Bókasafnið - 01.04.1997, Blaðsíða 73

Frá því „Félag um skjalastjórn" var stofnað í árslok 1988
hefur verið talsverð gróska á því fagsviði sem nefnt hefur verið
skjalastjórn (records management). Sumir töldu að hið gamla
orð skjalavarsla næði fullkomlega yfir hið nýja fagsvið. T.d.
kom út sama ár rit á vegum Þjóðaskjalasafns íslands sem heitir
„Skjalavarsla stofnana. Handbók“ og fjallar í raun einnig um
meðferð skjala á skrifstofum. Orðið skjalastjórn hefur þó náð að
hasla sér völl við hlið skjalavörslu. Þegar rætt er um skjalastjórn
er átt við kerfisbundna stjórn á öllum upplýsingum innan
fyrirtækis eða stofnunar frá því skjöl verða til og þar til þeim er
eytt eða þeim komið í varanlega geymslu á skjalasöfnum.
Skjalavarsla er, að mati höfunda, meira hin eiginlega varsla
skjalanna þegar þau eru komin í varanlega geymslu á
skjalasöfnum (bls. 16). Með þessum hugtökum er kannski verið
að ýta til hliðar orðinu skjalavarsla sem í áratugi hefur einnig
náð til þeirra þátta sem skjalastjórn er sögð taka til. Eðlilegt má
telja að varpa fram nýjum hugtökum þó til séu önnur fyrir. Tfm-
inn mun leiða í Ijós hvað heldur velli. Ekki finnst mér líklegt að
orðið skjalaver sem merkir „safn eldri óvirkra skjala einkafyrir-
tækja“, muni lifa lengi, en hver veit? Það virkar eins og léleg
þýðing á enska orðinu Record Center en til þessa hefur skjala-
safn með sinni þreföldu merkingu dugað ágætlega. Orðið bóka-
safn getur t.d. átt við annað hvort safn bóka eða upplýsinga-
stofnunina bókasafn. En það væri merki um nýsköpunarkraft í
bókavarðastétt að kalla bókasöfn bókaver. Fleira er með enskum
þýðingarbrag eins og hugtakið endurheimt skjala.
Það skar strax í augu við lestur ritsins að notað er orðið
„skjalastjórnun" í stað orðsins „skjalastjórn“ sem hefur unnið
sér þegnrétt. Annar höfunda, Alfa Kristjánsdóttir, var á sama
tíma og bókin kom út formaður „Félags um skjalastjórn" en ekki
skjalastjórnunar. Ekki er unnt að sjá hvað hefur vakað fyrir
höfundum að nota fremur hið lengra og óþjálla orð.
Hugtakið lífshlaup skjals er kynnt í þessari bók. Þar er átt við
að skjal verður til, því er dreift, það er notað, það er vistað á
skrifstofum og í samræmi við skjalaáætlun er því annað hvort
komið í varanlega geymslu eða því er fargað. Umfjöllun um
lífshlaup skjals er nýstárlegasti og besti þáttur þessara rits. Mér
vitanlega hefur ekki verið fallað jafn ítarlega um þetta hugtak á
íslensku áður. Hugmyndin um lífshlaupið fær fólk til að sjá
skjala- og upplýsingastjórn sem ferli sem stöðugt þarf að
fylgjast með, „frá vöggu til grafar“. Unnt er að greina lífshlaup
skjala í fleiri eða færri stig eftir eðli skjalsins og starfsemi
fyrirtækja. T.d. hefur bíómiði að jafnaði aðeins líftíma á meðan
á bíósýningu stendur. Fyrsta hálfa mínútan er virkur líftími en
næstu tveir tímar óvirkur tími og síðan er bíómiðanum, skjalinu,
nær undantekningarlaust eytt. Annað gildir um lögfræðilega
greinargerð sem er hluti af dómsmáli, slík greinargerð er varð-
veitt um aldur og ævi. Þannig þarf að gera grein fyrir öllum
skjölum á skrifstofum jafn merkilegum sem ómerkari gögnum
og skrá ferli þeirra í skjalaáætlun. Þetta benda höfundar vel á.
1 viðauka er gerð grein fyrir helstu lögum er lúta að
skjalavörslu. Þar er fjallað um lög um Þjóðaskjalasafn, stjórn-
sýslulög, lög um meðferð og skráningu persónuupplýsinga; lög
um bókhald og reglugerð um sjúkraskrár og skýrslugerð varð-
andi heilbrigðismál. Sagt er frá því að í Bandankjunum séu f
gddi um 3.000 lög sem varða skjöl og upplýsingar, en hins vegar
se hér á landi ekki um jafn auðugan garð að gresja. Hér hefðu
höfundar mátt gera betur. Margfalt fleiri lög hér á landi eru til
sem tengjast skjalavörslu og skjalastjórn og hefði verið full
ástæða til að hafa lista yfir þau og kynna stuttlega.
