Bókasafnið


Bókasafnið - 01.01.1998, Blaðsíða 6

Bókasafnið - 01.01.1998, Blaðsíða 6
JÓHANNA GUNNLAUGSDÓTTIR OG KristIn H. Pétursdóttir Félag um skjalastjórn tíu ára 1 élag um skjalastjórn var stofnað þann 6. desember 1988 og á því tíu ára afmæli á þessu ári. Stofnfélagar voru 57 talsins. í lögum félagsins stendur að markmið þess sé að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum, ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að sam- vinnu þeirra í milli. Félagar geta allir þeir orðið sem vilja vinna að markmiðum félagsins.1 Nú að tíu árum liðnum eru félagar Félags um skjalastjórn um 170 talsins eða u.þ.b. einn félagi á hverja 1.600 íbúa landsins. Telja má þetta frábæran árangur ef miðað er við stærstu og virtustu skjalasamtökin í heiminum í j dag en félagsmenn í bandaríska hluta ARMA International j (Association of Records Managers and Administrators) eru nú einn á hverja 25.000 íbúa og félagar í RMAA (Records Management Association of Australia) um einn á 8.500 íbúa.2 Hvað er skjalastjórn? J Skjalastjórn er bein þýðing á enska hugtakinu „Records Management" og er skilgreind á eftirfarandi hátt: ...kerfisbundin stjóm á skjölum frá því þau verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér flokkun, skráningu og merkingu skjala, dreif- ingu, vistun og endurheimt, gerð örefnis, enn- fremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðu- blaða og skýrslna, gerð geymslu- og öryggis- áætlana og fræðslu starfsfólks um skjalamál.3 En hvað kallast skjal? í lögum um Þjóðskjalasafn íslands frá árinu 1985 er nákvæm skilgreining á því hvað telst skjal. Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings, hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, ljósmyndir, filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segul- bönd eða önnur hliðstæð gögn.4 I stuttu máli má því segja að skjöl séu ekki aðeins bréf eða pappír heldur öll gögn án tillits til þess á hvaða formi þær eru. Skjalastjórn á að tryggja að hægt sé að finna skjöl á fljót- virkan og öruggan hátt þegar á þarf að halda og auka þannig hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana. Ennfremur að tryggja að skjöl hvorki glatist, skemmist né komist í hendur óviðkomandi aðila og að koma í veg fyrir að ónauðsynlegur pappír og upplýsingar í öðru formi safnist fyrir á skrifstofum og í geymslum og fyrirbyggja jafnframt ótímabæra eyðingu skjala. Stofnun félags um skjalastjórn Aðdragandi að stofnun félagsins var að tíu konur frá ýmsum stofnunum og fyrirtækjum í Reykjavfk komu saman sumarið 1987 til þess að ræða úrbætur í skjalamálum og fræðslu í skjala- stjórn. Þetta voru Jóhanna Gunnlaugsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir forstöðumaður Bóka- og skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I. Jónsdóttir kennari í Verzlunarskóla íslands, Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingur hjá Gangskör sf., Kristín H. Pétursdóttir forstöðumaður Skjala- safns Landsbanka íslands, Ragnhildur Bragadóttir forstöðumað- ur Ameríska bókasafnsins, Svanhildur Bogadóttir borgarskjala- vörður, Una Eyþórsdóttir kennari hjá Flugleiðum hf„ Stefanía Júlíusdóttir kennari í Háskóla íslands og Vilborg Bjarnadóttir stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf. Þær kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn og leituðu víða fyrirmynda að formlegri samvinnu þeirra sem vinna að skjala- stjórn. Fyrir valinu urðu alþjóðleg samtök skjalastjórnenda, ARMA International en höfuðstöðvar þeirra eru í Bandaríkjun- um. Fyrir milligöngu ARMA International og fyrirgreiðslu Menningarstofnunar Bandaríkjanna hafði Áhugahópurinn ráðist í að halda námsstefnu í janúar 1987 um grundvallaratriði skjala- stjórnar. Fyrirlesari var þekktur bandarískur kennari og fyrir- lesari, James C. Bennett prófessor frá ríkisháskóla Kaliforníu. Meðal námsstefnugagna var orðalisti yfir hugtök í skjala- stjórn, Orðalisti. Enska-íslenska, íslenska-enska, sem átti eftir að ryðja brautina fyrir frekari fræðslu. Orðalistinn var endur- útgefinn árið 1989. Námsstefnan tókst með ágætum og vakti góð viðbrögð og í framhaldi samdi áhugahópurinn drög að lögum og bauð til stofnfundar Félags wn skjalastjórn þann 6. desember 1988. Stjórn og- starfsemi Fyrstu stjórn félagsins skipuðu þær Kristín Ólafsdóttir formaður og Svanhildur Bogadóttir varaformaður ásamt Jóhönnu Gunn- laugsdóttur, Kristínu Geirsdóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og Ragnhildi Th. Bragadóttur. Formenn félagsins síðan hafa verið Svanhildur Bogadóttir, Magnús Guðmundsson, Bjarni Þórðar- son, Alfa Kristjánsdóttir og núverandi formaður er Kristín H. Pétursdóttir. Frá upphafi hafa eftirfarandi hópar og nefndir starfað á vegum stjórnar: fræðsluhópur, kynningarhópur, orða- nefnd, ritnefnd, staðlahópur, lagahópur og siðanefnd. Á síðastliðnum tíu árum hafa verið haldnar fimm stórar námsstefnur um ýmsa þætti skjalastjórnar með bandarískum og breskum fyrirlesurum. Mikill fjöldi fræðslufunda hefur verið skipulagður á vegum félagsins og í samvinnu við aðra aðila og má þar til dæmis nefna umfjöllun um ný lög eða breytingu á 6 BÓKASAFNIÐ 22. ÁRG. 1998
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80
Blaðsíða 81
Blaðsíða 82
Blaðsíða 83
Blaðsíða 84

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.