Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 44

Af framansögðu er ljóst að skjalastjórn hefur marga
kosti sem leiða til þess að fyrirtæki og stofnanir ættu
að hafa áhuga á góðri skjalastjórn og þar með ISO
15489 staðlinum. Skjöl eru mikilvæg eign í allri at-
vinnustarfsemi en e.t.v. sú sem margir stjórnendur í
hugsunarleysi leggja minnst upp úr að vernda. Pegar
grannt er skoðað er þó fátt mikilvægara ef starfsemin
á að geta náð markmiði sínu. Það var því vel til fundið
af Breska staðlaráðinu, BSI, að láta semja þrjá leið-
beiningarbæklinga fyrir æðstu stjórnendur þar sem
fram kemur af hverju stjórnendur ættu að hafa
áhuga á staðlinum, hvers þeir mega vænta ef þeir
innleiða staðalinn hjá sér og hvernig þeir geta mælt
árangurinn af því að taka staðalinn í notkun. Fróðlegt
verður að sjá þá bæklinga er þeir koma út (McLean
2001,11).
Kerfi til skjalastjórnar, meginreglur
í kafla 7.1 eru tíundaðar meginreglur kerfis til skjala-
stjórnar. Skjöl eru mynduð, móttekin og notuð í allri
atvinnustarfsemi. Til þess að styðja vöxt og viðgang
atvinnustarfseminnar og tryggja að starfsmenn séu
ábyrgir gerða sinna ættu skipulagsheildir að mynda
og viðhalda upprunalegum, áreiðanlegum og nothæf-
um skjölum í starfsemi sinni og vernda þau í heilu
lagi, svo lengi sem þörf er á, bæði vegna þarfa fyrir-
tækisins og kröfu löggjafans. Til þess að svo megi
verða þurfa fyrirtæki að koma sér upp og viðhalda
fullnægjandi skjalastjórnarkerfi.
í slíku skjalstjórnarkerfi þarf að virða vissar
meginreglur. í fyrsta lagi þarf að tiltaka hvaða skjöl á
að mynda í starfseminni og hvaða upplýsingar þurfa
að koma fram í þeim skjölum. í öðru lagi þarf að
ákveða á hvaða formi á að mynda skjöl og hvaða
tækni ber að nota. í þriðja lagi þarf að ákveða hvaða
lýsigögn á að mynda með skjölum og hvernig þau
verði óvíkjanlega tengd þeim. Þá þarf að afmarka
þarfir fyrir að endurheimta, nota og miðla skjölum á
milli viðskiptaferla og annarra notenda og hversu
lengi ber að varðveita skjöl til þess að fullnægja þess-
um þörfum.
Mikilvægt er að skipuleggja skjalasafnið þannig að
það styðji skjalastjórnina og auðveldi aðgengi að
skjölum. Skjalasafnið má þó ekki vera aðgengilegt
öllum heldur einungis þeim sem þurfa og eiga að
hafa aðgang að því. Skjöl þarf einnig að geyma við
öruggar aðstæður þannig að þeim sé ekki hætt við
eyðingu eða glötun. Skjöl verður að varðveita og þau
þurfa að vera aðgengileg í þann tíma sem þarfir at-
vinnustarfseminnar og kröfur löggjafans segja til um.
Meta þarf áhættuna því samfara að áreiðanleg skjöl
um atburði eða viðskipti finnist ekki eða glatist. Hér
kemur öryggisáætlunin til skjalanna en henni er
ætlað að tryggja að þau skjöl sem varða viðgang starf-
seminnar séu tilgreind sem hluti af þessari greiningu,
þau varin og endurheimt þeirra tryggð þegar þeirra er
þörf. Líftími skjala er hins vegar mismunandi og skjöl
á einungis að varðveita í þann tíma, sem þeirra er
þörf í starfseminni, eða krafist er samkvæmt lögum.
Söguleg skjöl eru hins vegar varðveitt til framtíðar
eðlis síns vegna.
Að lokum má nefna þá meginreglu kerfis til
skjalastjórnar sem staðallinn sækir til gæðastjórnun-
ar. Þótt starfsemin búi yfir góðu kerfi til skjalastjórnar
má alltaf gera betur eins og er þekkt úr gæðastjórnun.
Þess vegna er æskilegt að greina og meta þau tæki-
færi sem kunna að skapast til þess að bæta árangur,
hagkvæmni og gæði vinnuferla svo og þær ákvarð-
anir og aðgerðir sem gætu leitt til betri skjalamynd-
unar og skjalastjórnar (ISO 15489-1:2001 2001, 6).
Hönnun og innleiðing
skj alastj órnarkerfis
f staðlinum eru nefndir 5 eiginleikar sem gott skjala-
stjórnarkerfi þarf að hafa til að bera:
• Áreiðanleika (reliabiiity). Kerfið þarf að safna reglu-
bundið öllum skjölum sem því tilheyra, skipu-
leggja þau í samræmi við eðli starfseminnar,
vernda þau fyrir óheimilum breytingum eða eyð-
ingu, vera frumheimild um þær upplýsingar sem
skjölin varðveita og að síðustu vera aðgengilegt
notendum.
• Heilindi (integrity). Til þess að skjalasafnið sé heilt
og óbrenglað þarf að stýra heimilum aðgangi að
kerfinu til þess að hindra óheimilan aðgang, eyði-
leggingu, breytingu eða stuld skjala.
• Hlýðni (compliance). Skjalakerfinu á að stjórna í
samræmi við þær kröfur, sem gerðar eru til at-
vinnustarfseminnar, bæði af hálfu rekstrarins,
löggjafans og samfélagsins.
• Umfang (comprehensiue). Kerfið þarf að ná til allra
þátta starfseminnar sem það þjónar.
• Kerfisbindingu (systematic). Skjöl á að mynda, við-
halda þéim og stjórna á kerfisbundinn hátt. Til
þess þarf skjalfesta stefnu, útdeilingu á ábyrgð og
formlegar starfsaðferðir við stjórnun (ISO 15489-
1:2001 2001, 8-9).
Þessar kröfur, sem staðallinn gerir til skjalastjórnar-
kerfis falla vel að reynslu okkar hjá ráðgjafafyrirtæk-
inu Gangskör sf. Fyrirtækið hefur veitt ráðgjöf um
skjala- og upplýsingamál fyrir rúmlega 100 stærri og
meðalstór fyrirtæki og stofnanir hér á landi frá árinu
1986. Þær vinnureglur sem settar eru fram í kafla 8.4 í
staðlinum og leiðbeiningar um vinnuaðferðir sem
fylgja þeim í köflum 3.2.2 til 3.2.9 í leiðbeiningunum
eru einnig vinnuferill sem er kunnuglegur.
Fyrsta skrefið er frumkönnun (preliminary in-
uestigation). Þá er safnað saman upplýsingum og aflað
42
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002