Utbreiðsla verkefnastjórnunar hefur átt sér stað með vaxandi hraða á stuttum
tíma og á Islandi hefur þessi þróunarsaga verið nokkuð knöpp en þess má geta að Verk-
efnastjórnunarfélag íslands var stofnað 1984. Fræðigreinin er í stöðugri þróun og í nýlegri
grein í Project Management Journal er bent á að þróunin í verkefnastjórnun virðist vera
sú að sífellt meiri áhersla er lögð á mannleg samskipti og samhengi verkefna við stefnu
fyrirtækisins (Ingason & Jonasson, 2009).
Fjöldamargir hafa síðan þá sótt sér menntun í verkefnastjórnun á háskólastigi og tilefni
þessarar greinar er einmitt að greinarhöfundar hafa þjálfað nokkurn fjölda fólks í verk-
efnastjórnun á undangengnum árum. í því starfi hefur safnast reynsla um samstarf fólks
í verkefnishópum.
Þekkt er að vellíðan þátttakenda í verkefnishópi og tilfinning þeirra fyrir framvindu eru
mikilvægir þættir árangurs. Jafnframt er ljóst að einkenni verkefnishópa er að þar koma
saman einstaklingar sem hugsanlega hafa aldrei hafa starfað saman áður og þekkjast lítið
eða ekki. I þessu felast áskoranir sem varða mannleg samskipti og snerta lítið eða ekki hið
efnislega inntak verkefnisins. En hér eru einnig fólgin tækifæri því flestum finnst gaman
að kynnast nýju fólki og takast á við ný og spennandi viðfangsefni. Það er því áhugavert
að skoða með hvaða hætti má hafa áhrif á störf verkefnishópsins, hjálpa honum að ná
hámarks árangri og takast á við aðsteðjandi vandamál.
í þessari grein verður leitast við að skoða ofangreinda þætti út frá reynslu greinar-
höfunda af kennslu og þjálfun í meistaranámi í verkefnastjórnun við Háskóla íslands (sjá
www.mpm.is og Ingason (2008)). Eitt námskeið á 2. misseri námsins byggir á að nem-
endum er skipt í vinnuhópa. Við skiptinguna er fyrst og fremst haft að leiðarljósi að fjöldi
í hópi sé sex manns og að saman veljist fólk sem ekki hefur áður unnið saman í náminu.
Hóparnir fá það viðfangsefni að velja sér verkefni, gera um þetta verkefni áætlun, vinna
eftir henni í tiltekinn tíma, skila afurð verkefnisins og taka jafnframt saman skilamat sem
sýnir samanburð á áætluninni og raunverulegri framvindu, sem og umfjöllun um ýmis
önnur tengd atriði er varða verkefnastjórnun. Hóparnir skila því alls þremur skila-
gögnum á æviskeiði verkefnanna, sem spannar um 14 vikur, og gögnin eru metin til
einkunnar af hálfu kennara. Á árunum 2006-2009 hafa alls 23 slík verkefni verið unnin,
öll eftir svipaðri forskrift. Hér er um að ræða ólík verkefni, ólíka einstaklinga, ólíka sam-
setningu hópa. Fyrir liggja gögn um þessa þætti, sem og mælingar á árangri við lausn
verkefnanna. I greininni verður leitast við að nota þessar upplýsingar til að draga
almennar ályktanir um verkefnastjómun, verkefnahópa og áhrifaþætti varðandi árangur
og vandamál. Nánar tiltekið verður skoðað hvernig útkomu bar saman við gerðar áætl-
anir. Samsetning verkefnishópa er rýnd, hvemig þeir skipulögðu vinnu sína og höfðu
samskipti og hvernig þeir þróuðust yfir æviskeið sín.
Fræði
Fyrirbærin verkefni og verkefnastjórnun eru skilgreind þannig af hálfu Verkefnastjórn-
unarfélags Islands (2007):
• Verkefni er tíma- og kostnaðarháð aðgerð sem miðar að því að skila skilgreindum
afurðum sem standast kröfur og gæðastaðla.
• Verkefnastjórnun er aðferðafræði sem felur í sér undirbúning, skipulagningu, áætlana-
gerð, vöktun og eftirlit á öllum þáttum verkefnisins. Aðferðafræðin er hvetjandi fyrir
þátttakendur til að ná markmiðum verkefnisins irtnan samþykktrar áætlunar um tíma,
kostnað og frammistöðu eða árangur verkefnis.
2 5 0
Arbók VFl/TFl 2009