Bókasafnið - 01.01.2002, Page 42

skjala. Ennfremur eru þar meötalin þau vinnuferli
sem viðhöfð eru við öflun (capturing) og viðhald sann-
ana og upplýsinga í formi skjala um viðfangsefni
skipulagsheilda og viðskipti þeirra (ISO 15489-1:2001
2001, 3).
Skjöl hafa þrjá einkennandi eiginleika. Þau hafa
innihald (content) sem þarf að vera tengt þeim lýsi-
gögnum (metadata) sem þarf til skjalfestingar. Mynd
(structure) skjals, form og tengsl milli þeirra þátta sem
mynda skjalið, þarf að vera óbrengluð. Það samhengi
sem liggur að baki myndunar, móttöku og notkunar
skjals þarf að liggja ljóst fyrir, svo og það viðskipta-
ferli sem gerðin (transaction) er hluti af, tímasetning
hennar og hverjir eiga hlut að máli. í stuttu máli sagt
á skjal að endurspegla réttilega boðskapinn, ákvörð-
unina eða hvað var gert. Það þarf að geta stutt þarfir
skipulagsheildarinnar sem það er hluti af og nýtast til
þess að staðreyna hver ber ábyrgð í viðkomandi til-
viki (ISO 15489-1:2001 2001, 7).
Á tímum rafrænnar skjalavistunar er enn mikil-
vægara að tryggja að rétt sé staðið að málum þegar
heimildin og lýsigögn hennar eru varðveitt aðskilin.
Er nú mikilvægara en nokkru sinni fyrr að tryggja að
skjöl séu:
• Upprunaleg (authenticity) þ.e. ófölsuð og sannan-
lega mynduð og send af þeim sem gefið er til
kynna að hafi sent þau og á þeim tíma sem upp er
gefinn. Skipulagsheildir þurfa að innleiða skjala-
stefnu og vinnuferla sem tryggja eðlilegt eftirlit
með myndun, móttöku, miðlun, viðhaldi og ráð-
stöfun skjala til þess að tryggja að skjalamynd-
endur séu tilgreindir og hafi til þess heimild. Þá
þarf að tryggja að skjöl séu vernduð fyrir við-
bótum, niðurfellingum, breytingum, yfirhylming-
um og notkun í heimildarleysi.
• Áreiðanleg (reliability) þ.e. að treysta megi að inni-
hald skjals sé rétt lýsing á viðskiptum, atburðum
eða staðreyndum sem vísað er til. Til þess að svo
megi verða þarf skjalið að vera myndað þegar
atburður átti sér stað eða fjótlega á eftir og af
einstaklingi sem var viðstaddur eða þekkir til allra
þátta.
• Heil (integrity) þ.e. fullgerð og óbreytt. Nauðsynlegt
er að vernda skjöl fyrir breytingum en heimilar
breytingar þurfa að vera ljósar og rekjanlegar.
• Nýtanleg (useability) þ.e. þau þarf að vera hægt að
staðsetja, endurheimta, kynna og túlka þannig að
samhengi við atburði, viðskipti og vinnuferla sem
réðu mynduninni sé ljóst. Endurheimt skjala, sem
vistuð eru á rafrænu formi, getur orðið nær ógerleg
ef vistunin er ekki framkvæmd samkvæmt skipu-
legu vistunarkerfi. Einnig má nefna hér sem dæmi
að erfitt er að halda saman viðhengi og orðsend-
ingum í tölvupósti (ISO 15489-1:2001 2001, 7).
Staðallinn tekur á framangreindum aðtriðum. Hann
skiptist í 11 kafla og eru þeir eftirfarandi:
1. Umfang (scope) afmarkar viðfangsefni staðalsins.
2. Tiluísanir í norm (normative references) en það eru
m.a. ISO 9001 gæðastaðlarnir og ISO 14001 um-
hverfisstaðlarnir.
3. Hugtök og skilgreiningar (terms and definitions). Þar
eru skýrð helstu hugtök skjalastjórnar þar á
meðal þau sem skýrð voru hér að framan. Um
frekari skilgreiningar á orðaforða er vísað til ISO
5127 (ISO/FDIS 5127 2000)
4. Hagurinn af skjalastjórn (benefits of records manage-
ment) tíundar þrettán helstu kostina við gott
skjalastjórnarkerfi.
5. Reglugerðarumhverfið (regulatory environment) sam-
anstendur af lögum, reglugerðum, vinnureglum,
siðareglum og stöðlum er varða starfsemina og
skjalastjórn.
6. Stefna og ábyrgð (policy and responsibilities). Mark-
mið stefnu í skjalastjórn ætti að vera myndun og
stjórn á upprunalegum, áreiðanlegum og nýtan-
legum skjölum sem styðja starfsemi skipulags-
heildarinnar svo lengi sem þörf er á. Tilgreina
þarf hver ber heildarábyrgð á skjalastjórninni en
allir starfsmenn bera síðan ábyrgð á að varðveita
nákvæmt og heildstætt skjalasafn um störf sín.
7. Kröfur til skjalastjórnar (records managment require-
ments) fjallar um grundvallaratriði kerfa til skjala-
stjórnar í kafla 7.1 og um einkenni skjals í kafla
7.2 sbr. hér að framan.
8. Hönnun og innleiðing skjalastjórnarkerfis (design and
implementation o/ a records system) fjallar, eins og
nafnið bendir til, með ítarlegum hætti um þetta
efni.
9. Ferlar skjalastjórnar og eftirlit (records management
processes and controls) er yfirgripsmesti kafli stað-
alsins og fjallar um skjalstjórnina út frá lífshlaupi
skjals og notkun.
10. E/tirlit og endursfeoðun (monitoring and auditing)
rekur stuttlega hvernig fylgst skuli reglulega með
að farið sé eftir skjalastjórnarkerfinu og reglur
þess séu hafðar í heiðri. Skýrslur um reglulegt
eftirlit ætti að halda.
11. Þjálfun (training) er loks nauðsynlegur þáttur í öllu
skjalastjórnarferlinu.
Til stuðnings staðlinum sjálfum eða almenna hlutan-
um, Part 1: General, voru samdar leiðbeiningar, Part 2:
Guidelines sem skýra þær fjölmörgu leiðir, vinnuferla
og vinnureglur sem samrýmast staðlinum. Þegar
staðallinn segir „þú skalt“ veitir seinni hlutinn leið-
beiningar um það hvernig megi ná markmiðinu. í lok
leiðbeininganna er að finna tvo viðauka til mikils
vinnuhagræðis. Sá fyrri, viðauki A, tíundar kafla stað-
alsins og vísar í viðkomandi kafla leiðbeininganna
þar sem nánari skýringar er að finna. Sá síðari, við-
auki B, telur upp kafla leiðbeininganna og vísar í við-
komandi kafla staðalsins.
Þessi tvískipting er afar eðlileg. Sinn er siður í
40
BÓKASAFNIÐ 26. ÁRG. 2002