Frjáls verslun - 01.09.2002, Blaðsíða 71

GREIN TÚLVUKERFI
framgangi verkefnisins í gegnum allan líftíma þess. I verkefna-
stjórn eru settir stjórnendur á viðskiptasviði, fremur en yfir-
menn tæknimála. Stjórnendur sem hafa ákvörðunarvald,
þekkja reksturinn og geta framkvæmt nauðsynlegar breytingar
til þess að ná árangri. Líta þarf til rekstrarins í heild, allt frá
framleiðslu til dreifingar, þjónustu við viðskiptamenn, sölu og
kynningar, skipulagsheildar, stjórnunarreynslu o.fl. Ovarlegt er
að treysta tölvuráðgjöfum, sem kunna að setja búnaðinn upp, til
þessara verkefna, með fullri virðingu fyrir þeim. Arangursríkt
kann einnig að reynast að ráða óháðan ráðgjafa að verkefninu
til aðstoðar við stefnumótun.
Hér er lykilatriðið að þekking og reynsla sé rétt nýtt. Þeir sem
skilja og þekkja tæknina og þeir sem skilja og þekkja við-
skiptaumhverfi fyrirtækisins og hafa sljórnunarreynslu, leggja
saman krafta sína til að ná fyrirfram skilgreindu markmiði.
Þarfagreining Grunnurinn að því að innleiðing heppnist vel er
að vita hvaða þarfir á að uppfylla. Það er fyrirtækið eitt og not-
endur tölvukerfisins sem þurfa að segja til um væntanlega virkni
þess. Ákaflega oft bregst þessi þáttur. Eftír innleiðingu nýs tölvu-
kerfis gætir megnrar óánægju með nýja kerfið. Hveijar skyldu
vera ástæður þessa? Oft eru notendur beðnir um að skilgreina
kröfur og þarfir nýs kerfis. Greining á óskum notenda er oft erfið
og lítið sem kemur út úr henni. Stundum er ástæðan sú að fyrir-
tækið hefur ekki nægjanlega skilgreind markmið og notendur
því í óvissu um hvernig nýtt tölvukerfi á að stuðla að því að
markmið fyrirtækisins náist. Daglegar starfsskyldur hafa for-
gang fram yfir greiningarvinnu sem er þvi látin sitja á hakanum.
Þegar komið er að skiladegi á þarfagreiningu liggur oft litið fyrir
og niðurstaðan sögð að stöðluð lausn sé það sem sóst er eftír.
Stjórnendur þurfa að gera sér grein fyrir mikilvægi þess að
vönduð greiningarvinna fari fram. Til verksins þarf starfsmenn
með ákvörðunarvald og þekkingu á fyrirtækinu og að daglegum
starfsskyldum sé létt af þeim tímabundið. Reynslan sýnir að
margar góðar hugmyndir vakna fyrst eftír að notendur kynnast
nýjum búnaði og sjá í raun nýja möguleika. Meðhöndlun og
stýring á breytingum er oft erfið og að jafnaði til þess faflin að
setja tíma- og kostnaðaráætlanir úr skorðum.
Hvað er góður árangur? Þegar upp er staðið að lokinni innleið-
ingu spyrja menn gjarnan hvað sé svo sem gott við nýja kerfið og
í hveiju það taki hinu gamla fram. Ekki er nægjanlegt að innleið-
ingin sjálf hafi heppnast heldur þurfa markmiðin með innleiðing-
unni einnig að hafa náðst Til að meta góðan árangur þurfa að
vera fyrir hendi mælanleg markmið tengd viðskiptalegum mark-
miðum. Mat á árangri innleiðingar þarf að grundvaflast á innleið-
ingunni sjálifi, breytingum á fyrirtækinu og mælingu á skamm-
tíma og langtíma markmiðum.
Breytingastjórnun Uppsetning á stöðluðum hugbúnaðar-
lausnum krefst þess oft að fyrirtækið breyti vinnubrögðum og
ferlum. Slíkar breytingar snúast oftar en ekki um fólk. Flytja þarf
fólk til í starfi, innleiða ný vinnubrögð, endurmennta og endur-
þjálfa starfsfólk. Nauðsynlegt er að kynna fólki hvaða breytingar
verði á störfum þess með innleiðingu á nýju upplýsingakerfi.
„Selja“ þarf hugmyndirnar innanhúss til að tryggja farsæla inn-
leiðingu og fá alla til þess að vinna að sömu markmiðum.
Lokaorð Tækninni er ætlað að létta fyrirtækjum og notendum
störf sín. Nútíma heildartölvukerfi bjóða upp á ótal möguleika og
Greinarhöfundur, Theódór Ottósson, er sviðsstjóri hjá Anza.
leiðir til að uppfylla þarfir fyrirtækja til upplýsingavinnslu. Það er
aðeins fyrirtækið og notendur kerfisins sem geta hagnýtt sér
kerfið til hagsbóta fyrir reksturinn. Kerfið gerir ekkert sjálfkrafa.
Sá hugbúnaður sem býðst á markaðinum í dag er reyndur og
hægt er að vitna í vel heppnaða innleiðingu og notkun á honum.
Ef hugbúnaður hefur verið valinn af kostgæfni út frá þarfagrein-
ingu og markmiðum fyrirtækisins og verkefnahópurinn er vel
samansettur má ætla að hlutirnir gangi upp.
Eins og ráða má af ofangreindu er upplýsingatækninni einni
ekki um að kenna þegar illa tekst til. Enda kemur fram í áður-
nefndri könnun KPMG að „óánægja fyrirtækjanna beinist ekki
síður að eigin undirbúningi". Virk þátttaka fyrirtækis, þar sem
reynsla, stjórnun, góður undirbúningur og samþætting við tækn-
ina er lykill að farsæfli innleiðingu.B!]
71