Frjáls verslun - 01.09.1996, Side 29

BYRJAR OFTAST SEM „LÁN“
Reynslan sýnir að flestir fjárdrættir byrja „sakleysislega“. Starfsmenn
ætla að fá „lán“ til að bjarga eigin fjármálum. Hins vegar reynist þeim jafnan erfitt
að greiða „lánin“ til baka. Finni þeir á sama tíma að engar grunsemdir vakna um
svindlið verður það til þess að boltinn byrjar að rúlla.
sveiflur á útistandandi kröfum við það
eitt að skipta um starfsmann í inn-
heimtu. Röskur og duglegur inn-
heimtumaður getur bætt stöðuna um
nokkrar milljónir á bankareikningi en
lélegur innheimtumaður glutrað stöð-
unni niður um nokkrar milljónir.
Versnandi staða á bankareikningi, í
samanburði við fyrri tíð og áætlanir,
þarf því ekki að vera neitt óeðlileg.
Hún er samt staðfesting á að það fljóti
hraðar út af kerfinu en inn á það.
AÐSKILNAÐARSTEFNA ER NAUÐSYNLEG
Aldrei er brýnt nógu oft fyrir
stjómendum að aðskilja starf bókara
og gjaldkera. Sá aðskilnaður er í raun
besta eftirlitskerfi stjórnandans.
Þannig kemur hann í veg fyrir að sami
maðurinn geti skrifað út af banka-
reikningi og skráð nótuna í bókhaldið.
ímynda má sér að gjaldkeri í
SKULDUGU stórfyrirtæki skrifi 1
milljón út af bankareikningi fyrir sjálf-
an sig. Hafi hann einnig aðgang að
bókhaldinu getur hann bókað milljón-
ina út af banka og inn á til dæmis
vexti, enda líkur á að milljónin týnist í
öllu vaxtaflóðinu ef stjómandinn er
sljór og gerir sér litla grein fyrir því
hvort fyrirtækið eigi að greiða einni
milljón meira eða minna í vexti.
Færsla svindlarans er hins vegar
komin inn í bókhaldið - og færslumagn
ársins - og uppgötvast hugsanlega
ekki nema í úrtaksathugun endur-
skoðenda.
AÐ FYLGJAST MEÐ NÓTUM
YFIR VÖRUKAUP
Stjómendur þurfa einnig að vera
mjög á varðbergi í vömkaupum. Finni
gjaldkeri - og hugsanlega viðskipta-
menn líka - að þar sé slælegt eftirlit
gæti hann freistast til að setja inn fals-
aðan reikning fyrir vörukaupum, og
bókað hann síðan færi hann líka bók-
hald. Sömuleiðis er þetta vísbending
til stjórnenda um að vera ævinlega
gagnrýnir á reikninga frá viðskipta-
mönnum vegna vörukaupa. Finni þeir
að h'tið er fylgst með reikningunum
geta þeir einfaldlega hækkað reikn-
ingana án þess að eftir því sé tekið.
BÓKHALD SÉ FÆRT HRATT
OGÖRUGGLEGA
Mjög mikilvægt er að bókhald sé
fært hratt og reglulega. Helst dag-
lega, ekki sex mánuðum síðar. Þá
komast mál frekar upp. Sé gjaldker-
inn að gera einhverja gloríu sér bók-
arinn að hann hefur óútskýrða hreyf-
ingu og kallar þá strax eftir skýringu
og fylgiskjölum.
SAMÞYKKTARKERFIER ÁGÆT VÖRN
í flestum fyrirtækjum er svokallað
samþykktarkerfi. Það þýðir að yfir-
maður verður ævinlega að samþykkja
alla reikninga sem gjaldkeri greiðir.
Þetta torveldar gjaldkeranum að
smeygja inn fölsuðum reikningi. Enda
mjög líklegt að slíkur reikningur færi
ekki fram hjá bókaranum.
En hvað ef bókarinn og gjaldkerinn
eru með samráð um svik? Þá verður
málið erfiðara séu yfirmenn ekki
meðvitaðir um reksturinn, vakandi
yfir því hvort eitthvað óeðlilegt sé á
seyði. Reynslan sýnir samt að hætta
á fjárdrætti er mest þegar sami mað-
urinn er bæði gjaldkeri og bókari. Lík-
ur á svindli snarminnka þegar þetta
tvennt er aðskilið og tveir þurfa að
koma að glæpnum. Líkumar minnka
svo enn meira þegar þrír eða fleiri
þurfa að taka þátt í honum.
Stjómendur mega aldrei gleyma að
til em ótal afbrigði fjárdráttarmála og
þeir verða fyrst og fremst að halda
vöku sinni. Reglan er: Gjaldkeri má
ekki hafa aðgang að bókhaldi og bók-
ari má ekki hafa aðgang að banka-
reikningi. Fjármálastjórar, sem hafa
víðtæka heimild til að taka lán í bönk-
um, geta hugsanlega tekið smávægi-
legt lán í banka og rennt því í eigin
vasa ef þeir hafa leyfi til að færa bók-
haldið - þeir verða að vísu að finna
láninu stað í bókhaldinu eftir króka-
leiðum.
ÞJÓFNAÐUR ÚR BIRGÐAGEYMSLUM
En það er ekki bara fjárdráttur sem
forstjórar og stjórnendur þurfa að
gæta sín á. Þjófnaður úr birgða-
geymslum er einnig til staðar. Það er
til dæmis veikleikamerki ef öflugt
birgðakerfi er ekki fyrir hendi í fyrir-
tæki - og að hægt sé að taka út vömr
án þess að það sé skráð sérstaklega. í
góðu, tölvuvæddu birgðakerfi er ein-
falt mál að gera rassíur og kanna
hversu mikið sé til af viðkomandi vöru
inni á lager miðað við skráða sölu og
innkaup. Ef um óeðlilega rýrnun er að
ræða verður að komast til botns í
málinu. Annaðhvort flýtur eitthvað út
af lagemum eða þjófnaðurinn á sér
stað á sölustað; við kassann.
NÓTULAUS VIÐSKIPTI
GIRÐA FYRIR EFTIRLIT
Loks þarf vart að taka fram að
hætta á fjárdrætti starfsmanna er
meiri í fyrirtækjum sem stunda svo-
nefnda svarta sölu. Þar sem viðskipti
eru að stómm hluta nótulaus. Nótu-
laus viðskipti girða í raun fyrir allt
eftirlit með starfsmönnum.
VARÚÐ! TVÆR LEIÐIR TIL AÐ SVINDLA
Önnur er að búa til útgjöld sem hann lætur fyrirtækið greiða þótt þau tilheyri því
ekki. Hin leiðin er að stinga undan tekjum sem koma inn í fyrirtækið - hann lætur
þær aldrei rata í bókhaldið. Báðar þessar leiðir eru svo með ótal afbrigðum.
29