Frjáls verslun - 01.03.2003, Blaðsíða 61

STJÓRNUN FUNDIR
Fyrir réttinum. Réttarþjónninn talar við vitni og dómarann sem engan veginn er
nógu ánægður með gang mála hjá Jóni.
Jón vaknar í fangafötunum. Það minnir hann á drauminn og hann leggst niður
aftur til að undirbúa fundinn sem hann á að mæta á síðar um daginn.
þurfi því að vinna vinnuna sína fyrir og eftir sinn fasta vinnu-
tíma. Gunna slekkur ljósið og fer að sofa og fljótlega fer Jón að
halla sér. Hann tekur að dreyma að hann sé fyrir rétti, ákærð-
ur fyrir að stýra fundi án undirbúnings og umhugsunar, láta
ekki fundarmenn vita tilganginn með fundinum, fylgja ekki
dagskrá, stjórna umræðum illa og skrá ekki niðurstöður
funda. Ef rétt reynist þá er um að ræða alvariega tímasóun að
Gefðu upplýsingar
Stjórnendahópurinn er á fundi. Fundar-
menn hafa ekki fengið að vita um tilgang
fundarins. Dagskrárheitið „Boðskipti
innan fyrirtækisins“ er svo óljóst að eng-
inn leggur sömu merkinguna í það. Einn
heldur að ijalla eigi um tölvumálin í fyrir-
tækinu og annar um nýtt skiptiborð
meðan tilgangurinn er að Jjalla um það
hvernig eigi að kynna afkomu fyrirtækis-
ins fyrir hópstjórum. Allir eru hálfhlæj-
andi og vandræðalegir yfir mistökunum
og klúðrinu og málinu er frestað til föstu-
dags því að enginn hefur undirbúið sig
fyrir þetta mál. Svona gengur allur fund-
urinn, Jón fundarstjóri er orðinn mjög
stressaður og uppstökkur en fundar-
mennirnir brosa út í annað og hafa þetta í flimtingum, spyija
hvort það sé ekki að minnsta kosti eitt mál sem hægt væri að
afgreiða á þessum fundi. Þegar það kemur í ljós að fundar-
stjórinn er sjálfur illa undirbúinn með sitt mál er fundinum
frestað. Niðurstaðan: Arangurslaus fundur sem aldrei hefði
átt að halda. I réttinum ver Jón sig og segist hafa verið með
dagskrá en dómarinn segir hana bara hafa verið minnis-
yfirlögðu ráði og hindrun ákvarðanatöku.
Fyrir réttinum er Jón látinn rifja upp
nokkur slæm mistök, t.d. vikulegan
stjórnendafund þar sem hann mætti alltof
seint. Einn fundarmanna óskaði eftir því
að sín mál yrðu fyrst tekin fyrir því að
honum lægi á. Fundurinn fór þó stjórn-
laust af stað frá upphafi, engin dagskrá lá
fyrir og fundarmenn æddu úr einu mál-
efni í annað þar til þeir voru orðnir
þreyttir og ómögulegir og einn þeirra tók
af skarið og stóð upp. Það er ljóst að fund-
inum hefði átt að fresta þar sem ekkert
umfjöllunarefni lá fyrir. Dómarinn spyr
hvernig hefði farið ef þetta gengi svona
fyrir sig í réttinum og í myndbandinu er
sýnt hversu mikið klúður það hefði verið.
Lærdómur:
Nauðsynlegt er að hafa umhugsun og eðli-
legan undirbúning fyrir fund. Partur af því
er að kanna hvort hægt sé að afgreiða
málin með öðrum hætti en fundi. Ekki er
nógu gott að taka dagskrána saman á
fundinum. Hana þarf að undirbúa fyrir-
fram um leið og fundarstjórinn kynnir sér
möguleg umijöllunarefni svo að öllum sé
ljóst hvað á að taka fyrir á fundinum.
61