Bókasafnið - 01.01.2002, Page 47

samhengis við lýsigögn. Sem dæmi má nefna verð-
lista á Excel skjali þar sem lýsigögnin vantar, svo
sem hver er höfundur, við hvaða gengi er miðað og
dagsetningin er síbreytileg. Án þessara tenginga er
skjalið merkingarlítið, jafnvel merkingarlaust.
Alls konar rafræn og oft síbreytileg gögn er einnig
að finna í almenningum eins og á Internetinu. ISO 690-
2 þallar um hvemig vísa skuli til slíkra gagna (ISO
690-2 1997) en skjalastjórnarstaðallinn tekur á því
hvemig tryggja má áreiðanleika þessara gagna,
hvaða upplýsingar um heimasíðuna og gerð hennar
ætti að varðveita og hvernig við sönnum hvert var
efni hennar á hverjum tíma. (Steemson. Global
experiences 2001,35).
Tilgangurinn með því að fanga skjöl í skjalastjóm-
arkerfi er ekki einungis að tengja saman höfund
skjals og í hvaða samhengi skjalið er myndað heldur
einnig að setja skjalið í samhengi í skjalastjórnar-
kerfinu og tengja það öðmm skjölum er málið varða.
Þær aðferðir, sem beitt er í þessu efni, em t.d. efnis-
flokkun og efniskráning sem gerir kleift að tengja
saman skjöl efnislega, ákvarða aðgang að þeim og
geymslutíma en skrásetning veitir sönnun þess að
skjalið er til í skjalastjómarkerfmu.
• Skráning (registration). Megintilgangur hennar er að
veita formlega sönnun þess að skjal hafi borist eða
verið myndað. Skjalaskráin, þar sem tilvist skjala er
skráð, er sjálfstætt skjal. Þar er að lágmarki að fmna
upplýsingar um dagsetningu skjals og tíma skrán-
ingar; efni, titil eða skammstafaða lýsingu skjals;
nafn höfundar, sendanda eða móttakanda og skrá-
setningareinkenni svo sem númer, sem skjali er
gefið, við myndun eða móttöku. Búi starfsemin yfir
skjalaflokkunarkerfi er flokkunin framkvæmd fyrir
skráningu og hún jafnframt skráð.
Mikilvægi skráningar hefur aukist með tilkomu
rafrænna skjalastjórnarkerfa. Með notkun þeirra
er auðvelt að halda utan um afgreiðslu erinda,
hvar mál eru stödd eða hvar þau eru til umfjöllun-
ar. Hér á landi hafa nokkur slík kerfi náð tölu-
verðri útbreiðslu.
• Geymsla (storage). Staðallinn leggur fyrir nokkrar
meginreglur um geymslu skjala. Skjöl á að varð-
veita á miðlum sem tryggja notkunarmöguleika
þeirra, áreiðanleika, upprunaleika og varðveislu
svo lengi sem þeirra er þörf. Aðstæður við geymslu
og meðhöndlun þurfa að vera slíkar að skjöl séu
varin fyrir óheimilu aðgengi, tapi, þjófnaði eða
ótímabærri eyðingu af völdum manna jafnt sem
náttúru. Staðallinn undirstrikar einnig að skjöl á
tölvuöld geta auðveldlega orðið tröllum gefin og
verða tæpast endurheimt ef þess er ekki gætt að
færa gögn, sem enn hafa notagildi, á milli geymslu-
miðla við breytingar á tölvukerfum eða forritum.
í leiðbeiningunum er að finna upptalningu og
umfjöllun um helstu atriði sem eru mikilvæg við
val kosta við geymslu og meðhöndlun skjala. Má
þar nefna umfang og vöxt skjalasafnsins, notkun
skjala, þarfir vegna öryggismála og viðkvæmra
upplýsinga í skjölum, form skjala en reglulega þarf
t.d. að fríska upp á rafræn gögn, tíðni notkunar og
nauðsyn aðgengis og loks kostnað við geymslu eftir
geymslustað og aðferðum.
Geymslustaður - virkra skjala þarf að vera
aðgengilegur og skjöl má ekki geyma þar sem
hætta er á að þau eyðileggist vegna vatns, bruna,
meindýra, raka eða óstöðugs hita svo að dæmi séu
nefnd. Búnaður þarf einnig að vera við hæfi. Varð-
andi tölvugögn er afritataka sjaldnast of oft ítrek-
uð og það undirstrikað að öryggisafrit séu geymd
fjarri starfsstöð þannig að ekki sé hætta á að hvort
tveggja glatist samtímis.
• Notkun og rekjanleiki (use and tracfeing). Nauðsynlegt er
að geta staðsett skjöl sem em í notkun, hvar þau em
í vinnuferli og hver hefur þau undir höndum. Ekki
eiga allir að hafa aðgang að öllum skjölum. Þess
vegna er nauðsynlegt að tiltaka hver hefur aðgang að
tilteknum skjölum og hvaða öryggis skal gætt vegna
þeirra. Aðgengi aðila utan stofnunar er einnig úr-
skurðaratriði á gmndvelli laga. í lögum hinna ýmsu
ríkja um persónuvemd er víða krafist að aðgangur og
notkun slíkra upplýsinga sé skráður. Tölvuvædd
skjalastjómarkerfi skrá slíkan aðgang með sjálf-
virkum hætti. Þessi kerfi gera það líka auðveldara að
staðsetja skjöl bæði með tilliti til stöðu og staðs.
Auðvelt er að greina hverra aðgerða er þörf varðandi
tiltekið skjal/mál, hver ber ábyrgð á afgreiðslu þess,
hvenær afgreiðslu þess ber að ljúka o.s.frv. Þegar
margir hafa aðgang að skjölum á pappírsformi er
nauðsynlegt að nota einhvers konar útlánskort sem
sýna hver er með viðkomandi skjal/mál og hvenær
hann fékk það í hendur. Varðveisla útlánskorta með
skjali í skjalagejtmslu sýnir hverjir hafa haft aðgang
að viðkomandi skjali en það getur verið nauðsynlegt
af öryggisástæðum eins og fýrr greinir.
• Varanleg uarðueisla eða eyðing (implementation of
disposition). Einungis söguleg skjöl og skjöl mikil-
væg starfseminni eru geymd varanlega. Hvað
önnur skjöl varðar kemur að því fyrr eða síðar að
þeim skuli eytt. Eyðingu skjala þarf hins vegar
ávallt að heimila formlega. Varðandi bókhalds-
skjöl er einfaldast að tiltaka eyðingarárið um leið
og þessi skjöl eru sett í geymslu út frá reglum um
lágmarksgeymslutíma samkvæmt lögum.
Geymslutími skjala ræðst þannig af eðli þeirra
og mikilvægi fyrir starfsemina. Eyðing skjala
ákvarðast út frá því. Skjölum er varða væntanleg
eða yfirstandandi málaferli eða rannsókn máls
má þó aldrei eyða fyrr en slík mál eru um garð
gengin. Einnig verður að gæta þess við eyðingu að
ekki sé misfarið með trúnað eða öryggi upplýs-
inga. Hvað tölvugögn varðar þarf einnig að gæta
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002
45