Frjáls verslun - 01.09.2002, Page 70

GREIN TÖLVUKERFI
Standast tölvukerfin
væntingar stórnenda?
/
I könnun, sem KPMG ráðgjöfgerði hérlendis
árið 2000 meðal stjórnenda 100 stærstu fyrir-
tækja landsins, taldi aðeins ríflega helmingur
viðmælenda að innleiðing núverandi tölvu-
kerfis hefði gengið vel og staðist væntingar?
Hvernig má þetta vera?
Eftir Theodór Ottósson Myndir: Geir Ólafsson
jr
Ikönnun, sem KPMG ráðgjöf gerði hérlendis árið 2000 meðal
stjórnenda 100 stærstu fyrirtækja landsins, taldi aðeins
ríflegur helmingur viðmælenda að innleiðing núverandi kerfis
hefði gengið vel. Til eru erlendar kannanir sem sýna töluvert
lægri tölur yfir vel heppnaða innleiðingu eða aðeins 10 - 25 % þar
sem vel eða sæmilega hefur til tekist. En hvernig má það vera að
ný tölvukerfi standa ekki undir væntingum stjórnenda? Ástæðan
er þessi: Of fá fyrirtæki gefa sér nægan tíma í byijun til þess að
skilgreina stefnu, markmið og fyrirtækjamenningu til að aðlagast
tæknilegum lausnum. Stjórnendur velta síðan vöngum yfir því
hvers vegna innleiðing tölvukerfa skilar ekki þeim tilætlaða
árangri sem hugbúnaðarsalar og ráðgjafar lofuðu. Innleiðing á
nýju heildartölvukerfi er ekki lokaáfangi eins og sum fyrirtæki
álíta. Nauðsynlegt er að horfa á heildarmyndina á viðskipta-
legum grunni. Innleiðing á nýju tölvukerfi er ekki bara einföld
tæknileg uppfærsla. Þegar lagt er af stað þarf að skilgreina
viðskiptaleg markmið fyrirtækisins, leggja mat á fyrirtækja-
menningu og skoða hvaða hugsanleg áhrif nýtt kerfi hefur á
skipulagsheildina. Nákvæm áætlun um þetta er forsenda að vel
heppnaðri innleiðingu, annars er hætta á að afleiðingarnar geti
orðið slæmar.
Áætlanagerð Oftar en ekki bregðast áætlanir. Verkefnið dregst
úr hömlu, kostnaður margfaldast og góðar fyrirætlanir um ný og
betri vinnubrögð renna út í sandinn. Frávik frá áætlunum koma
mjög oft seint fram. Kostnaður og framgangur verkeíhis helst
sjaldnast í hendur. Þannig getur stór hluti af kostnaðaráætluninni
verið notaður en aðeins ríflega helmingur af verkinu verið fram-
kvæmdur. Það er oft mjög erfitt að sjá þetta þar sem verkefnið
gengur vel í fyrstu en síðustu skrefin geta verið erfið og ef til vill
taka síðustu 20% verkefnisins jafn langan tíma og þau 80% sem
lokið er. Hvað er það einkum sem veldur því að áætlanir fara úr
böndunum? Ekki var nægjanlega vel staðið að þarfagreiningu.
Markmið voru óljós. Samningar voru ekki nægjanlega skýrir.
Það vantaði „eiganda" að kerfinu. Verkefnisstjórn var ábótavant.
Stjórnendur stóðu ekki nægjanlega vel að baki verkefninu.
Skortur var á ákvarðanatöku eða hún dróst. Verkefnið var meira
drifið áfram af tölvumönnum en stjórnendum. Ábyrgðarskipting
í verkefninu var óljós, og þannig mætti lengi telja. Innleiðingu á
nýju tölvukerfi svipar á margan hátt til nýbyggingar. Hver man
ekki eftir byggingu Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar eða skrif-
stofum Alþingis við Austurstræti? Til þess að geta hafist handa
við smíðina þarf að vita hvað á að smíða. Það kann ekki góðri
lukku að stýra að þróa og hanna húsnæði jafnóðum og smíðin á
sér stað. I dag er ekki nægjanlegt að gera eingöngu áætlanir um
innleiðingu. Huga þarf að þvi hvað síðan tekur við. Gera þarf
áætlanir um rekstur, aðstoð, uppfærslur, aðlaganir, nýjar einingar,
þjálfun o.fl. Nútíma viðskiptaumhverfi er síbreytilegt og ávallt
þörf á að aðlagast nýjum aðstæðum. Undir það þurfa fyrirtæki að
vera búin.
Kostnaður Fyrirtæki ættu að líta á fjárfestingu í upplýsinga-
tækni sem hveija aðra fjárfestingu sem skila á arði. Það er oft
erfitt að meta fjárhagslegan ávinning þegar árangurinn kemur
fram óbeint, eins og í endurbættum vinnuferlum, auknum
sveigjanleika, þróunarmöguleikum o.fl. Því hættir fyrirtækjum
gjarnan til að láta hlutina kosta sem minnst og horfa á lægstu
tölurnar þegar kaup og innleiðing á nýju tölvukerfi stendur fyrir
dyrum. Þannig er gjarnan horft fram hjá endanlegum kostnaði
sem hlýst af því að fá starfshæft kerfi í gang. Mikilvægir hlutir
eins og þarfagreining og verkefnastjórn eru gjarnan skornir í
burtu og horft fram hjá kostnaði eigin starfsfólks sem taka
verður þátt í innleiðingunni. Þvi hefur gjarnan verið haldið fram,
í gamni og alvöru, að margfalda megi áætlanir tölvumanna með
pí. Það er svo sem ekki verri þumalputtaregla en hver önnur en
dæmi eru um ennþá meiri frávik frá tilboðum og áætlunum þegar
upp er staðið. Sú áætlun sem stjórnendur fyrirtækja horfa á í
byrjun og taka ákvörðun út frá er gjarnan fjárfesting í hug- og vél-
búnaði, gjarnan 70-80%, og uppsetningarkostnaður, 20-30%. Þegar
upp er staðið er reyndin þveröfug. Þessi hlutföll hafa snúist við.
Kostnaður við vandaða þarfagreiningu og undirbúning er
einungis litið brot af þessu og getur borgað sig strax með mark-
vissri vinnu við innleiðinguna og aukið likurnar á að upplýsinga-
kerfið svari upphaflegum væntingum.
Lykilatriði Þær innleiðingar á tölvukerfum sem hvað best eru
heppnaðar eru unnar út frá viðskiptalegri nálgun frá byijun. Vel
skilgreind og skýr markmið eru sett í byijun og fylgst er með
Innleiðingu á nýju tölvukerfi svipar á margan hátt til nýbyggingar. Hver man ekki eftir
byggingu Flugstöðvar Leifs Eiríkssonar eða skrifstofum fllþingis við Austurstræti? Til
þess að geta hafist handa við smíðina þarf að vita hvað á að smíða.
70