Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 46

Hversu ítarlegt kerfið er ræðst af þörfum fyrirtækisins
og hversu flókin starfsemin er. Efnisflokkar eiga að
vera einkennandi fyrir starfsemina. Þeir eru lag-
skiptir og fara frá hinu almenna til hins sértæka en
fjöldi yfir- og undirflokka fer eftir þörfum hverju
sinni. Mikilvægt er að nota skýr heiti og afmarkaða
flokka þannig að sem minnstur vafi leiki á hvar skjöl
skuli vista. Semja þarf efnisflokka í samráði við not-
endur og yfirfara þá reglulega þannig að þeir taki
breytingum í samræmi við eðli starfseminnar hverju
sinni.
Efnisflokkunin á að tryggja að skjöl, sem heyra
saman séu vistuð í sama flokki, þ.e. að öll gögn máls-
ins finnist á sama stað.
Hún auðveldar einnig
að setja breytilegar
reglur um aðgengi og
öryggi skjala eftir
efnisflokkum. Nota- og
varðveislugildi skjala
er einnig mismunandi
eftir eðli. Flokkunin
auðveldar þannig að
ákveða eyðingarár
skjala eftir flokkum
eða varanlega varð-
veislu ef svo ber undir.
Til þess að vista skjöl er
þess vegna nauðsyn-
legt að greina efni
þeirra og velja þeim viðeigandi efnisorð sem ákvarða
hvar í flokki skjölin lenda. Leiðbeiningar um val
efnisorða er að finna í íslenskum staðli frá árinu 1994
(ÍST ÍSO 5963:1985 1994). Atriðisorðaskrá (index) auð-
veldar notandanum að fmna hvar í kerfinu skjöl um
ákveðið efni er að fmna og einnig hvar ætti að vista
tiltekin skjöl.
í leiðbeiningunum er sýnt dæmi úr skjalaflokkun-
arkerfi. Dæmið er töluliðakerfi, sem felur í sér óend-
anlega útvíkkunarmöguleika, og er gott svo langt sem
það nær (ISO/TR 15489-2:2001 2001, 9). Að semja að-
gengilegt skjalaflokkunarkerfi byggt á efnisflokkum
er tímafrekasta og vandasamasta verkið við að koma
á kerfisbundinni skjalastjórn. Það hefði því gjarnan
mátt taka meira rúm í leiðbeiningunum undir ráð-
leggingar og dæmi um hvernig best væri að verki
staðið við samningu skjalaflokkunarkerfis. í kennslu-
bókum um skjalastjórn er heldur ekki um auðugan
garð að gresja hvað þetta efni varðar. í bókinni Infor-
mation and Records Management er þó nokkurn viðbót-
arfróðleik að finna um skjalaflokkunarkerfi (Robeck
o.fl. 1996, 98-130).
Gerð geymslu- og grisjunaráætlunar krefst fyrst
ákvörðunar um hvaða skjöl skuli verða hluti skjala-
safnsins en hversu lengi skjalið skuli varðveitt ræðst
af þörfum skipulagsheildarinnar og ytri kröfum.
Skipulagsheildir þurfa að varðveita upplýsingar um
ákvarðanir, viðskipti, samninga og gjörðir sínar, svo
lengi sem það þjónar viðskiptalegum tilgangi, en
skjölum ætti að eyða á kerfisbundinn hátt þegar varð-
veisla þeirra hefur ekki lengur neinn tilgang. Taka
þarf tillit til lagaskyldu um varðveislu skjala og sum
skjöl hafa einnig varanlegt gildi og ber þess vegna að
varðveita. Má þar nefna söguleg skjöl og skjöl sem
hafa varanlegt sönnunargildi um starfsemina.
Aðgengis- og öryggisstefna felur í sér formlegar
reglur um hverjir skuli hafa aðgang að tilteknum
skjölum og undir hvaða kringumstæðum. Hún felur
einnig í sér að skjöl séu varðveitt þannig að notagildi
þeirra, áreiðanleiki og
upprunaleiki sé tryggð-
ur svo lengi sem þeirra
er þörf. Aðstæður við
geymslu og meðhöndl-
un skjala þurfa einnig
að vera þannig að þau
glatist ekki og séu
varin fyrir óheimilu
aðgengi, eyðileggingu,
þjófnaði og hamförum.
Rafræn skjöl þarfnast
sérstakrar umhirðu til
þess að þau séu áfram
aðgengileg þrátt fýrir
breytingar á tölvukerf-
um.
Kerfisbundinn efnisorðalykill (thesaurus) er meira
en einföld atriðisorðaskrá (index) þar sem hann er
skipulegur listi orða og hugtaka, sem eru tengd saman
á kerfisbundinn hátt, eftir innbyrðis tengslum, skyld-
leika og/eða lagskiptingu. Reglur um gerð kerfisbund-
ins efnisorðalykils er að fmna í enn einum staðlinum,
ISO 2788 (ISO 2788 1986). Kerfisbundinn efnisorðalykill
er til rriikils hagræðis við skipulagningu skjala.
í kafla 9 eru ennfremur raktir helstu vinnuferlar í
skjalastjórn en þeir fá einnig nánari umfjöllun í leið-
beiningunum.
• Myndun og uarðueisla (capture) felur í sér ákvörðun
um hvaða skjöl skuli verða til og hver þeirra skuli
varðveita. Þessi ákvörðun þarf einnig að taka til
móttekinna skjala enda er ekki nauðsynlegt að
varðveita skjöl sem ekki krefjast aðgerða af hálfu
skipulagsheildarinnar eða starfsmanna hennar. Hér
er átt við skjöl sem fela ekki í sér neinar skyldur,
ábyrgð eða upplýsingar um þá starfsemi sem skipu-
lagsheildin er í forsvari fýrir. Varðveislunni þurfa
einnig að tengjast þau lýsigögn sem setja innihald
skjala í samhengi (context) og veita upplýsingar um
gerð þeirra. Án þess geta skjöl ekki verið heimild
um gjörðir og atvik og skiljanleg þegar þau eru
endurheimt. Þetta mikilvægi hefur orðið augljósara
með vaxandi fjölda skjala í tölvutæku formi án
44
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002