Bókasafnið - 01.01.1998, Page 6

JÓHANNA GUNNLAUGSDÓTTIR OG
KristIn H. Pétursdóttir
Félag um
skjalastjórn tíu ára

1 élag um skjalastjórn var stofnað þann 6. desember
1988 og á því tíu ára afmæli á þessu ári. Stofnfélagar
voru 57 talsins. í lögum félagsins stendur að markmið
þess sé að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá
einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum, ennfremur að
efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að sam-
vinnu þeirra í milli. Félagar geta allir þeir orðið sem vilja vinna
að markmiðum félagsins.1 Nú að tíu árum liðnum eru félagar
Félags um skjalastjórn um 170 talsins eða u.þ.b. einn félagi á
hverja 1.600 íbúa landsins. Telja má þetta frábæran árangur ef
miðað er við stærstu og virtustu skjalasamtökin í heiminum í
j dag en félagsmenn í bandaríska hluta ARMA International
j (Association of Records Managers and Administrators) eru nú
einn á hverja 25.000 íbúa og félagar í RMAA (Records
Management Association of Australia) um einn á 8.500 íbúa.2
Hvað er skjalastjórn?
J Skjalastjórn er bein þýðing á enska hugtakinu „Records
Management" og er skilgreind á eftirfarandi hátt:
...kerfisbundin stjóm á skjölum frá því þau
verða til í stofnun eða fyrirtæki eða berast að
og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í
varanlegri geymslu. Skjalastjórn felur í sér
flokkun, skráningu og merkingu skjala, dreif-
ingu, vistun og endurheimt, gerð örefnis, enn-
fremur stjórn á framleiðslu og notkun eyðu-
blaða og skýrslna, gerð geymslu- og öryggis-
áætlana og fræðslu starfsfólks um skjalamál.3
En hvað kallast skjal? í lögum um Þjóðskjalasafn íslands frá
árinu 1985 er nákvæm skilgreining á því hvað telst skjal.
Hvers konar gögn, jafnt rituð sem í öðru formi, er
hafa að geyma upplýsingar og orðið hafa til við
starfsemi á vegum stofnunar eða einstaklings,
hvort sem um er að ræða skrifleg gögn, ljósmyndir,
filmur, örglærur, hljóðupptökur, gataspjöld, segul-
bönd eða önnur hliðstæð gögn.4
I stuttu máli má því segja að skjöl séu ekki aðeins bréf eða
pappír heldur öll gögn án tillits til þess á hvaða formi þær eru.
Skjalastjórn á að tryggja að hægt sé að finna skjöl á fljót-
virkan og öruggan hátt þegar á þarf að halda og auka þannig
hagkvæmni í rekstri fyrirtækja og stofnana. Ennfremur að
tryggja að skjöl hvorki glatist, skemmist né komist í hendur
óviðkomandi aðila og að koma í veg fyrir að ónauðsynlegur
pappír og upplýsingar í öðru formi safnist fyrir á skrifstofum og
í geymslum og fyrirbyggja jafnframt ótímabæra eyðingu skjala.
Stofnun félags um skjalastjórn
Aðdragandi að stofnun félagsins var að tíu konur frá ýmsum
stofnunum og fyrirtækjum í Reykjavfk komu saman sumarið
1987 til þess að ræða úrbætur í skjalamálum og fræðslu í skjala-
stjórn. Þetta voru Jóhanna Gunnlaugsdóttir bókasafnsfræðingur
hjá Gangskör sf., Kristín Geirsdóttir forstöðumaður Bóka- og
skjalasafns Landsvirkjunar, Kristín I. Jónsdóttir kennari í
Verzlunarskóla íslands, Kristín Ólafsdóttir bókasafnsfræðingur
hjá Gangskör sf., Kristín H. Pétursdóttir forstöðumaður Skjala-
safns Landsbanka íslands, Ragnhildur Bragadóttir forstöðumað-
ur Ameríska bókasafnsins, Svanhildur Bogadóttir borgarskjala-
vörður, Una Eyþórsdóttir kennari hjá Flugleiðum hf„ Stefanía
Júlíusdóttir kennari í Háskóla íslands og Vilborg Bjarnadóttir
stjórnunarritari hjá Flugleiðum hf.
Þær kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn og leituðu víða
fyrirmynda að formlegri samvinnu þeirra sem vinna að skjala-
stjórn. Fyrir valinu urðu alþjóðleg samtök skjalastjórnenda,
ARMA International en höfuðstöðvar þeirra eru í Bandaríkjun-
um. Fyrir milligöngu ARMA International og fyrirgreiðslu
Menningarstofnunar Bandaríkjanna hafði Áhugahópurinn ráðist
í að halda námsstefnu í janúar 1987 um grundvallaratriði skjala-
stjórnar. Fyrirlesari var þekktur bandarískur kennari og fyrir-
lesari, James C. Bennett prófessor frá ríkisháskóla Kaliforníu.
Meðal námsstefnugagna var orðalisti yfir hugtök í skjala-
stjórn, Orðalisti. Enska-íslenska, íslenska-enska, sem átti eftir
að ryðja brautina fyrir frekari fræðslu. Orðalistinn var endur-
útgefinn árið 1989. Námsstefnan tókst með ágætum og vakti
góð viðbrögð og í framhaldi samdi áhugahópurinn drög að
lögum og bauð til stofnfundar Félags wn skjalastjórn þann 6.
desember 1988.
Stjórn og- starfsemi
Fyrstu stjórn félagsins skipuðu þær Kristín Ólafsdóttir formaður
og Svanhildur Bogadóttir varaformaður ásamt Jóhönnu Gunn-
laugsdóttur, Kristínu Geirsdóttur, Kristínu H. Pétursdóttur og
Ragnhildi Th. Bragadóttur. Formenn félagsins síðan hafa verið
Svanhildur Bogadóttir, Magnús Guðmundsson, Bjarni Þórðar-
son, Alfa Kristjánsdóttir og núverandi formaður er Kristín H.
Pétursdóttir. Frá upphafi hafa eftirfarandi hópar og nefndir
starfað á vegum stjórnar: fræðsluhópur, kynningarhópur, orða-
nefnd, ritnefnd, staðlahópur, lagahópur og siðanefnd.
Á síðastliðnum tíu árum hafa verið haldnar fimm stórar
námsstefnur um ýmsa þætti skjalastjórnar með bandarískum og
breskum fyrirlesurum. Mikill fjöldi fræðslufunda hefur verið
skipulagður á vegum félagsins og í samvinnu við aðra aðila og
má þar til dæmis nefna umfjöllun um ný lög eða breytingu á
6
BÓKASAFNIÐ 22. ÁRG. 1998