Aftast í ritinu er skrá yfir helstu hugtök í skjalastjórn sem
notuð eru í þessari bók. Mörg hugtök eru ný, önnur eru skil-
greind á annan hált en tíðkast hefur og inn á milli eru gamal-
kunnug hugtök. Höfundar eru ófeimnir við að nota eigin útgáfur
af hugtökum og heppnast það misvel eins og ég hef tíundað hér
að framan.
Jákvætt er að sjá hvernig útgáfa handbóka Þjóðskjalasafns
Islands skilar sér beint eða óbeint inn í ritið Skjalastjórnun. Unnt
hefði verið að finna að fjölmörgum öðrum þáttum í þessu kveri,
en þakka einnig betur það sem vel er gert. Eg læt hér staðar
numið og þakka höfundum snöfurmannlegt framtak.
Mag 'nús Guðmundsson
Böðvar Kvaran: Auðlegð Islendinga. Brot úr sögu íslenzkrar
bókaútgáfu og prentunar frá öndverðu fram á þessa öld.
Reykjavík: Hið ísienska bókmenntafélag, 1995.
Þegar ritstjóri Bókasafnsins kom að máli við mig og bað mig
um að skrifa um bókina Auðlegð íslendinga rifjaði það upp fyrir
mér að fyrir tuttugu árum var ég ritstjóri þess blaðs og reyndar
fyrsti ritstjórinn. Eg hafði þó ekki komið neitt að undirbúningi
þess máls en á þeim árum voru nokkrir flokkadrættir í stétt
bókavarða og þótti heppilegt að fá ritstjóra sem hafði ekki
skoðun eða áhuga á þeim málum sem ágreiningur var um. Ég
var þá bókavörður við Háskólabókasafnið en hvarf úr starfi
1978 og hef lítið haft afskipti af málefnum bókavarða síðan. Er
mér það á vissan hátt ánægjuefni að rita stutta grein í blaðið.
Böðvar Kvaran, höfundur bókarinnar sem hér er til
umfjöllunar, hefur áratugum santan verið þekktur að ahúga og
þekkingu á bókum. Hann er safnari og menn með söfnunareðli
eru oft mjög fróðir um áhugamál sín. Hann hefur samið með
Einari Sigurðssyni skrá yfir íslensk tímarit [1773-1973].
Tilgangur höfundar er að gefa lesendum hugmynd um
íslenska bókaútgáfu frá upphafi bæði á Islandi og í útlöndum.
Hann tengir hana líka andlegu lífi þjóðarinnar á hverjum tíma
enda tengist þetta tvennt með ýmsunt hætti þótt ekki sé hægt að
segja að bókaútgáfa hafi verið beinlínis spegilmynd af þeim
áhugamálum sem voru efst á baugi á hverjum tíma.
Höfundurinn skrifar bók sína í þægilegum rabbstíl og kryddar
frásögn sína oft dæmum frá bókasöfnun sinni og bókasýsli. Mér
finnst að hann hefði átt að kalla bókina "Bókaspjall" frekar en
Auðlegð Islendinga, það hefði lýst henni betur. Hún er t.d. ekki
ósvipuð bókinni Handritaspjall eftir Jón Helgason prófessor. Þar
eru efnistök ekkert ólík því sem er hjá Böðvari Kvaran. Þar er
fjallað um hvernig handritin urðu til, söfnun þeirra og sögu
einstakra handrita, eigendur þeirra o.fl.
Bókagerð byggist ekki aðeins á höfundum, það þarf líka
prentsmiðjur, prentara og bókbindara. Hinn tæknilegi þáttur
breyttist ekki mjög mikið frá dögum Gutenbergs fram á 20. öld.
íslenskir prentarar hafa verið áhugasamir um sögu sína og bætir
Böðvar ekki miklu við það sem áður hafði komið fram í Fjögur
hundruð ára sögu prentlistarinnar á íslandi eftir Klemens
Jónsson og ritgerðum Haralds Sigurðssonar svo dæmi sé tekið.
Ég sakna þess að ekki sé vitnað í ritgerð eftir Harald sem nefnist
Ágrip af sögu prentlistar á íslandi og birtist í 14. og 15. hefti
Bókaormsins 1985. Sú ritgerð átti upphaflega að koma út í
einhverju afmælisriti prentarafélagsins sem aldrei kom út. Ég
held að þar sé besta yfirlit um þetta efni sem samið hefur verið
og þar sem það er mátulega langt hefur hún verið notuð við
kennslu í Iðnskólanum og víðar.
Hugtakið bókfræði (bibliography) er svolítið fljótandi. í
Alfræðiorðabók Arnar og Örlygs er það skilgreint sem fræði-
grein sem fjallar um bókaskrárgerð, sögu bókagerðar og lýsingu
bóka með tilliti til prentunar, bókbands, myndskreytingar o.fl.
Fyrsti íslendingurinn sem sinnti þessu að einhverju marki hefur
liklega verið Árni Magnússon því hann var mjög fróður um
bækur ekki síður en handrit. Jón Jónsson Borgfirðingur (1826-
1912) er annars yfirleitt talinn brautryðjandi á þessu sviði hér á
BÓKASAFNIÐ 21. ÁRG. 1997 73