Frjáls verslun - 01.02.2006, Blaðsíða 78

78 F R J Á L S V E R S L U N • 2 . T B L . 2 0 0 6
vinnustað, ætlaða öllum starfsmönnum og
stjórnendum sem vilja bæta afköst, vinnu-
venjur og skilvirkni í starfi.
Um það bil tveimur vikum áður en
þjálfun hefst er framkvæmd könnun meðal
þátttakenda með það að markmiði að sníða
efnið að hópnum og þörfum hvers og eins.
Þjálfunartímabil er yfirleitt þrír til fjórir
mánuðir, fjöldi þátttakenda takmarkaður
við fjóra til sjö, komið er þrisvar í heim-
sókn á vinnustaðinn og heilum vinnudegi
varið í hvert sinn til að fara yfir ólíka þætti
og aðferðir með þátttakendum.
Í fyrstu heimsókninni fer einkaþjálfar-
inn yfir starfsvenjur, ákvarðanatöku, skipu-
lag gagna og upplýsinga (bæði pappírs- og
rafræn gögn). Þremur til fjórum vikum
síðar er áhersla lögð á áætlanagerð og
forgang. Síðan líða fjórar til fimm vikur að
þriðju heimsókninni þar sem farið er yfir
fundatækni, menningu fyrirtækja/stofnana
og samspil starfsmanna.
Milli heimsókna er veitt ráðgjöf og
stuðningur eftir þörfum. Lykilatriði er að
mæla árangur fyrir og eftir þjálfun. Til þess
er m.a. notast við spurningalista sem lagðir
eru fyrir þátttakendur þegar til verða raun-
gögn um tímanotkun.
Fjögur skref til árangurs
Mikilvægur aflvaki í þjálfunarkerfinu er
kjörorðið: GERÐU ÞAÐ NÚNA! Og vísar til
fjögurra slóða eða útgönguleiða þegar verk-
efni dagsins drífur að, þ.e. KLÁRA NÚNA
og það á við um öll verkefni sem taka á
bilinu eina til fimm mínútur, ÁKVEÐA
NÚNA, sem vísar til ákvörðunar um teg-
und og tíma, þ.e.a.s verkefnaflokkun, og
hvenær á að sinna verkefni, FRAMSENDA
NÚNA verkefni til annars aðila og HENDA
NÚNA.
Þjálfun í þrjá til fjóra mánuði er talin
nauðsynleg til þess að fólki takist að venja
sig á breytt vinnubrögð. Áhersla er lögð
á að bera kennsl á tímaþjófa og útrýma
þeim, hjálpa starfsfólki að fást við vinnu-
álag, auka yfirsýn og brýnt að venja sig á
„eina snertingu“, leita aðeins einu sinni að
tilteknum upplýsingum, skrá aðeins einu
sinni með skilmerkilegum hætti viðeigandi
upplýsingar á einn stað o.þ.h.
Skæðir tímaþjófar
Alþekkt er hérlendis og erlendis hversu
tímafrekir ýmsir verkþættir eru sem ekki
koma beint við því sem kalla má kjarna-
verkefni viðkomandi starfsmanns. Tölvu-
pósturinn er oft sökudólgur ásamt ónauð-
synlegri símanotkun, netnotkun, óskipu-
lögðum fundum og samtölum af ýmsum
toga. Hvað er hægt að gera til að draga úr
þessu ónæði?
„Við þjálfum þátttakendur í skjótri
ákvarðanatöku þegar kemur að þessum
þáttum vinnunnar,“ segir Gunnar. „Við
kennum hvernig á að hafa stjórn á eðli-
legu flæði verkefna og verkþátta, hvernig
auðvelt er að koma að hreinu borði á
hverjum vinnudegi, hvernig nýta má betur
þau tæki og tól sem fyrir eru á vinnu-
staðnum og leggjum t.d. ríka áherslu á
að allir starfsmenn nýti verkefnalista og
dagbækur með réttum hætti, því þetta
eru ólík verkfæri sem þarf að nýta saman
ef vel á að vera.“
Yfirsýn skapar hagnað
En er ekki hætt við því að þeir sem helst
þurfa á þjálfun að halda í markvissum
vinnubrögðum að þessu leyti vilji ekki
þjálfun eða reyni að forðast þátttöku?
„Rannsóknir erlendis sýna glöggt þessa
niðurstöðu. Það sem við leggjum áherslu
á er verðmætasköpun fyrir einstaklinginn
og fyrirtækið, betri stjórn á aðstæðum
hjá hverjum þátttakanda, meiri reglu á
gögnum og haldbærum upplýsingum,
fljótari afgreiðslu og fleira sem skipulega
leiðir til aukins vinnuhagræðis og tíma-
sparnaðar. Í kjölfarið fylgir betri líðan og
betri starfsandi. Mottó okkar er: „yfirsýn
skapar hagnað“. Reynslan af PEP-kerfinu
sýnir að það eru ekki orðin tóm,“ sagði
Gunnar Jónatansson, framkvæmdastjóri
IBT á Íslandi.
S T J Ó R N U N
Öflugur þríhyrningur. Að vinna tíma með breyttu skipulagi.
VERKÞÆTTIR ÞAR SEM TÍMI SPARAÐIST
- eftir PEP
1. Færri stundir fóru í að afgreiða og senda
tölvupósta.
2. Færri stundir fóru í að vinna verk annarra.
3. Færri stundir fóru í að leita í eigin gögnum.
4. Óþarfa fundum fækkaði.
5. Færri „samtöl“ afgreidd með tölvupósti í
stað síma.
6. Minni tími fór í að fullklára verk.
7. Betra skipulag skilaði sér í minni yfirvinna.