Frjáls verslun - 01.05.2009, Page 106

106 F R J Á L S V E R S L U N • 5 . T B L . 2 0 0 9
K
y
n
n
in
g
Brynja Guðmundsdóttir, forstjóri Gagnavörslunnar, segir að menn séu farnir að gera sér grein fyrir mikilvægi varðveislu skjala og muna.
rÁÐgJÖF, uPPLÝsingaKerFi Og VarÐVeisLa
gagnavarslan
erlendar rannsóknir sýna að 10–50% vinnutíma fólks í fyrirtækjum fer í
að leita að skjölum og gögnum
sem ekki hefur verið komið
skipulega fyrir. Ætla má að hlut-
fallið sé svipað hérlendis. Hug-
mynd Brynju Guðmundsdóttur
að stofna fyrirtækið Gagnavörsl-
una var því bráðsnjöll en fyrir-
tækið sérhæfir sig í ráðgjöf í
skjalastjórnun, býður upp á
skjala- og upplýsingastýringar-
kerfi auk þess sem það tekur að
sér varðveislu skjala, muna og
menningarminja.
„Mig hafði lengi dreymt um
að stofna eigið fyrirtæki,“ segir
Brynja sem er viðskiptafræð-
ingur af endurskoðunarsviði
og hefur unnið við stjórnun í
ýmsum fyrirtækjum. „Gagna-
vörsluna stofnaði ég í nóvember
2007 og hóf starfsemina 2008
við þriðja mann. Ári seinna eru
starfsmenn orðnir 30 talsins.
Við vorum svo heppin að taka
ekki erlend lán og ekki hefur
þurft að fækka starfsmönnum
enda höfum við verið dugleg að
finna okkur verkefni svo starf-
semin megi ganga sem best.“
Gagnavarslan veitir fyr-
irtækjum og stofnunum ráðgjöf
í skjala- og upplýsingastjórnun
við að skipuleggja bæði rafræn
gögn og pappírsgögn. „Við
komum inn í fyrirtæki og
straumlínulögum og einföldum
verkferlana,“ segir Brynja,
„flokkum eldri gögn og gefum
ráð um hvernig koma megi
þeim fyrir á sem bestan hátt,
hvað skuli varðveita og hvað
megi grisja. Auk þess önnumst
við vörslu gagna, muna og
menningarminja í húsnæði
okkar sem er um 4500 fermetrar
og er á Ásbrú í Reykjanesbæ.
Fyrirtækið hefur byggt upp
sérfræðiþekkingu á skönnun og
umbúðum sem tengjast varð-
veislu. Í vörsluhúsnæðinu er
hægt að geyma m.a. skjöl, lista-
verk og menningarminjar við
rétt hita- og rakastig og þau eru
aðgengileg með skjótum hætti.“
„Að sjálfsögðu leggjum við
metnað okkar í að vera með eitt
fullkomnasta öryggiskerfi sem
völ er á. Allt er þetta mikil-
vægt svo að við getum veitt þá
gæðaþjónustu sem við viljum að
fyrirtækið sé þekkt fyrir. Í okkar
huga er góð þjónusta númer
eitt.“
Þróa skjala- og
upplýsingastýringakerfi
Hugbúnaðarsvið Gagnavörsl-
unnar er að þróa skjala- og
upplýsingastjórnunarkerfið
Core2 sem er byggt á opnum
frjálsum hugbúnaði. Fyrstu við-
skiptavinirnir eru þegar komnir
inn. Kerfið er mjög lipurt og
heldur utan um upplýsingar og
gögn á hvaða formi sem er eins
og skjöl, myndir, teikningar,
muni og svo mætti lengi telja.
Nýnæmi í þessum hugbúnaði er
að með notkun hans eru sam-
eiginlegu drifin úr sögunni og
svokallaðir verkefnavefir líka.
„Hér er boðið upp á algerlega
nýjar leiðir þar sem verið er að
selja aðgang að þjónustu en
stofnkostnaður og uppfærslu-
gjöld eru úr sögunni.“
Frábært að fá
tækifæri til að vinna
við að þróa lausnir
varðandi skjala- og
upplýsingastjórnun
og varðveislu skjala
og menningarminja
hér í framtíðinni