Frjáls verslun - 01.04.2011, Side 44

44 FRJÁLS VERSLUN 4.tbl.2011
stjórnun
Markmiðssetning er líklega árangurs rík­asta leiðin til hvatn­ingar og til að bæta
árangur sem þekkist í rekstri.
Enda er markmiðssetn ing gjarn­
an samofin stefnu mót unarferli
fyrirtækja og áætl unum. Því þarf
ekki að draga í efa að markmiðs­
setning varð andi innri samskipti
er lykil atriði til að bæta árangur
á því sviði. Því hefur verið haldið
fram að fyrirtæki geti skapað
sér sam keppnisforskot með
rétt um sam skiptum og haft áhrif
á túlk un og skynjun starfsmanna
og annarra hagsmunaaðila.
Þarna liggja því tvímælalaust
tækifæri. Nokkuð algengt er að
stærri fyrirtæki móti stefnu og
geri áætlanir um samskipti við
aðila utan fyrirtækisins svo sem
fjárfesta, viðskiptavini, birgja og
aðra hagsmunaaðila. Sjaldgæf­
ara er að mótuð sé stefna með
markvissum hætti um innri
sam skipti eða samskipti milli
stjórnenda og starfsmanna.
Hvers vegna stefnu um innri
samskipti?
Samskiptastefna leggur grunn­
inn að því hvernig mismun­
andi leiðir í samskiptum eru
metnar og nýttar. Skilvirk
sam skipti snúast ekki bara um
að senda tölvupóst eða halda
starfsmanna fund heldur þarf
að marka skýra stefnu um
samskiptin ef árangur á að
nást. Ef enginn spyr hver sé
til gangurinn með fréttabréfinu
sem dæmi þarf ekki að koma á
óvart að fyrr en varir verði það
orðið fullt af afmæliskveðjum,
fréttum af keiluferðum eða barns­
fæðingum. Með því að skýra
tilganginn með slíkri út gáfu má
nýta miðilinn mun mark vissar
og þannig stuðla að bætt um
árangri. Fyrsta skrefið að skil ­
virkum samskiptum er að skapa
skilning á mikilvægi þess að
vinna markvisst að samskipt ­
um. Stuðningur yfirstjórnenda
er forsenda fyrir velgengni og
ef samskipti eru ekki eitt af mikil­
vægu málunum á dagskrá hjá
þeim er erfitt að ná árang ri. Sam­
skipti þurfa að vera ein föld, gríp­
andi og auðskilin. Lykil skilaboð
þarf að flytja á marga og
mismunandi vegu þar sem ólíkir
einstaklingar læra á ólíka vegu.
Þumalputta regla er sjö sinnum
með sjö ólíkum boðleiðum.
Starfsfólk þarf að vita hvers
vegna er verið að breyta, hvað
það á að gera, hver er ávinning­
urinn fyrir það, hver eru áhrifin af
breytingunni og hversu langan
tíma breytingin mun taka. Ef
þessum spurningum er svarað
er líklegra að starfsmenn styðji
breytingarnar.
Mismunandi áherslur
Hvort sem teknar eru meðvit að­
ar ákvarðanir um mótun stefnu
varðandi innri samskipti eða
ekki þá móta stjórnendur með
viðhorfum sínum ákveðinn sam­
skiptastíl. Byggt á rannsóknum
sínum settu Clampitt, DeKoch
og Cashman fram lýsingu á
fimm dæmigerðum samskipta­
stílum. Þeirra skýringar byggj­
ast á viðhorfum og áhrifum
þeirra út frá tveimur breytum
sem eru skilvirkni samskipta og
magn upplýsinga.
„Offramboð og óskhyggja“ (e.
spray and pray) – Stjórnendur
dæla miklu magni af alls kyns
upplýsingum til starfsfólks og
vona að það nái að greina það
sem er mikilvægt frá því sem
skiptir minna máli. Stjórnendur
standa oft í þeirri trú að meiri
upplýsingar þýði betri sam­
skipti. Þetta er einföld leið en
skilar sjaldan góðum árangri.
Algengt er að starfsfólk kvarti
yfir því að þótt það viti hvað sé
að gerast þá viti það sjaldnast
hvers vegna. Sumt starfsfólk
tekur aðeins til sín upplýsingar
sem styðja við þeirra persónu­
legu sjónarmið eða hagsmuni
og aðrir verða einfaldlega ringl­
aðir eða úrvinda vegna mikils
magns upplýsinga.
„Velja og selja“ (e. tell and
sell) – Stjórnendur senda minna
af skilaboðum og einbeita sér
að því sem skiptir mestu máli.
Fyrst eru sendar út upplýsing­
ar um það sem skiptir máli
og í framhaldi er unnið að því
að selja starfsfólki hugmynd­
ina. Litið er á starfsfólk sem
móttak endur upplýsinga fyrst
og fremst. Miklum tíma er varið
í það að undirbúa og flytja
ítarlegar kynningar en minni
áhersla er lögð á að eiga sam­
ræður við starfsfólk og fá frá því
viðbrögð og endurgjöf. Afleið­
samskiptastefna – hvers virði er hún?
Samskipti stjórnenda og starfsmanna í fyrirtækjum og stofnunum ráða oft úrslitum um rekstrarárangur. Engu að síður
eru margir stjórnendur sem veita þessum þætti litla athygli eða flokka samskipti sem „mjúku málin“. Vegna þess hversu
mikil áhrif samskipti geta haft á rekstrarniðurstöðu ætti það að vera sjálfsagður hlutur að móta stefnu, gera áætlanir,
setja markmið og mæla árangur af samskiptum, eins og algengt er um aðra mikilvæga þætti í rekstri.
TexTi: siGrún ÞorleifsdóTTir Mynd: Geir ólafsson o.fl.
Sigrún Þorleifsdóttir, stjórn enda­
þjálfari og einn eigenda Vendum –
stjórnendaþjálfunar.
Vegna þess hversu
mikil áhrif sam-
skipti geta haft á
rekstrarniðurstöðu
ætti það að vera
sjálfsagður hlutur
að móta stefnu, gera
áætlanir, setja mark-
mið og mæla árang-
ur af samskiptum,
eins og algengt er
um aðra mikilvæga
þætti í rekstri.