Sveitarstjórnarmál - 01.12.1995, Page 47

STJÓRNSÝSLA
Tölvuskráning fundargerða
sveitarstjórna
Sesselja Amadóttir, deildarstjóri ífélagsmálaráÓuneytinu
Nokkur sveitarfélög hafa tekið
upp þann hátt að skrá fundargerðir
sveitarstjómar jafnóðum inn á tölvu.
Stundum er slíkt gert jafnhliða ritun
í gerðabók, en í öðrum tilfellum er
tölvan látin koma í stað gerðabókar-
innar að hluta eða að öllu leyti.
Einungis eitt sveitarfélag hefur
hins vegar samið ákvæði um tölvu-
skráningu fundargerða í samþykkt
urn stjórn og fundarsköp sveitar- fé-
lagsins. Hér er um að ræða Isafjarð-
arkaupstað, en lögmaður þess sveit-
arfélags samdi ný ákvæði um skrán-
ingu og varðveislu á tölvufærðum
fundargerðum í samráði við félags-
málaráðuneytið.
Upphafleg tillaga sveitarfélagsins
um slíkan hátt á ritun fundargerða
var á þá leið að færa skyldi í gerða-
bók númer fundar, fundarstað, fund-
artíma, að fundargerð væri færð í
tölvu, lok fundar og að fundargerð
með tilteknu blaðsíðutali skyldi
varðveitt í lausblaðabók bæjar-
stjómar.
Ráðuneytið gerði athugasemdir
við þessa tillögu og benti m.a. á að í
53. gr. sveitarstjómarlaga nr. 8/1986
væru ákvæði um fundargerðir sveit-
arstjómar. Þar segir m.a. að oddviti
skuli sjá um „að fundargerðir séu
skipulega færðar í gerðabók sveitar-
stjórnar og að allar ályktanir og
samþykktir séu rétt og nákvæmlega
bókaðar."
Ráðuneytið taldi að tilvísun í
gerðabók sveitarstjórnar til þess að
meginefni fundargerðar væri að
ftnna annars staðar, þ.e. í lausblaða-
bók, gæti ekki talist færsla fundar-
gerðar í gerðabók í skilningi 53. gr.
sveitarstjórnarlaga nr. 8/1986, sbr.
ennfremur 35. gr. fyrirmyndar að
samþykkt um stjóm sveitarfélaga og
fundarsköp fyrir sveitarstjórnir nr.
106/1987 (fylgiskjal I).
Til nánari skýringar var greint frá
úrskurði ráðuneytisins frá 10. júní
1987.1 máli því sem þar var til um-
fjöllunar var aðstaðan sú að fundar-
gerðir tiltekinnar hreppsnefndar
voru vélritaðar á lausblöð sem
geymd voru í möppu og var síðasta
síða fundargerðarinnar undirrituð. I
úrskurði ráðuneytisins segir m.a.:
„Markmiðið með því að skrá fund-
argerðir sveitarstjórna er fyrst og
fremst það, að varðveita upplýsing-
ar og ákvarðanir og annað markvert
sem gerist á fundum sveitarstjóma.
Vegna þessa verður gerðabók að
vera þannig úr garði gerð, að ekki
megi breyta efni fundargerðanna án
þess að slíkt sjáist. Ráðuneytið telur
því nauðsynlegt að gerðabók sveit-
arstjóma sé innbundin og með tölu-
settum blaðsíðum til að tryggja
þetta.“
I athugasemdum ráðuneytisins
var ennfremur tekið fram að skrán-
ing fundargerðar í tölvu og varð-
veisla fundargerðarinnar í laus-
blaðabók auki möguleika á að efni
fundargerðarinnar verði breytt án
þess að slíkt sjáist. Þaö var ekki tal-
in nægileg trygging að fundarmenn
undirriti síðustu síðu útprentunar á
fundargerð í lok fundar. Jafnframt
verði að hafa í huga að meiri hætta
er á að frumrit einstakra fundar-
gerða glatist úr möppu og getur
mappan því ekki ein og sér komið í
stað gerðabókar að hluta til eða að
öllu leyti.
Með vísan til alls framangreinds
var það niðurstaða ráðuneytisins að
fyrrgreint ákvæði um tölvuskrán-
ingu fundargerða samrýmdist ekki
ákvæði 53. gr. sveitarstjórnarlaga
nr. 8/1986.
Eftir að þessi niðurstaða ráðu-
neytisins lá fyrir var lögmanni Isa-
fjarðarkaupstaðar falið að semja
nýtt ákvæði um þetta efni í sam-
þykkt sveitarfélagsins. Við samn-
ingu þess ákvæðis hafði lögmaður-
inn m.a. í huga það fyrirkomulag
sem Lögmannafélag Islands notast
við þegar skráðar og varðveittar eru
fundargerðir félagsins.
Ráðuneytið taldi ekki óeðlilegt í
Ijósi ört vaxandi útbreiðslu tölvu-
tækninnar að taka til greina þann
möguleika að fundargerðir sveitar-
stjórna yrðu færðar á tölvu jafn-
óðum.
Niðurstaðan af öllu þessu varð
eftirfarandi ákvæði í 2.^4. mgr. 35.
gr. samþykktar um stjórn ísafjarðar-
kaupstaðar og fundarsköp bæjar-
stjómar nr. 315/1994:
„Heimilt er að skrá fundargerðir
í tölvu. Sé það gert skal bóka í
gerðabók bœjarstjórnar númer
fundar, hvar og hvenœr fundurinn
er haldinn og aðfundargerð séfœrð
í tölvu. Þá skal fœra í gerðabók
fundarslit og greina blaðsíðutal
fundargerða. BœjarfuUtrúar skulu
rita nöfn sín við slit fundar í gerða-
bók.
I lok fundar skal fundargerð
prentuð út og hún undirrituð af
fundarmönnum. Einnig skal forseti
bœjarstjórnar og a.m.k. einn fund-
armanna setja upphafsstafi sína
undir hverja blaðsíðu fundargerða,
sem blaðsíðusettar skulu í áfram-
237