Frjáls verslun - 01.09.1996, Blaðsíða 28

TIL VARNAR
Að bókhald fyrirtækja sé fært mjög reglulega; helst daglega. Það má
alls ekki láta reikninga hrannast upp og taka síðan mikinn skurk í
bókhaldinu mörgum mánuðum síðar.
ekki fyrirtækinu. Hin leiðin er að
stinga undan tekjum sem koma inn í
fyrirtækið - hann lætur þær aldrei
rata í bókhaldið. Báðar þessar leiðir
er síðan með ótal afbrigðum.
Dæmi um tilbúinn kostnað er þegar
starfsmaður stflar falsaðan reikning á
fyrirtækið vegna eigin eyðslu og
kemur honum síðan fyrir í bókum
þess. Þetta á hann auðvitað mjög erf-
itt með sé einhver annar en hann í
hlutverki gjaldkerans. Takist honum
að koma upp kerfí þar sem fyrirtækið
greiðir falsreikninga hans þegjandi og
hljóðalaust - í skjóli þess að lítið eftirlit
er haft með reikningunum - eru mikl-
ar líkur á að fjárdráttur hans takist án
þess að upp komist.
En þá vaknar spumingin um fjár-
tækjum fá viðskiptamenn send til sín
yfirlit og þá reka þeir væntanlega aug-
un í það komi greiðsla þeirra ekki
fram. Sömuleiðis veldur það viðkom-
andi vandræðum fari hann í frí og ann-
ar leysir hann af. Þá er hætta á að
keðjan rofni - að tjaldið falli.
Þótt meginaðferðin til að minnka
líkur á fjárdrætti í fyrirtæki sé að
skilja að starf bókara og gjaldkera
þurfa forstjórar og stjórnendur líka að
hafa eftirlitið í lagi. Þeir verða að fylgj-
ast stöðugt með fjármálum. Öllóreiða
í fyrirtækjum er jarðvegur fyrir
svindl.
EINS OG ÓREIÐUEINSTAKLINGAR
Það má líkja óreiðufyrirtæki við
einstakling sem heldur ekki utan um
urinn er greiddur tímanlega í hverjum
mánuði. Launin um mánaðamótin.
Staðgreiðslan fyrir þann fimmtánda
og svo framvegis. Það er bara einn
hængur á. Stjómandinn les ekki bók-
haldsútkeyrslur með gagnrýnum aug-
um. Hvemig veit hann þá hvort ein-
hvers staðar leki út úr pípunum?
Hvort einhvers staðar séu falsaðir
reikningar í gangi? Eða hvort tekjum
sé skotið undan? Eftirlitið verður að
vera í lagi!
Vissulega hlýtur að vera auðveld-
ara að komast að fjárdrætti í fyrirtæki
þegar sá, sem dregur sér fé, er mjög
gráðugur. Erfiðara er væntanlega að
koma auga á svikin ef þau ná yfir mörg
ár og smáir skammtar, í hlutfalli af
veltu, fljóta út úr kerfinu. Þess vegna
TIL VARNAR
Að hafa alls ekki sama manninn í starfi bókara og gjaldkera. Þetta er grundvallar-
regla sem aldrei má breyta út af, jafnvel þótt fyrirtækin séu smá í sniðum.
drátt sem byrjar sem „lán“? Hvernig
getur hann tekið fé að „láni“ án þess
að það komi fram í bókhaldinu? Það
gerist oftast þannig að viðkomandi
frestar innborgunum frá viðskipta-
mönnum. Dæmi: Gjaldkeri fær inn-
borgun frá viðskiptamanni en færir
hana ekki til bókar heldur stingur pen-
ingunum í vasann. Hugsanlega færir
hann síðan innborgunina til bókar í
næsta mánuði þar á eftir - um leið og
hann stingur inngreiðslu frá einhverj-
um öðrum í vasann. Svona spinnur
hann blekkingarvefinn og veltir bolt-
anum áfram.
Endanlega hlýtur svona „lán“ að
komast upp. Viðkomandi hefur nefni-
lega ekki náð fénu endanlega út úr
fyrirtækinu heldur er um frest að
ræða: gálgafrest. Það, sem torveldar
svona frestun, er að í flestum fyrir-
flármál sín. Einkenni hans er að skrifa
út ávísanir þurfi hann að borga - eða
hann lætur taka út af greiðslukortinu
sínu - en hann veit aldrei hvað hann á
eftir. Hann leggur ekki saman í heft-
inu og heldur ekki utan um eyðsluna.
Því miður eru til dæmi um svona
fyrirtæki. Ekki er fylgst með fjár-
streymi heldur eru hlutir látnir reka á
reiðanum. Síðan kemur hikstinn
þegar „skyndilega" er ekki til nægi-
lega mikið fé inni á heftinu eða að
greiðslukortanótumar eru miklu
hærri en gert var ráð fyrir.
En ekki þarf slóðaskap til í fyrir-
tækjum. Allt getur virst slétt og fellt í
fyrirtækinu þótt þar sé grasserandi
jarðvegur fyrir íjárdrátt. Það er þegar
forstjórar og stjórnendur fylgjast ekki
með. Bókhaldið ertölvuvætt. Færsl-
ur eru stemmdar af. Virðisaukaskatt-
kemur frétt upp á 30 milljóna króna
fjárdrátt í meðalstóru fyrirtæki á
óvart, jafnvel þótt fjárdrátturinn hafi átt
sér stað á rúmum fjórum árum, eða
upp á tæpar 8 milljónir á ári að jafnaði.
Þetta er óvenjulega há upphæð.
SVEIFLUR VEGNAINNHEIMTU
En sveiflur á bankareikningi þurfa
auðvitað ekki að vera óeðlilegar.
Staðan getur auðveldlega sveiflast
fram og til baka umfram það sem
stjómandinn og áætlanir gera ráð
fyrir. Innheimta í fyrirtækjum er gott
dæmi þar um. Gefum okkur að fýrir-
tæki velti 600 milljónum króna á ári,
eða um 50 milljónum á mánuði.
Þriggja mánaða sala, sem að jafnaði er
útistandandi, er því um 150 milljónir
króna. Það er mikið fé.
í svona fyrirtæki geta orðið stórar
TIL VARNAR
Að stjórnandi fari gaumgæfilega yfir útprentanir bókhalds. Þetta hljómar
kannski hlægilega. En málið er að til eru stjórnendur sem nenna ekki að lesa
talnaflóðið sem þeir prenta út. Þar með slaka þeir á öllu eftirliti.