Sveitarstjórnarmál - 01.12.1996, Page 50

STJÓRNSÝSLA
e k %
Erindreki sveitarfélaga
Halla Katrín S. Amardóttir verkfrœðingur, Tæknivali hf.
Nú á tímum eru gerðar þær kröfur
til opinberra aðila að þeir veiti ítar-
legar upplýsingar á fljótan og greið-
an hátt um flest þau málefni sem
verið er að fjalla um. A hverjum
degi berast fyrirspurnir og erindi inn
á borð sveitarfélaga. Þeim getur ver-
ið svarað strax eða verið vísað til
nefndar til umfjöllunar og frekari
upplýsingaöflunar sem síðan endar
með fundi og afgreiðslu nefndarinn-
ar. Það þarf góðan og öflugan hug-
búnað til að halda utan um og skrá
opinbera umfjöllun og til að geta
veitt upplýsingar um meðferð mála
um ókomna tíð.
Erindreka er ætlað það hlutverk
að halda utan um erindi og fundi
sveitarfélaga og auðvelda þeim að
veita góð og greið svör við fyrir-
spurnum. Erindreki er samruni
tveggja kerfa, Byggis 6.5 og Bauks,
sem verið hafa í notkun hjá Borgar-
skipulagi Reykjavíkur og bygging-
arfulltrúum víða um land um langt
árabil. A miðju ári 1995 var ákveðið
að ráðast í að steypa þessum tveim-
ur kerfum saman í eitt og auka um
lcið almennt notagildi þeirra fyrir
sveitarfélög. Þannig yrði tryggt að
margar nefndir innan sama sveitar-
félags gætu notað kerfið og haft inn-
byrðis tölvusamskipti. Erindreki
getur nú þjónað sveitarfélaginu í
heild með það fyrir augum að halda
utan um öll erindi sem til þess ber-
ast, meðhöndlun og afgreiðslu
þeirra.
Segja má að Erindreki sé tvískipt-
ur. I fyrsta lagi er hann hjálpartæki
til að auðvelda og flýta gerð dag-
skráa, fundargerða og bréfa. I öðru
lagi er hann gagnagrunnur sem í er
að finna erindi ásamt öllum tengd-
um upplýsingum, svo sem fylgi-
skjölum, bréfum, teikningum
o.s.frv. Auðvelt er að nálgast upp-
lýsingarnar með fyrirspurnum í for-
ritinu.
Erindi, skráning og
vinnsla
Þegar erindi berst
nefndinni er það skráð
í Erindreka. Öll fylgi-
skjöl, s.s. bréf, upp-
drættir o.s.frv., eru
skráð og tengd erind-
inu. Upplýsingar birt-
ast síðan í dagskrá
fyrir fund, í fundar-
gerð og í bréfum sem
hægt er að prenta út úr
kerfinu og senda til
þeirra aðila sem upp-
lýsa þarf um gang
mála. Hægt er að gera
fyrirspurnir um öll
þau atriði sem skráð
eru inn og tengjast er-
indi.
Erindreki fylgir er-
indi eftir allt frá því
það berst skrifstofu
sveitarfélagsins þar til
það fær afgreiðslu hjá
réttri nefnd. Sú af-
greiðsla gæti verið
fólgin í því að sam-
Dæmi um aöalvalmynd I Erindreka. í vinstri glugga er svokallaö tré meö uppbyggingu gagnasafnsins.
Hægra megin er itargluggi sem sýnir innihald þeirrar möppu í trénu sem valin er. Neöst er vinnuborö
hvers notanda.
240