Sveitarstjórnarmál - 01.12.1996, Side 51

STJÓRNSÝSLA
Erindreki hefur veriö reyndur hjá Borgarskipulagi Reykjavíkur. Hér bera saman bækur
sinar þær Halla Katrín S. Arnardóttir, verkfræöingur hjá Tæknivali hf., og Guöný Aöal-
steinsdóttir, skrifstofustjóri hjá Borgarskipulagi. Ljósm. Róbert Ágústsson.
þykkja erindið og prenta sjálfkrafa
út viðeigandi bréf til umsækjanda
eða vísa erindinu til umsagnar ann-
arrar nefndar og er það þá flutt
þangað í gegnum Erindreka. Málið
kemur þá til kasta næstu nefndar
sem nýtt erindi, en eldri upplýsingar
fylgja því áfram.
Fundargerö og afgreiösla
erinda
Þegar líða tekur að fundi tekur
það aðeins örfáar mínútur að raða
erindum, sem búið er að skrá, inn á
dagskrá fundarins. Eftir það er auð-
velt að prenta hana út eða senda
hana beint til fundarmanna á
myndsendi.
Eftir fund er dagskrá breytt í
fundargerð. Erindunum er gefin við-
eigandi staða í kerfinu, svo sem
„samþykkt“, „hafnað“ eða „vísað
til?“ og frekari skýringartexti sleg-
inn inn. Hér er sá möguleiki að
sjálfsögðu fyrir hendi að fundarritari
skrái fundargerð beint í Erindreka
meðan á fundi stendur og er þá hægt
að prenta hana út strax að fundi
loknum.
Þegar búið er að ganga frá fund-
argerðinni eru prentuð út bréf til
umsækjenda og hlutaðeigandi aðila
þar sem fram kemur afgreiðsla er-
indisins og ástæður hennar. Með
stöðluðum uppsetningum slíkra
bréfaskrifta næst mikill vinnuspam-
aður þar sem Erindreki getur þá
stungið upp á svarbréfi og prentað
út um leið og fundi er slitið. Afrit af
hverju bréfí er vistað í gagnagrunn-
inum.
Margar nefndir
Ein af nýjungunum í Erindreka
felst í því að nú er hægt að vera með
margar nefndir í sama gagnagrunn-
inum. Það þýðir að afgreiðsla einnar
nefndar getur þýtt sjálfvirka tilvísun
til annarrar nefndar. Lítum á dænti
sem sýnd eru hér fyrir neðan.
Þegar erindi hefur verið vísað frá
einni nefnd til annarrar hafa mynd-
ast tengsl sem hægt er að rekja. Því
er hægt að skoða feril erinda, þ.e.
hvernig þeim hefur verið vísað frá
nefnd til nefndar, hvaða afgreiðslu
það hefur hlotið á hverjum stað og
hvar það er statt ef ekki er búið að
afgreiða það endanlega.
Mjög vel er fylgst með því að að-
eins skráðir notendur hafi aðgang að
Erindi

Erintíi
Dvjgskrá
: Erindi

Ernndl
(r*
fiethfl 1
Nefnd 1 fær erindi til umfjöllunar. Par er þaö skráö, sett á dagskrá og afgreitt á fundi.
Afgreiösla fundarins er sú aö visa beri erindinu til nefndar 2.
Erindt

Erindi UDagskrá ^
Erindi
Mfnd 1
Erindi skráist sjálfkrafa hjá nefnd 2. Þar er hægt aö breyta því og setja á dagskrá.
24 1