Frjáls verslun - 01.10.2012, Side 93

FRJÁLS VERSLUN 11. 2012 93
því­fylgir­óöryggi­og­
óþægindatilfinning.­
Það­er­þetta­óþekkta­
sem margir geta ekki
hugsað­sér.­Ef­þú­þekk­
ir­samstarfsfólk­þitt­vel­
þá að sjálfsögðu velur
þú starfsmann sem
þú veist að mun klára
og skila verkefninu á
fullnægjandi hátt.
•­ Þetta­er­meiri­vinna,­til­
að byrja með – en um
leið­og­sá­sem­tók­við­
verkefninu er búinn að
ná tökum á því hefur þú
meiri tíma í mikilvægari
verkefni og hver vill það
ekki?
Hér er leið sem þú getur farið
til að verða betri í að deila út
verkefnum. Best er að byrja
á einhverju einföldu á meðan
þú venst tilhugsuninni þangað
til þú treystir þér til að útdeila
flóknari verkefnum.
1­–­ Einföld­vinna­og­
verkefni
Þetta er einfaldast að fela
öðrum, hrein og klár vinna sem
ekki endilega krefst mikillar
sérfræðiþekkingar. Þetta krefst
þess að manneskjan sem þú
færð til að taka við verkefnunum
hafi getu og tíma til að ná utan
um og klára tiltekna vinnu á
réttum tíma. Oftast er þetta lítið
mál. Í byrjun kann að vera að
þú þurfir að fara með þeim í
gegnum hlutina, en ef þú hefur
valið vel og fundið réttu mann­
eskjuna í þetta mun hún ná
þessu á augabragði.
2­–­­ óreglulegu­og­
­ óvæntu­hlutirnir
Þetta eru litlu hlutirnir sem
reglulega koma upp og trufla
daglegt skipulag eða flæði
verkefna hjá þér og sem væri
heppilegt að fá aðra til að leysa
úr. Flestir ef ekki allir ráða við
svona uppákomur og vanalega
þarftu ekki að hjálpa viðkom­
andi við að leysa úr þeim (nema
kannski í fyrsta skipti).
3 – Óreglulegu en
viðbúnu verkefnin
Þetta eru reglulegir og áætl­
aðir viðburðir, verkefni og
aukaúrlausnarefni sem búast
má við, en krefjast þess að
starfsmaðurinn sem þú velur
verkefnin fari úr sínu hefð­
bundna starfsumhverfi. Þetta
gætu verið kynningar, mánaðar­
legar eða ársfjórðungslegar
skýrslur eða fundir. Þetta er
sennilega nokkuð ógnvekjandi
svæði fyrir þig og þú kannt að
hafa áhyggjur af því að sá sem
tók við verkefnunum klúðri þeim
(og þú munir þá líta illa út) eða
hreinlega gleymi þeim.
4­–­ óvæntar­
­ uppákomur
Nú reynir á þig og nú mun
koma í ljós hvernig þú höndlar
málin og hversu vel þú treystir.
Þú kannt að hafa áhyggjur af
því að starfsmaðurinn sem
þú fólst verkefnið ráði ekki við
þessi tilvik sem koma upp alltaf
af og til. Þetta geta verið mistök
gerð af viðskiptavinum, ófyrir­
séðar aðstæður eða einfaldlega
eitthvert hikst í hefðbundnum
ferlum sem tengjast einhverj­
um mjög mikilvægum atriðum
eða málum. Svona uppákomur
krefjast þess að þú stígir inn og
hjálpir til við að leysa úr málum,
en bara í nokkur skipti á meðan
starfsmaðurinn er að læra
hvernig best er að bera sig að
og öðlast sjálfstraust til að leysa
úr fleiri svona málum. Einnig
á meðan þú skilgreinir hversu
langt starfsmaðurinn má ganga
í að taka sjálfur ákvarðanir
þegar svona uppákomur verða.
5­–­ Mál­sem­
­ tengjast­þér
Hérna reynir virkilega á þig.
Hér ertu örugglega hræddastur
við að setja frá þér verkefni
eða skyldur af því að „bara þú“
getur átt við fólkið sem tengist
verkefninu, viðskiptavininum,
reikningnum eða hvað það er
sem um ræðir. Þér kann að
finn ast þú hafa eytt svo miklum
tíma í málin og þekkja svo vel
öll smáatriði varðandi fólkið sem
tengist þeim eða hafa byggt
upp svo gott orðspor gagnvart
því að það geti enginn gert
þetta nema þú.
Þetta er því oft óttinn við að
missa stjórn og einnig óttinn við
að eitthvað gæti gerst sem gæti
haft áhrif á eigið sjálfsmat. Hvað
myndi gerast ef starfsmaðurinn
sem þú velur til að taka við
verk efni frá þér leysir það betur
en þú? Ef hann leysir óvæntar
uppákomur hraðar og skilvirkar
en þú? Ef honum kemur kannski
betur saman við viðskiptavini
og samstarfsfólk en þér? Snýst
þetta um þína hagsmuni eða
hagsmuni fyrirtækisins?
Oftast erum við hrædd um að starfsmaðurinn sem tekur við verkefnum hjá
okkur klúðri málum og láti okkur
líta illa út (eða það sem verra er,
tapi jafnvel fyrir okkur viðskipt­
um). Það skondna er að flest af
þessu má laga með því að fylgj­
ast með og stíga inn þegar á
þarf að halda. En hin raunveru­
lega hindrun við að útdeila
verkefnum er hið andlega áfall
fyrir sjálfsmat okkar, sjálfstraust
og okkar eigin afköst eða fram­
lag. Við viljum ekki líta illa út
eða líta út fyrir að vera óskilvirk
eða ómissandi.
Það að setja frá sér verkefni
er eins og að hoppa út í kalda
sundlaug – það er erfitt að fá sig
til þess en svo þegar þú hopp­
ar út í er það bara kalt í örfáar
sekúndur og svo venstu því.
Kíktu nú á verkefnalistann
þinn og búðu til annan dálk við
hliðina og færðu þangað öll þau
verkefni sem aðrir ættu að gera
eða geta gert jafn vel og þú og
skapaðu þér þannig tíma til að
vinna í mikilvægu málunum sem
eru án tímamarka, þessum sem
þig dreymir alltaf um að hafa
meiri tíma í en kemst aldrei í af
því að það er svo mikið að gera.
Skilaboðin eru: Ef þú nærð
ekki að breyta hugsun þinni
og hegðun og útdeilir aldrei
verk efnum muntu aldrei ná að
þróast í starfi, bæta þig eða
takast á hendur meira ögrandi
og áhugaverðari ábyrgð.
Ef þér tekst ekki á eigin spýtur
að verða betri í að deilda út
verk efnum skora ég á þig að fá
þér bandamann, einhvern sem
ýtir við þér og minnir þig á, til
dæmis samstarfsmann sem þú
treystir eða markþjálfa.
„Það að setja frá sér
verkefni er eins og
að hoppa út í kalda
sundlaug – það er
erfitt að fá sig til
þess en svo þegar þú
hopp ar út í er það
bara kalt í örfáar
sekúndur og svo
venstu því.“
En hin raunveru­
lega hindrun við að
út deila verkefnum
er hið andlega áfall
fyrir sjálfsmat okk­
ar, sjálfstraust og
okkar eigin afköst
eða framlag.