Frjáls verslun


Frjáls verslun - 01.09.2002, Blaðsíða 70

Frjáls verslun - 01.09.2002, Blaðsíða 70
GREIN TÖLVUKERFI Standast tölvukerfin væntingar stórnenda? / I könnun, sem KPMG ráðgjöfgerði hérlendis árið 2000 meðal stjórnenda 100 stærstu fyrir- tækja landsins, taldi aðeins ríflega helmingur viðmælenda að innleiðing núverandi tölvu- kerfis hefði gengið vel og staðist væntingar? Hvernig má þetta vera? Eftir Theodór Ottósson Myndir: Geir Ólafsson jr Ikönnun, sem KPMG ráðgjöf gerði hérlendis árið 2000 meðal stjórnenda 100 stærstu fyrirtækja landsins, taldi aðeins ríflegur helmingur viðmælenda að innleiðing núverandi kerfis hefði gengið vel. Til eru erlendar kannanir sem sýna töluvert lægri tölur yfir vel heppnaða innleiðingu eða aðeins 10 - 25 % þar sem vel eða sæmilega hefur til tekist. En hvernig má það vera að ný tölvukerfi standa ekki undir væntingum stjórnenda? Ástæðan er þessi: Of fá fyrirtæki gefa sér nægan tíma í byijun til þess að skilgreina stefnu, markmið og fyrirtækjamenningu til að aðlagast tæknilegum lausnum. Stjórnendur velta síðan vöngum yfir því hvers vegna innleiðing tölvukerfa skilar ekki þeim tilætlaða árangri sem hugbúnaðarsalar og ráðgjafar lofuðu. Innleiðing á nýju heildartölvukerfi er ekki lokaáfangi eins og sum fyrirtæki álíta. Nauðsynlegt er að horfa á heildarmyndina á viðskipta- legum grunni. Innleiðing á nýju tölvukerfi er ekki bara einföld tæknileg uppfærsla. Þegar lagt er af stað þarf að skilgreina viðskiptaleg markmið fyrirtækisins, leggja mat á fyrirtækja- menningu og skoða hvaða hugsanleg áhrif nýtt kerfi hefur á skipulagsheildina. Nákvæm áætlun um þetta er forsenda að vel heppnaðri innleiðingu, annars er hætta á að afleiðingarnar geti orðið slæmar. Áætlanagerð Oftar en ekki bregðast áætlanir. Verkefnið dregst úr hömlu, kostnaður margfaldast og góðar fyrirætlanir um ný og betri vinnubrögð renna út í sandinn. Frávik frá áætlunum koma mjög oft seint fram. Kostnaður og framgangur verkeíhis helst sjaldnast í hendur. Þannig getur stór hluti af kostnaðaráætluninni verið notaður en aðeins ríflega helmingur af verkinu verið fram- kvæmdur. Það er oft mjög erfitt að sjá þetta þar sem verkefnið gengur vel í fyrstu en síðustu skrefin geta verið erfið og ef til vill taka síðustu 20% verkefnisins jafn langan tíma og þau 80% sem lokið er. Hvað er það einkum sem veldur því að áætlanir fara úr böndunum? Ekki var nægjanlega vel staðið að þarfagreiningu. Markmið voru óljós. Samningar voru ekki nægjanlega skýrir. Það vantaði „eiganda" að kerfinu. Verkefnisstjórn var ábótavant. Stjórnendur stóðu ekki nægjanlega vel að baki verkefninu. Skortur var á ákvarðanatöku eða hún dróst. Verkefnið var meira drifið áfram af tölvumönnum en stjórnendum. Ábyrgðarskipting í verkefninu var óljós, og þannig mætti lengi telja. Innleiðingu á nýju tölvukerfi svipar á margan hátt til nýbyggingar. Hver man ekki eftir byggingu Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar eða skrif- stofum Alþingis við Austurstræti? Til þess að geta hafist handa við smíðina þarf að vita hvað á að smíða. Það kann ekki góðri lukku að stýra að þróa og hanna húsnæði jafnóðum og smíðin á sér stað. I dag er ekki nægjanlegt að gera eingöngu áætlanir um innleiðingu. Huga þarf að þvi hvað síðan tekur við. Gera þarf áætlanir um rekstur, aðstoð, uppfærslur, aðlaganir, nýjar einingar, þjálfun o.fl. Nútíma viðskiptaumhverfi er síbreytilegt og ávallt þörf á að aðlagast nýjum aðstæðum. Undir það þurfa fyrirtæki að vera búin. Kostnaður Fyrirtæki ættu að líta á fjárfestingu í upplýsinga- tækni sem hveija aðra fjárfestingu sem skila á arði. Það er oft erfitt að meta fjárhagslegan ávinning þegar árangurinn kemur fram óbeint, eins og í endurbættum vinnuferlum, auknum sveigjanleika, þróunarmöguleikum o.fl. Því hættir fyrirtækjum gjarnan til að láta hlutina kosta sem minnst og horfa á lægstu tölurnar þegar kaup og innleiðing á nýju tölvukerfi stendur fyrir dyrum. Þannig er gjarnan horft fram hjá endanlegum kostnaði sem hlýst af því að fá starfshæft kerfi í gang. Mikilvægir hlutir eins og þarfagreining og verkefnastjórn eru gjarnan skornir í burtu og horft fram hjá kostnaði eigin starfsfólks sem taka verður þátt í innleiðingunni. Þvi hefur gjarnan verið haldið fram, í gamni og alvöru, að margfalda megi áætlanir tölvumanna með pí. Það er svo sem ekki verri þumalputtaregla en hver önnur en dæmi eru um ennþá meiri frávik frá tilboðum og áætlunum þegar upp er staðið. Sú áætlun sem stjórnendur fyrirtækja horfa á í byrjun og taka ákvörðun út frá er gjarnan fjárfesting í hug- og vél- búnaði, gjarnan 70-80%, og uppsetningarkostnaður, 20-30%. Þegar upp er staðið er reyndin þveröfug. Þessi hlutföll hafa snúist við. Kostnaður við vandaða þarfagreiningu og undirbúning er einungis litið brot af þessu og getur borgað sig strax með mark- vissri vinnu við innleiðinguna og aukið likurnar á að upplýsinga- kerfið svari upphaflegum væntingum. Lykilatriði Þær innleiðingar á tölvukerfum sem hvað best eru heppnaðar eru unnar út frá viðskiptalegri nálgun frá byijun. Vel skilgreind og skýr markmið eru sett í byijun og fylgst er með Innleiðingu á nýju tölvukerfi svipar á margan hátt til nýbyggingar. Hver man ekki eftir byggingu Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar eða skrifstofum fllþingis við Austurstræti? Til þess að geta hafist handa við smíðina þarf að vita hvað á að smíða. 70
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80
Blaðsíða 81
Blaðsíða 82
Blaðsíða 83
Blaðsíða 84
Blaðsíða 85
Blaðsíða 86
Blaðsíða 87
Blaðsíða 88
Blaðsíða 89
Blaðsíða 90
Blaðsíða 91
Blaðsíða 92
Blaðsíða 93
Blaðsíða 94
Blaðsíða 95
Blaðsíða 96
Blaðsíða 97
Blaðsíða 98
Blaðsíða 99
Blaðsíða 100

x

Frjáls verslun

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Frjáls verslun
https://timarit.is/publication/282

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.