Frjáls verslun - 01.07.2011, Blaðsíða 74

74 FRJÁLS VERSLUN 7.tbl.2011
Bækur
Vinsælt orðatiltæki segir „Failing to plan is plann­ing to fail“. Á íslensku má segja að inntakið
sé að sleppi maður því að gera
áætlanir eða setja sér markmið
jafngildi það því að sleppa því
að ná árangri.
Öll fyrirtæki, stofnanir eða
félagasamtök sem vilja ná
ár angri ættu tvímælalaust að
gera áætlanir og setja sér
markmið, óháð stærð og um­
fangi rekstrar. Þótt áætlanagerð
í smærri fyrirtækjum krefjist ekki
sömu formfestu og umfangs
og í stærri fyrirtækjum, þar sem
boðleiðir eru lengri og flóknari,
er nauðsynlegt fyrir alla að velta
því reglulega fyrir sér hvert skuli
stefna og hver sé heppilegasta
leiðin að settu marki.
Hlutverk stjórnenda
Segja má að hlutverk stjórn­
enda sé fjórþætt:
Í fyrsta lagi áætlanagerð
(planning) sem felur í sér að
setja markmið og ákvarða leiðir
til að ná þeim.
Í öðru lagi skipulagning
(organizing) sem felur í sér að
deila verkefnum út til sviða,
deilda eða einstakra starfs­
manna, sem vinna að því að
markmið náist.
Í þriðja lagi að vera leiðtogi
(leading) og hvetja samstarfs­
fólkið til að vinna að markmiðum
fyrirtækisins.
Í fjórða lagi eftirlit (controll­
ing); að fylgjast með hvort sett
markmið náist og bregðast við
því ef svo er ekki.
Við þetta má svo bæta öflun
aðfanga, sem felst í ráðningu
starfsfólks, öflun fjármagns,
hráefna, tækni­ og tækja bún ­
aðar, söfnun og miðlun upplýs­
inga og ákvarðanatöku. Þannig
má segja að gerð áætlana og
markmiðssetning sé bæði upp­
hafs­ og útgangspunktur í öllu
starfi stjórnenda.
Tilgangur áætlanagerðar og
markmiðssetningar
Áætlanir fela í sér markmið og
markmiðssetning er talin áhrifa­
ríkasta leiðin til starfshvatn ingar
sem völ er á. Starfsfólk sem
ekki hefur markmið til að stefna
að á erfitt með að finna tilgang
með störfum sínum. Ef tilgang­
urinn er ekki augljós er erfiðara
að vekja áhuga og virkja þann
eldmóð sem í mann auðnum býr
og ná hámarksárangri.
Markmiðin gefa einbeitingu
og auðvelda stjórnendum og
starfsfólki að hafa athyglina á
réttum stað og forgangsraða
tíma sínum og öðrum auðlind­
um. Ef einbeiting er fyrir hendi
er líklegra að settu marki verði
náð. Til að einbeiting sé fullkom­
in er mikilvægt að markmiðin
séu raunhæf og í takt við hæfni
þeirra sem eiga að ná þeim.
Ef hæfni er meiri en þarf til
að ná settum markmiðum er
hætta á að áhugaleysi og leiði
geri vart við sig. Ef hæfni er
minni en þarf til að ná settum
markmiðum má gera ráð fyrir
að kvíði og streita dragi úr ein­
beitingu. Hvort tveggja dregur
úr möguleikunum á að ná settu
marki.
Hvað þarf að hafa í huga?
Til að hægt sé að hefjast
handa við markmiðssetningu
og ákvarða leiðir þarf að liggja
fyrir hver tilgangurinn með starf­
seminni er. Til hvers er ætlast?
Hverjar eru væntingar eigenda
og fjárfesta? Með öðrum orðum:
Hver er stefna fyrirtækisins og
framtíðarsýn? Hvert er æðsta
markmið með rekstrinum?
Ef stefna og framtíðarsýn er
óskýr eða ekki fyrir hendi er
hætt við að tölur úr bókhaldi
síðasta árs ráði ferðinni í áætl­
anagerðinni fremur en að leitast
sé við að endurmeta stöðuna,
nýta tækifærin sem blasa við
eða verjast ógnunum vegna
breytinga innan fyrirtækisins
eða utan. Þegar eigendur og
æðstu stjórnendur hafa kom ­
ið sér saman um stefnu og
framtíðarsýn er þó aðeins hálf
sagan sögð.
Það sem gjarna stendur í
vegi fyrir árangri er að stefnan
og framtíðarsýnin fellur ekki
nægjanlega vel að innviðum
fyrirtækisins og ekki er hugað
að því að gera nauðsynlegar
breytingar til aðlögunar. Ef vel
á að takast til verður að huga að
eftirfarandi þáttum þegar gerðar
eru áætlanir og markmið sett:
Starfsreglur og ferlar –
hvern ig er þeim háttað? Er
hægt að ná markmiðum við
núverandi aðstæður? Er
hægt að beita áfram sömu
aðferðum eða þarf að gera
breytingar á ferlum eða skipu­
lagi, beita nýrri tækni eða eru
starfseminni einhver önnur
takmörk sett sem þarf að
taka tillit til?
Skipulagið – hvernig skipta
starfsmenn með sér verk­
um? Er verið að hámarka
afköst og árangur með þeim
fjölda starfsmanna og þeirri
verkaskiptingu sem fyrir hendi
er? Er flæði upplýsinga með
þeim hætti sem æskilegt er til
að tryggja árangur?
Þekking og hæfni – Er
nauð synleg þekking fyrir
hendi? Hefur starfsfólkið þá
hæfni sem nauðsynleg er?
Eru aðstæður með þeim hætti
að starfsfólk geti nýtt til fulls
þá þekkingu og hæfni sem í
því býr? Ef hvatningu skortir
dregur það úr áhuga starfs­
fólks á að leggja sig fram að
því marki sem það er fært
um. Þarf ef til vill að úthýsa
verkefnum eða kaupa að sér­
fræðiaðstoð eða ráðgjöf?
Áætlanagerð er nú í algleymingi
Nú fer sá tími í hönd þar sem flestir stjórnendur velta fyrir sér hvert skuli stefna og hvaða árangri
skuli náð á næsta ári eða næstu misserin. Gerð rekstrar- og fjárhagsáætlana tekur gjarna drjúgan tíma hjá
stjórnend­um­á­hverju­hausti.­Fundahöld­eru­tíð­og­mikil­yfirlega­við­öflun­og­greiningu­á­alls­kyns­upplýsingum­áður­
en ákvarðanir eru teknar og markmið sett. En hver er tilgangurinn með þessari vinnu? Hver er raunverulegur ávinn-
ingur?­Er­til­einhvers­að­gera­áætlanir­þegar­sveiflur­og­óvissa­eru­jafnmikil­og­raunin­er?­
Gerð áætlana og
markmiðssetning er
bæði upphafs- og út-
gangspunktur í öllu
starfi stjórnenda.
Hvert stefnir fyrirtækið þitt 2012?
Sigrún Þorleifsdóttir
Stjórn enda þjálfari og einn eigenda
Vendum – stjórnendaþjálfunar.