Bókasafnið - 01.04.1997, Page 72

Kerfisbundinn efnisorðalykill (Thesaurus) fyrir bókasöfn.
Margrét Loftsdóttir og Þórdís T. Þórarinsdóttir tóku saman. 2.
útgáfa, aukin og endurbœtt. Reykjavík 1996.
Réttu mér frcenkul
Réttu mér „frænku“ heyrist daglega á litlu bókasafni úti á landi.
Um daginn var ég að ræða við bókavörð um flokkun og
skráningu bóka og bar þá á góma mikilvægi efnisorðagjafar við
skráningu safngagna. Sagðist viðkomandi bókavörður daglega
biðja konu sína að rétta sér „frænku". Ég skildi strax af samtali
okkar að hann átti við Kerfisbundna efnisorðalykilinn eftir þær
Margréti og Þórdísi. Innti ég hann eftir því hvers vegna hann
kallaði bókina „frænku“ og kom þá í ljós að annar höfundurinn
er náfrænka hans. Satt að segja sáröfundaði ég hann af því að
geta kallað eftir bókinni á svona fljótlegan og auðveldan hátt.
Kerfisbundni efnisorðalykillinn er vafalaust í daglegri notkun
á flestum almennings- og skólasöfnum landsins þó að við getum
ekki vísað tii hans á jafn lipran máta og ofangreindur bóka-
vörður. Við í Bókasafni Hafnarfjarðar notum efnisorðalykilinn
daglega. Eigum þrjú eintök og veitir ekki af. I raun og veru er
óþarft að lýsa í smáatriðum hvílíkt þarfaþing þessi efnis-
orðalykill er. Samvinna á sviði efnisorðalyklunar hefur ekki
verið milli almenningsbókasafna svo ég viti til og þar af leiðandi
hefur ekkert samræmi verið í efnisorðagjöf. A flestum söfnum
er mannekla, sem stendur starfseminni fyrir þrifum og lítill tími
hefur verið til að sinna efnisorðagjöf að marki. Osamræmi getur
auðveldlega skapast ef varkárni er ekki í fyrirrúmi. I dag er því
þannig farið hjá okkur að við lyklum ekki safnefni nema að bera
saman við hinn langþráða efnisorðalykil.
Kerfisbundinn efnisorðalykill sem þessi verður auðvitað
aldrei fullkominn þar sem hann er í stöðugri þróun og yrði aldrei
gefinn út ef bíða ætti eftir því að hann yrði endanlega tilbúinn.
Því verða alltaf einhver efnisorð sem bókaverðir finna ekki í
kerfinu og vilja bæta við. Á okkar safni bætum við nýjum efnis-
orðum inní kerfið og er hugmyndin sú að senda síðan þeim
Margréti og Þórdísi listann og fá álit þeirra á þessum efnis-
orðum. Efnisorðagjöf er nefnilega ekki eins auðveld og ætla
mætti við fyrstu sýn og þykist ég vita fyrirfram að eitthvað af
þeim efnisorðum sem okkur þykja góð og gild séu það í raun
ekki þegar sérfræðingar á þessu sviði gefa álit sitt. En af því
lærum við.
Nú er það svo með alla ritdóma að það má ekki einungis hrósa
heldur þurfa menn að rýna í ritið til að finna eitthvað sem betur
mætti fara. Þá er og hitt að allar safnategundir hafa ekki þörf
fyrir sömu efnisorðin t.d. þurfa almenningsbókasöfnin e..t.v.
þrengri efnisorð á einu sviði en skólasöfn og öfugt. Við höfum
t.d. rekist á eftirfarandi atriði sem mætti nefna og gera athuga-
semdir við:
- Á blaðsíðu 24 vantar bil milli Borðsiðir og Borðskreytingar.
- Sum sérnöfn eru notuð en önnur ekki t.d. staðanöfn:
Grafarvogur, Breiðholt en ekki Vesturbær
- GLUGGATJOLD er notað en ekki gluggar og gluggaviðgerðir
en þessi efnisorð þurfum við að nota á almenningsbókasafni bls.
80.
- haugfé N FORNMINJAR (haugfé er þrengra heiti en ekki það
sama)
- hafmeyjar N KYNJAVERUR
- ELLIÁR - ALDRAÐIR sama umfangslýsing
- Negrar N NEGRÍTAR bls.176. Viðerum ekki alvegsammála
um notkun þessa orðs. í bókinni Afríka sunnan Sahara bls. 20-
24 er fjallað um kynflokka Afríku og finnst okkur eftir þann
lestur betur hæfa að nota efnisorðið negrar. Við þyrftum í þessu
tilfelli að fá einhverja skýringu til að sannfæra okkur um þessa
frávísun. íslenska alfræðiorðabókin notar negrítar en síðan er
talað um negrasálma, á þá að tala um negrítasálma? fslensk
orðabók Máls og menningar frá 1992 notar negrar (svertingi,
blökkumaður) en negrítar eru ekki notaðir. Aftur á móti er þar
að finna negringar (maður af smávöxnum, hörundsdökkum kyn-
stofni sem er einkum í Suðaustur Asíu (negrito)). Blökkumenn
finnst mér jafnvel best við hæfi. Á Bókasafni Hafnarfjarðar eru
því í notkun efnisorðin negrítar og negrasálmar. Því við fylgjum
leiðbeiningum Kerfisbundna efnisorðalykilsins eftir fremsta
megni.
