Frjáls verslun - 01.11.2002, Page 53

STJÓRNUN UPPLÝSINGflSTREYMI
Talaðu við fólkið
Haltu starfsmönnunum vel upp-
lýstum á öllum stigum málsins,
talaðu skýrt og útskýrðu málin
fyrir þeim augliti til auglitis. Ekki
treysta á tölvupóstinn.
Hlustaðu á fólkið
Hlustun er mikilvægur þáttur í sam-
ræðum. Ekki láta truflanir hafa áhrif,
ekki fitla við tölvuna eða rjúka í sím-
ann þegar hann hringir. Þú hlýtur að
geta slappað af í nokkrar mínútur og
hlustað á starfsmenn þína.
Spurningar og tillögur
Fáðu starfsmennina til að koma
með spurningar ef þeir skilja ekki
og hvettu þá til að koma með
tillögur. Með spurningum færðu að
vita hve vel fólkið hefur skilið það
sem þú sagðir. Reyndir starfsmenn
geta oft komið með lausnir.
uppsagna komi. Ráðgjafinn hvetur til þess að starfsfólki sé haldið vel upplýstu því
að annars geti iyrirtækið misst sitt besta fólk. Millistjórnandinn hyggst bæta upp-
lýsingastreymið, kallar tvo af þremur hópstjórum á fund og gefur þeim óskýrar og
misvísandi upplýsingar. Hann hvetur hópstjórnendurna til að undirstrika við fólkið
á gólfinu að ekki verði um neinar uppsagnir að ræða. „Það er ekki alveg satt en ef
þeir fara að hamra á töpuðum störfum hlaupa allir um sem höfuðlaus hænsn. Og
auðvitað sitjum við uppi með lélega fólkið því að þeir bestu fara,“ segir hann. Hóp-
stjórarnir eru engu nær og telja að hlaup höfuðlausu hænsnanna séu þegar byijuð.
Lærdómur:
Ef þú getur ekki frætt alla starfsmenn á einum og sama fundinum skaltu
halda þig við sama handritið á öllum fundunum þannig að þú gefir ekki
frá þér misvísandi upplýsingar. Þú verður að fræða aUa starfsmenn, ekki
bara suma því að annars kemurðu óánægju og leiðindum af stað.
Leyfir truflun Hópstjórarnir eru sammála um að einhver verði að fara inn til
millistjórnandans og ræða málin opinskátt. Sá sem verður fyrir valinu fer inn og
kveðst hafa ákveðið að segja upp störfum miðað við óvissuna í fyrirtækinu. Þeir
verða sífellt fyrir truflunum, millistjórnandinn svarar símanum, fitlar við tölvuna
o.s.frv. í stað þess að hlusta og ræða málin heils hugar og af virðingu. Hópstjórinn
gefur milfistjórnandanum smá kennslustund í stjórnun og samskiptum við starfs-
fólk. Hann bendir á að starfsfólkið þurfi að fræða því að annars verði það óöruggt
og ímyndi sér allt hið versta.
Lærdómur:
Hlustun er mikilvægur þáttur í samræðum. Ekki láta truflanir hafa áhrif,
ekki fitla við tölvuna eða ijúka í símann þegar hann hringir. Þú hlýtur að
geta slappað af í nokkrar mínútur og hlustað á starfsmenn þína.
flllt er gott ef endirinn er góður Myndbandinu lýkur vel eins og vera ber í góðri
sögu. í myndbandinu er millistjórnandanum gefið annað tækifæri þar sem hann
talar skýrt við fólkið sitt í stað þess að senda tölvupóst og gerir því grein fyrir því
að ekki verði um neinar uppsagnir að ræða, svarar spurningum og hvetur starfs-
menn til að koma með tillögur. Þar með nýtir hann sér reynslu og þekkingu starfs-
manna til að sjá fyrir vandamálin áður en þau gerast og fær þá til að koma með til-
lögur að lausnum. Hann lætur ekkert trufla sig í því samtali og í lokin klappa
starfsmennirnir fyrir honum.
Heimild: Video og tölvulausn ehf., dreifingaraðili Video Arts á íslandi.SH
Forstjórinn vill að upplýsingastreymið sé skýrt og býðst m.a. Millistjórnandinn heidur loksins fund með öllum starfs-
til að aðstoða viðkomandi millistjórnanda við að koma á mönnum og fer þar yfir málin á skýran og greinargóðan
fundi en hann kýs að senda út tölvupóst. hátt og svo er klappað fyrir honum.