Bókasafnið - 01.01.2002, Blaðsíða 43

hverju landi og þótt markmiðið sé það sama fara
menn oft mismunandi leiðir að markmiðinu og skilja
hluti með mismunandi hætti. Sem dæmi má nefna
að Nýsjálendingar aðhyllast ekki hugmyndina um
skjalasamfelluna (records continuum) þ.e. að skjöl hafi
gildi og það þurfi að hafa
stjórn á þeim allt lífs-
hlaupið. Einnig má
nefna að ekki náðist ein-
ing um hugtakið geymslu-
og grisjunaráætlun (reten-
tion and disposition pro-
grams) sem við höfum
notað hér á landi og víða
þekkist (Connelly 2001,
27). Þess vegna varð nið-
urstaðan sú að setja
markmiðin fram í stað-
linum en leiðbeiningarn-
ar í sérhluta.
Hagurinn af
skjalastjórn
Skjalastjórn hefur
ótvíræða kosti. í 4. kafla
staðalsins eru talin upp
13 atriði sem teljast
skjalastjórn til tekna. Þar
er áhersla lögð á að rekja
hvernig gott skjala-
stjórnarkerfi verður
sérhverri skipulagsheild
sjálfkrafa til verulegra
viðskiptalegra hagsbóta með margvíslegum hætti.
Við upptalninguna mætti bæta við 14. atriðinu sem er
lækkun húsnæðis- og geymslukostnaðar vegna þess
að skjölum er komið fyrir með haganlegri hætti og
óþarfa og/eða úreltum skjölum er eytt. Slíkur
sparnaður getur numið háum fjárhæðum.
Ef skjalamálum er skipulega stjórnað gerir það
skipulagsheildum eftirfarandi kleift:
• Stjórnun skipulagsheildarinnar þannig að starfsem-
in sé rekin á skipulegan, hagkvæman og ábyrgan
hátt. Skjöl eru líka sönnun um starfsemi skipu-
lagsheildarinnar og varðveita sögu hennar og
upplýsingar fyrir síðari tíma.
• Stjórnun áhcettu með því að tryggja að starfsemin
geti haldið áfram þrátt fyrir stóráföll. Upplýsinga-
öryggi og neyðaráætlun eru mikilvægur hluti
skjalastjónar sem síst má vanmeta nú á tímum
þegar skipulagsheildir, sem eiga sér einskis ills
von og hafa aldrei vitað til náttúruhamfara, geta
jafnvel lent í slíkum hremmingum af mannavöld-
um. Rannsóknir í Bandaríkjunum sýna að um 90%
fyrirtækja „komast í þrot og hætta rekstri hafi þau
orðið fyrir alvarlegu tjóni í tölvumiðstöðvum og
ekki haft trygga neyðaráætlun" (Marinó G. Njálsson
2001). Nýr staðall um öryggi upplýsinga, sem tók
gildi fyrir u.þ.b. ári, tekur ítarlega á þessu atriði
(ÍST ISO/iEC 17799:2000 2001).
• Fritmfeuæði í gœöa- og
umhverfisstjórnun. Skipu-
leg skjalastjórn gerir fyr-
irtækjum kleift að upp-
fylla kröfur ISO 9000
gæðastaðlanna og ISO
14000 umhverfisstaðl-
anna. Rannsóknir hér og
erlendis hafa sýnt að
ágallar í skjalastjórn eru
helsta ástæðan fyrir því
að fyrirtæki fá ekki
vottun í fyrstu tilraun.
Við reglubundið eftirlit
vottunarstofu er
misbrestur í skjalastjórn
einnig tíðasta athuga-
semdin. Staðallinn er
því kærkomin hjálp í
þessu efni.
• Vernd hagsmuna.
Skjöl geta veitt stuðning
og vörn í málaferlum,
sem beinast gegn
starfseminni, og sýnt að
skipulagsheildin hefur
farið að öllum reglum og
starfað með réttum
hætti. Skipuleg geymslu-
og grisjunaráætlun í samræmi við lög og reglur og
þarfir starfseminnar getur einnig komið sér vel ef
sanna á sök á fyrirtæki með eigin gögnum þess.
Góð skjalastjórn hefur iðulega komið sér vel þegar
verja þarf hagsmuni fyrirtækis, rétt starfsmanna
eða hagsmuni viðskiptavina.
Að mæta ferö/um löggjafar og reglugerða. Skjöl sem
fullnægja kröfum staðalsins eru sönnun þess að
skipulagsheild fari að lögum og fullnægi settum
reglugerðum, stjórnarfyrirmælum og siðareglum.
Góð skjalastjórn auðveldar alla endurskoðun og
eftirlit.
Að mœta ósfeum viðskiptauina og þörfum starfsfólks.
Skjalastjórn auðveldar skipulagsheild að veita
þjónustu hnökralaust samkvæmt viðskiptasamn-
ingum og af hagkvæmni. Þannig vinnustaður er
einnig líklegri til þess að skapa starfsmönnum
áhugavert starf og starfsumhverfi og vera jafn-
framt fær um að greiða góð laun enda fer orka
starfsmanna í að byggja upp og veita góða þjón-
ustu en ekki í að leita að gögnum og slökkva
sinuelda (ISO 15489-1:2001 2001,4).
Síða úr „Missale Gothicum" frá 8. öld.
BÓKASAFNIÐ 26. ARG. 2002
41