Frjáls verslun - 01.01.2001, Blaðsíða 58

BOK UM BÆTTfl TÍIVIflSTJÓRNUN
Klukkan tifar
Maður sér tímaskortinn alls
staðar," segir Thomas Möller,
höfundur bókarinnar 30
áhrifarík ráð til tímastjórnunar. „Á
skrifstofum jafnt og heimilum í Bret-
landi hafa nýlega verið gerðar kann-
anir sem benda til þess að 75% kvenna
telja sig þjást meira af tímaskorti en
peningaskorti og vilja heitast af öllu
skipuleggja líf sitt betur svo þær hafi
meiri tíma.“
Það er greinileg þörf á umræðum
um tímastjórnun því fýrsta útgáfa
bókarinnar seldist upp um leið og nú
er önnur útgáfa hennar að koma út.
Algengt er að fýrirtæki kaupi nokkurt
magn bóka og dreifi til starfsfólks.
„Ráðin í bókinni byggjast auðvitað að mestu leyti á heil-
brigðri skynsemi," segir Thomas. „Að minnsta kosti 24 af 30
ráðum flokkast þannig, en þau fimm, sem eftir eru og snúast
um að forgangsraða, eru kannski kjarninn í bókinni þegar allt
kemur til alls.“
80/20 reglan „80/20 reglan (Pareto lögmálið) er alls staðar
og meira að segja í þessari bók. Eg segi að 80% af árangrinum
í tímastjórnun sé í 20% af reglunum, þ.e. reglunum um for-
gangsröðun verkefna. Heima hjá fólki sést hún vel þar sem það
ver gjarna 80% af tíma sínum í um 20% húsnæðisins. Og í við-
skiptaheiminum má segja að 20% af viðskiptavinum veiti 80% af
viðskiptunum. Það sama gildir um árangur. Maður nær 80% af
árangrinum á 20% þess tíma sem maður hefur til umráða.“
Greiningin lykilatriði ABC GREINING eða forgangsröðun er
í raun lykilatriði í tímastjórnun og jafn mikilvægt er að geta sett
sér markmið. Hvort sem um er að ræða lýrirtæki eða einstak-
ling er nauðsynlegt að hafa skýr markmið og fylgja þeim. Brian
Tracy, sem haldið hefur fyrirlestra fyrir milljónir manna, var
spurður að því hvert aðalráðið væri og hann svaraði því til að
menn næðu 80% af árangri sínum með því að skrifa niður mark-
mið sín og helst að endurskrifa þau daglega. „Þetta er ótrúleg
tækni, eins einföld og hún er. Eg endurskrifa markmið mín
reglulega og mér reynist það vel. Mannskepnan er einu sinni
þannig að hún kemur því í verk sem hún einbeitir sér að og í nú-
tímaþjóðfélagi eru einfaldlega svo margir valkostir að fólk verð-
ur að sigta út það sem það raunverulega vill. Brian Tracy kallar
það lögmál einbeitingarinnar - að skrifa niður það sem maður
ætlar að gera - í nútíð og í fyrstu per-
sónu, þá verður það að veruleika. Með
því er viðkomandi kominn inn í fram-
tíðina, farinn að gera það sem hann
hefur að rnarkmiði."
Fyrir nokkru kom út athyglisverð
bók þar sem haft var viðtal við um 50
stjórnendur í Bandaríkjunum og þeir
spurðir um það hvað þeir hefðu gert
öðruvísi ef þeir væri 25 árum yngri og
það vakti athygli að flestir sögðu að
þeir hefðu sett sér skýrari markmið.
Þetta segir Thomas styðja við kenn-
ingar Tracys og sína eigin reynslu.
Með hreint skrifborð „Þú sérð ekki
mikið drasl á borðinu mínu,“ skýtur Thomas glettnislega inn í
annars háalvarlegar umræðurnar um tímaskort. „Draslið er allt
hér,“ segir hann svo og opnar skáp þar sem þrír bunkar skjala
Iiggja, misstórir. Hann tekur íram einn bunkann og hampar hon-
um: „Þetta eru verkefnin mín í dag. Hinir bunkarnir eru B og C
verkefnin og reynsla mín er sú að stór hluti C verkefnanna klára
sig sjálf, þau detta upp fyrir á einn eða annan veg.“
Nauðsynlegt er að hafa skjalasafnið í góðu lagi og að ekki
taki meira en tvær mínútur að finna skjal. „Það einfaldar lífið
mjög að minnka draslið í kring um sig, bæði heima við og á
skrifstofunni. Maður er að geyma alls konar drasl sem maður
notar aldrei. 85% skrifstofa eru illa skipulagðar, segir í nýlegri
könnun á vinnustöðum í Þýskalandi, og við myndum varla
sætta okkur við að flugstjórnarklefi í Boeing þotu væri illa
skipulagður og að lendingarfyrirmælin í Hamborg fyndust
ekki þegar til ætti að taka. Eða að skurðlæknir gæti engan veg-
inn fundið hnífinn þegar skera ætti upp. En við sættum okkur
við að flestir stjórnendur séu með allt í óreiðu, skjölin sín og
skrifborðin, og nýti þar með illa þann tíma sem þeir hafa til af-
nota. Svo er það biðtíminn, hann má nýta betur. Maður er alltaf
að bíða eftir einhverju, flugvél, tannlækni og öðru og auðvitað
á að nota þann tíma. Lesa eitthvað sem bíður lesningar, hafa
með sér fartölvu til að vinna á, ef það er málið, hringja í nokkra
sem bíða þess að haft sé samband við þá og svo framvegis. En
auðvitað eftir skipulagi svo þessi tími skili einhverju."
Fundir margir hverjir óbarfir Margt annað er hægt að gera á ein-
faldan hátt. Gott er að hafa klukku á símanum svo maður sjái
hversu langur tími fer í samtal í raun og veru. Þetta þýðir þó ekki
að starfsfélagar eigi að hætta að ræða saman og hittast, heldur
Þegarfyrri útgáfa bókarinnar 30
áhrifarík ráð til tímastjórnunar eftir
Thomas Möller vargefin út fyrir
brábum sex árum sagói í dómi
Frjálsrar verslunar um bókina: Orð
í tíma töluð! Núna hefurþessi vin-
sæla bók verið endurútgefin og hún
stenst vel tímans tönn.
Eftir Vigdísi Stefánsdóttur
1. Með því að hafa gott yfirlit yfir verkefni dagsins og
þann tíma sem maður hefur lil umráða á hverjum degi, áttu
auðveldara með að framselja síður mikilvæg verkefni til
annarra, hafna ákveðnum verkefnum og vinna þannig að-
eins að þeim mikilvægustu sjálfur.
2. Hæfileiki stjórnanda til að framselja verkefni er ef til
vill besta tímastjórnunartæki hans. Spurðu þig því ávallt
þeirrar spurningar áður en þú byrjar á nýju verkefni eða
færð verkefni í hendur hvort þú getir falið það einum af
samstarfsmönnum þínum.