Bókasafnið - Mar 2024, Qupperneq 37

Bókasafnið 44. árg – 2024 37
Inngangur
Í greininni er fjallað um aðdraganda, útboð, val, samninga auk innleiðingar og gang setningar
nýs hugbúnaðar fyrir bókasafnakerfið Gegni og leitargáttina Leitir. Hugbúnaðurinn leysti
af hólmi eldri hugbúnað. Verkefnið dreifðist yfir árin 2017–2022. Ábyrgð verkefnisins og
umsýsla var í höndum Landskerfis bókasafna hf. Fjölmargir komu að framkvæmdinni en á
engan er hallað þó að Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn sé þar nefnt sérstaklega.
Við val á nýju bókasafnskerfi þurfti að líta til sjónarmiða háskólasafna jafnt sem al menn­
ings bókasafna og skólabókasafna, skráningarmöguleika samkvæmt nýjum og komandi
skráningarstöðlum og handhægrar vinnslu útlána. Þá þurfti að huga að íslenskun, öryggi
gagna, persónuverndarsjónarmiðum, möguleikum á tengingum við ytri kerfi auk þess að
meta kostnaðarþætti.
Innleiðingarverkefnið var í grunninn tæknilegs eðlis en þó var það víðtækara en svo enda
fylgdu því miklar breytingar fyrir stóran hóp vinnustaða og starfsmanna þeirra. Brúa þurfti
ólíka menningarheima heima og heiman, heyra mismunandi sjónarmið og hafa í huga
sundur leita hagsmuni. Síðast en ekki síst þurfti að miðla málum og upplýsingum um það
sem framundan var.
Ýmislegt ófyrirséð dreif á dagana sem hafði óvæntar vendingar í för með sér. Á stundum var
erfitt að halda kúrs, einu sinni kom stopp og víst er að verkið reyndi á úthald og dug margra.
En allt hafðist þetta á endanum og er það mat greinarhöfundar að þegar upp er staðið hafi
tekist vel til þótt vissulega hefði ýmislegt mátt ganga betur og vera auðveldara í ferlinu.
Þarfagreining og markaðskönnun
Þarfagreining fyrir val á nýju bókasafnakerfi hófst með formlegum hætti haustið 2017 er
fjórir hópar sérfræðinga tóku til starfa. Hóparnir voru skipaðir 23 sérfræðingum frá ólíkum
gerðum bókasafna víðs vegar um landið auk starfsfólks Landskerfis bókasafna. Niðurstöður
hópanna voru birtar í greinargóðri skýrslu sem kynnt var síðla nóvember. Landskerfið vann
áfram með niðurstöðurnar ásamt ráðgjafa og lokaafurðin leit dagsins ljós í kröfulýsingu fyrir
útboðsgögn snemma árs 2018.
Í janúar 2018 fól Landskerfið Ríkiskaupum framkvæmd svokallaðrar markaðskönnunar
(e. Request for Information) á Evrópska efnahagssvæðinu. Tilgangurinn var bæði að vekja
athygli á fyrirhuguðu útboði og ekki síður að reyna að átta sig á hverjir gætu verið væntan­
Endurnýjun hugbúnaðar
fyrir Gegni og Leitir
Höfundur: Sveinbjörg Sveinsdóttir