Bókasafnið - 01.01.1998, Blaðsíða 7

eldri lögum er varða skjalamál. Ennfremur hefur félagið staðið
fyrir heimsóknum í skjalastofnanir og fyrirtæki og ekki má
gleyma jólafundum, ferðalögum og ýmsum atburðum af léttara
tagi. Allar námsstefnur og margir fræðslufundir félagsins hafa
verið opin almenningi og þátttaka jafnan góð.
Fréttabréf Félags um skjalastjórn kom fyrst út í mars árið
1989 og hefur komið út nítján sinnum síðan. Það flytur stuttar
greinar og frásagnir af því sem hæst ber í innlendum og erlend-
um skjalamálum svo og viðtöl og fréttir af félagsmönnum.
Núverandi ritstjóri er Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður.
Þörf fyrir skjalastjórn
Mikil og vaxandi þörf er fyrir skjalastjórn. Ný tækni, eins og
ljósritunarvélar, faxtæki og tölvur, hefur liaft í för með sér
stóraukið magn af upplýs-
ingum í ýmsu formi: á
pappír, filmum, diskum og
böndum. Hins vegar er ekki
þar með sagt að hin nýja
tækni hafi leitt til þess að
nálgast megi upplýsingar
aftur á fljótvirkan og örugg-
an hátt þegar á þarf að
halda. Skjalastjórn er leiðin
að því markmiði.
Kröfur um hagkvæmni í
rekstri fyrirtækja verða sí-
fellt meiri og á síðustu árum
hefur gæðastjórnun og til-
koma ISO-9000 gæðastaðl-
anna haft umtalsverð áhrif á þörfina fyrir kerfisbundna stjórn á
skjölum. Mörg fyrirtæki vinna nú að því að fá vottun fyrir vöru
eða þjónustu og til þess að öðlast viðurkenningu þurfa fyrirtæki
að skipuleggja og skrásetja hvað þau ætla að gera, starfa síðan
samkvæmt þeim fyrirætlunum en fari eitthvað úrskeiðis þarf að
vera hægt að finna út hvers vegna. Mikilvægur hluti af þessu
starfi er gott skipulag skjalamála og greiður aðgangur að
skjölum.
Ýmis lög og reglugerðir varða upplýsingar, skjöl og skjala-
söfn. Má þar nefna Lög um Þjóðskjalasafn íslands (1985),
Reglugerð um héraðsskjalasöfn (1994), Lög um skráningu og
meðferð persónuupplýsinga (1989), Lög um ársreikninga og
Lög um bókhald (1994). Stjórnsýslulög (1993), sem m.a. taka
til þess að aðili máls eigi rétt á því að kynna sér skjöl og önnur
gögn er málið varðar, og Upplýsingalög (1996), sem fjalla m.a.
unt reglur um aðgang fólks að opinberum gögnum, gömlum og
nýjum, hafa þó ekki síst átt þátt í því að þörfin fyrij; skjalastjórn
er brýnni en nokkru sinni fyrr hjá opinberum aðilum.
ingatækni til þess að stuðla að hagsæld og bættu mannlífi. Til
þess að ná þessu aðalmarkmiði eru sett fram fimm önnur háleit
markmið en það sem fyrst og fremst snertir þá sem starfa að
skjalamálum er sú yfirlýsing að allir skuli hafa greiðan aðgang
að upplýsingasamfélaginu.5 Þeir sem vinna við skjalastjórn hafa
þarna mjög mikilvægu hlutverki að gegna, ekki síður en
bókaverðir, að skipuleggja upplýsingar í hvers kyns formi og
auðvelda aðgang að þeim.
Vegna hinna öru breytinga og tækniþróunar sem eiga sér stað
á hverjum degi þurfa skjalastjórnendur sífellt að fylgjast með og
endurnýja þekkingu sína. í ljósi þessa hefur Félag um skjala-
stjórn ætíð talið það eitt af sínum stærstu hlutverkum að skapa
tækifæri til fræðslu og símenntunar fyrir félagsmenn og aðra
sem þurfa á að halda.
Stjórnendur eru í auknunt
mæli farnir að gera sér grein
fyrir mikilvægi þess að koma
á skjala- og annarri upplýs-
ingastjórn í fyrirtækjum sín-
um og stofnunum. Grund-
völlur fyrir því er að ráða
hæfa starfsmenn sem hafa
aflað sér góðrar þekkingar og
reynslu á þessu sviði. Mikið
hefur áunnist og má nefna
sem dæmi að eftirlit með
skjalamálum opinberra stofn-
ana hefur margfaldast síð-
ustu árin. Ástand skjala- og
annarra upplýsingamála er
þó víða slæmt og eigi framtíðarsýn ríkisstjórnar íslands um
upplýsingasamfélagið að verða að veruleika er ljóst að mikið
verk er óunnið.
Summary
The 10th Anniversary of the lcelandic Records
Management Association
The Icelandic Records Management Association was founded on the
6th of December 1988, with 57 founding members. The purpose of the
Association is to enhance knowledge and understanding of records
management amongst individuals, public institutions and private firms.
New technology, such as computers, photocopy machines and fax
machines, has contributed to an immense increase in many kinds of
documented information thus creating a need for better records manage-
ment. In 1987, librarians working in various institutes and firms felt the
need for an association in order to discuss improvements and better
instruction in the area of records management. This group was the
forerunner of the Association. The membership is now 170, one in
every 16.000 Icelanders. The article concludes by emphasizing the need
for better records management in Iceland.
Á.A.
Fyrsta stjórn félagsins frá árinu 1988:
Kristín Pétursdóttir, Ragnhildur Bragadóttir, Jóhanna Gunnlaugssdóttir,
Kristín Olafsdóttir, Svanhildur Bogadóttir, Kristín Geirsdóttir.
Framtíðarsýn
í upríl 1995 setti ríkisstjórn Islands fram stefnuyfirlýsingu þar
sem lagður er grunnur að stefnumótun í málefnum upplýsinga-
samfélagsins íslands. Henni var fylgt eftir í október 1996 með
tveimur niðurstöðuskýrslum.
Stefnuyfirlýsing ríkisstjórnarinnar setur fram það aðalmark-
mið að íslendingar verði meðal fremstu þjóða í nýtingu upplýs-
Neðanmálsgreinar
1 Lögfélags um skjalastjórn (Reykjavík: Félag um skjalastjórn, 1988).
2 David O. Stephens, Records management in Australia, Records Management
Quarterly 28 (January 1994), 58.
3 Kristín H. Pétursdóttir, Skjala- og upplýsingastjórn, Bókasafnið 11 & 12
(1988), 52.
4 ísland, Lög nr. 66 um Þjóðskjalasafn íslands 27. júní 1985 (Reykjavík: Alþingi,
1985).
5 Framtíðarsýn ríkisstjórnar íslands um upplýsingasamfélagið (Reykjavík:
Ríkisstjórn íslands, 1996), p. 15.
BÓKASAFNIÐ 22. ÁRG. 199«
7