Bókasafnið - 01.01.2002, Page 45

skilnings á grundvallaratriðum atvinnustarfseminnar
í rekstrarlegum, lagalegum, viðskiptalegum og þjóð-
félagslegum skilningi þannig að greina megi helstu
þætti sem hafa áhrif á þarfir starfseminnar til þess að
mynda og varðveita skjöl. Næsta skrefið er greining á
atvinnustarfseminni sjálfri (analysis o/ business
actiuity), um hvað snýst starfsemin, hvað er gert og
hvernig? Þótt það sé þekkt viðhorf í skipulagsheildum
að starfsemi þeirra sé afar einstök og sérstæð er það
reynslan að helstu drættirnir í allri atvinnustarfsemi
eru þeir sömu þótt þjónustan, sem veitt er eða varan
sem framleidd er sé æði ólík. Þessi mismunur er samt
nægilegur til þess að aðrar kröfur eru gerðar til skjala-
mála í lyfjaframleiðslu en timbursölu.
Þessi tvíþætta greining leiðir af sér þriðja skrefið,
greiningu á þörfinni fyrir skjöl (indentification of re-
quirements for records). Eðli starfseminnar og starfs-
umhverfisins leiðir af sér að þarfirnar til þess að
mynda, móttaka og varðveita skjöl um starfsemina
verða mismunandi. Einn aðili þarf að hyggja vel að
stjórnsýslulögum, á annan eru lagðar sérstakar kröf-
ur um vernd persónuupplýsinga, bókhaldslög og
skattalög tiltaka geymslutíma og form viðskipta-
skjala og þannig mætti áfram telja. Út úr þessari
greiningu kemur yfirleitt fernt:
• Upplistun á þeim uppsprettum skjala sem varða
starfsemina.
• Upptalning á þeim kröfum sem atvinnurekstur-
inn, löggjafinn eða samfélagið gera til skjala-
stjórnar.
• Áhættumat á mikilvægi skjala fyrir starfsemina.
• Formleg skýrsla til stjórnenda um þörf starfsem-
innar á að varðveita skjöl.
Fjórða skrefið, þótt það sé ekki endilega stigið í þess-
ari röð, er mat á núverandi kerfi (assessment o/existing
systems). Flest atvinnustarfsemi býr við einhvers kon-
ar skjalastjórnarkerfi þótt þau séu misgóð. í þessum
þætti eru þær kröfur, sem gerðar eru til skjalastjórnar
í fyrirtækinu, bornar saman við núverandi kerfi.
Greiningin leiðir í ljós hvar þörf er úrbóta.
Af þessu leiðir fimmta skrefið, greining á leiðum
til úrbóta sem fullnægja þörfum skjalastjórnar (identi-
fication of strategies for satisfying records requirements).
Hér getur ýmislegt komið til. Oftast er þörf á sam-
ræmdu skjalaflokkunarkerfi byggðu á efnisflokkun. í
slíkri vinnu kemur sér vel góð greining þegar fyrstu
tvö skrefin voru stigin. Þá þarf að spyrja hvaða skjöl á
að varðveita, hvar, hvernig, hversu lengi og í umsjá
hvers? Algengt er að búnaður til varðveislu skjala sé
ófullnægjandi, vistun gagna í tölvukerfum sé óskipu-
lögð og geymslu- og grisjunaráætlun fyrir skjöl sé
ekki fyrir hendi. Starfsemin geymir því meira af skjöl-
um og lengur en þörf er á, oft án þess að geta endur-
heimt þau og án fullnægjandi varðveisluöryggis og
vinnuaðstöðu.
Hönnun skjalastjórnarkerfis (design of a records
system) er sjötta skrefið. Það er hvorki auðvelt né
fljótlegt verkefni, eins og sjá má af lestri leiðbeining-
anna með staðlinum, en þar eru nefndar sem dæmi
13 skýrslur og atriði sem gætu orðið til í þessari
vinnu. Tímafrekasta og flóknasta verkefnið er að
hanna samræmt og heildstætt skjalaflokkunarkerfi
fyrir starfsemina. í leiðbeiningunum er þó aðeins
vikið að þessu atriði tveimur orðum „file plan“ í upp-
talningu í kafla 3.2.7. Nánar er hins vegar komið inn á
þetta atriði varðandi greiningu og flokkun á atvinnu-
starfseminni í kafla 4.2.2.2 í leiðbeiningunum (ISOATR
15489-2:2001 2001, 9).
Góð framkvæmdaáætlun er nauðsynleg fyrir sjö-
unda skrefið, innleiðingu skjalastjórnarkerfisins (im-
plementation ofa records system). Hér hefur of oft orðið
á misbrestur. í þessu efni gerast hlutir ekki af sjálfu
sér. Nauðsynlegt er að gangsetja kerfið, þjálfa starfs-
fólk og kenna því að umgangast og nota kerfið. Ef
þessum þætti er ekki sinnt sem skyldi getur mikil
vinna orðið fyrir lítið.
Að lokum er svo áttunda skrefið, skref sem of oft
er vanrækt, en það er endurmatið (post-implementa-
tion reuiew). Hjá þeim aðilum þar sem best hefur tek-
ist til í skjalastjórninni er þessi þáttur ekki skilinn
eftir. í honum felst að mæla árangur skjalastjórnar-
kerfisins, meta þróunina og bæta úr ágöllum. Öll kerfi
þarf að slípa til í ljósi reynslunnar. Það er þess vegna
mikilvægt að kanna hjá stjórnendum og öðru starfs-
fólki að nokkrum tíma liðnum frá innleiðingu kerfis-
ins hvernig það nýtist þannig að færa megi hluti til
betri vegar (ISO 15489-1:2001 2001,10-11 og ISO/TR
15489-2:2001 2001, 3-7).
Vinnuferlar í skjalastjórn
í 9. kafla staðalsins, sem jafnframt er sá umfangs-
mesti, og í 4. kafla í leiðbeiningunum er fjallað um
helstu vinnuferla og ákvörðunaratriði í skjalastjórn.
Við skoðun á þessum atriðum kemur viðauki A að
góðum notum en hann tengir vel saman nánari leið-
beiningar við kaflana í staðlinum.
Mikilvægustu stjórntæki skjalastjórnar eru:
• Samrœmt skjalafokkunarkerfi sem samið er út frá
eðli og verkefnum starfseminnar.
• Geymslu- og grisjunarácetlun sem tekur til hversu
lengi skuli geyma skjöl, hvernig þau skuli geymd
og hvenær og hvernig þeim skuli eytt.
• Aðgengis- og öryggisstefna sem fjallar m.a. um
hverjir megi hafa aðgang að tilteknum skjölum,
hvernig skjalasafnið skuli varðveitt og hvaða skjöl
þarfnist öryggisafrita og fjargeymslu.
• Kerfisbundinn efnisorðalykill (thesaurus) eða atriðis-
orðaskrá (index) eru einnig oft sett saman til þess
að auðvelda val efnisorða á skjöl.
Efnisflokkar skjalaflokkunarkerfisins eru lýsandi um
starfsemi og verkefni atvinnustarfseminnar en taka
ekki mið af heitum deilda eða sviða í starfseminni.
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002
43