Satt að segja er ég alveg undrandi á afkastagetu og dugnaði
þeirra Margrétar og Þórdísar að ráðast í svo viðamikið verkefni
og leysa það svo frábærlega vel af hendi. Það eru áreiðanlega
margir sem eru þeim þakklátir fyrir þetta geysilega mikla verk.
Eiga þær Margrét og Þórdís hrós og heiður skilinn fyrir frábært
framlag sitt til eflingar góðrar og samhæfðrar upplýsinga-
þjónustu hér á landi og eins og gamla máltækið segir „Allir
vildu Lilju kveðið hafa”
Starfsmenn Bókasafns Hafnarfjarðar senda ykkur þakklætis-
kveðjur.
Anna Sigríður Einarsdóttir
Alfa Kristjánsdóttir og Sigmar Þormar: Skjalastjórnun. Reykja-
vík 1995. (Ritröð Viðskiptafrœðistofnunar Háskóla Islands og
Framtíðarsýnar hf, 1995/5).
Auk ávarps ritstjóra og inngangs eru sex kaflar í bókinni, ásamt
viðauka, heimildaskrá og hugtakaskrá. Kaflaheitin eru: Hvað er
skjalastjórnun?; Hvernig á að byrja?; Skjalaáætlun; Skjalalykill
og tölvuskráning; Frágangur óvirkra skjala og Fræðsla og
uppbygging þekkingar.
í inngangi er sagt frá viðfangsefni skjalastjórnar en það er að
leysa skjalaóreiðu og koma skipulagi á skjöl. I fyrsta kafla
„Hvað er skjalastjórnun?" er lýst stjórnun á skjölum frá tilurð
þeirra til endanlegrar ráðstöfunar eða eyðingar. í öðrum kafla
„Hvernig á að byrja“ er réttilega bent á mikilvægi þess að gera
úttekt á öllum skjölum sem þarf að koma stjórn á og að yfirmenn
séu með í ráðum og styðji framkvæmdir. I þriðja kafla er sýnt
erlent dæmi um skjalaáætlun sem hjá Þjóðskjalasafni er kölluð
skjalavistunaráætlun. Skjalaáætlun er mikilvæg til að halda utan
um ferli skjala því hún segir til um hversu lengi skjöl skuli
varðveitt í skjalasafni deildar og hvenær þau skuli færð í
geymslur. í fjórða kafla er fjallað um gerð skjalalykils og
tölvuskráningu. Nauðsynlegt hefði verið að fara betur í gerð
skjalalykla eða bréfalykla og sýna fleiri dæmi. Skjalalyklar geta
verið margvíslegir og reynslan sýnir að margir gefast upp fyrir
skjalavandanum á þessu stigi. Það er jákvætt að höfundar telja
tölvuskráningu mikilvæga svo auðvelt sé að finna skjöl. En slík
skráning er alls ekki nógu algeng hér á landi. I fimmta kafla er
sagt frá því hvernig á að ganga frá sk. „óvirkum skjölum" þ.e.
að koma í geymslu skjölum sem ekki eru lengur í notkun á
skrifstofum. I stuttum lokakafla er bent á nauðsyn fræðslu og
þekkingar, m.a. gerð handbókar um skjalavörslu fyrir hvern
vinnustað. Slík fræðsla er einn af undirstöðuþáttum markvissrar
skjalastjórnar.
Við lestur á þessu 62 bls. kveri kemur upp í hugann spurn-
ingin: Hvað er bók? Ritmálið er liðlega 40 blaðsíður nreð töflum
og skýringamyndum. Það er bæði kostur og galli ritsins. Kostur-
inn er sá að þarna er unnt að fá almennt yfirlit yfir verkefni
skjalastjórnar. Gallarnir eru allt of yfirborðsleg umfjöllun um
marga þætti og mörgum atriðum er sleppt. Ritið er því eins og
yfirlitsgrein í tímariti. Annar höfunda bókarinnar skrifaði t.d.
stutta blaðagrein í Morgunblaðið hinn 10. apríl sl. (bls. B 10). í
þeirri blaðagrein er næstum sama kaflaskipting og í bókinni og
hamrað á helstu alriðum þeirra, auk þess sem fjallað er um nýju
upplýsingalögin.
72 BÓKASAFNIÐ 21. ÁRG. 1997