Frjáls verslun - 01.04.2011, Blaðsíða 11

FRJÁLS VERSLUN 4.tbl.2011 11
stjórnun
Þ
egar rætt er um
breyt ingastjórnun
ber nafn John P.
Kotter fljótt á góma.
Hann er bæði virtur
og þekktur meðal fræðimanna
á sviði stjórnunarfræða. Hann
rannsakaði árum saman breyt ­
ingastjórnun hjá fjölda stór fyrir­
tækja. Niðurstöður þeirra rann ­
sókna leiddu m.a. til kenningar
hans um hið nauð synlega átta
þrepa ferli breytinga stjórnunar
er hann setti fram árið 1996 í
bók sinni Lead ing Change.
Hann segir að skipulagsheildir
verði að fara í gegnum þessi
átta þrep til að breytingarnar
skili einhverjum árangri. Alls
ekki megi hlaupa yfir þrep. Þau
verði að taka í réttri röð svo inn­
leiðing breytinga beri árangur.
Þetta átta þrepa ferli hefur verið
notað í skipulagsheildum um
víða veröld og reynst vel.
1. Að starfsfólk skynji að þörf
sé fyrir breytingar
Það gerist ekkert nema starfs­
fólk skipulagsheildarinnar skynji
sjálft að það sé þörf fyrir breyt­
ingar. Ef slíkt er ekki fyrir hendi
má búast við mótstöðu þess
við breytingaferlið. Þá er betra
heima setið en af stað farið
enda byggist breytinga stjórnun
á samvinnu og frum kvæði starfs­
fólks sem er reiðu búið að leggja
meira á sig en undir venjulegum
kring umstæð um. Stjórnendur
verða að halda vöku sinni og
átta sig á hætt unni sem getur
staf að af því starfsfólki sem vill
ekki sjá neinar breytingar held­
ur óbreytt ástand.
2. Að mynda stýrihóp
Stjórnanda ber að mynda stýri­
hóp eða öflugt breytingabanda­
lag. Kotter segir að slíkur hóp ur
virki vel innan fyrirtækja í sí breyti­
legum aðstæðum sam tímans.
3. Að þróa framtíðarsýn og
stefnu
Í þessu þrepi leggur Kotter
áherslu á að þróa skýra fram­
tíðarsýn og stefnu sem vísar
veginn og skilar að lokum því
æskilega ástandi sem stefnt
er að.
4. Að miðla framtíðarsýn
breytinganna
Stjórnendur þurfa að miðla nýju
framtíðarsýninni á þann hátt
að starfsfólkið samþykki hana
og deili með þeim skilningi á
mikilvægi breytinganna. Stjórn­
endur þurfa að vera með gott
upplýsingaflæði til starfsfólks.
Þá þurfa öll skilaboð þeirra að
vera skýr og augljós svo allir
átti sig á hlutunum.
5. Að virkja stóran hóp starfs­
fólks til aðgerða
Stjórnendur þurfa að virkja
stóran hóp starfsfólks innan
skipulagsheildar til að grípa
til nauðsynlegra aðgerða svo
að framtíðarsýnin verði að
veruleika. Hindranir þarf að
fjarlægja. Það ber að breyta
skipulagi fyrirtækisins standi
það í vegi fyrir framgangi
þeirrar framtíðarsýnar er liggur
fyrir. Stjórnendur eiga að hafa
þor til að taka áhættu og fara
ótroðnar slóðir þegar starfsfólk
kemur fram með óhefðbundnar
hugmyndir og aðgerðir.
6. Að stuðla að áfangasigrum
starfsfólks
Áfangasigrar ýta undir framtíðar­
sýnina og tiltrú starfsfólks á
hana. Áfangasigrarnir eru
nokkurs konar vörður á leiðinni
að settu marki. Starfsánægjan
eykst. Slíkir sigrar eru sýnilegir
og tengjast beint tilteknum
aðgerðum.
7. Að styrkja það sem áunn­
ist hefur og innleiða fleiri
breytingar
Stjórnendur þurfa að varpa
ljósi á þann árangur sem hefur
náðst og samgleðjast starfsfólki
yfir honum. Slíkt er hvetjandi
fyrir starfsfólk. Stjórnendur
þurfa ætíð að vera á varðbergi
gagnvart þeim öflum sem eru
á móti hvers kyns breytingum.
Stjórnendur þurfa að dreifa
ábyrgðinni við innleiðingu breyt­
inga og einbeita sér að því að
sinna leiðtogahlutverki sínu.
8. Að festa breytingarnar í
sessi innan fyrirtækjamenn­
ingarinnar
Stjórnendur þurfa að festa breyt­
ingarnar í sessi innan menn ingar
viðkomandi skipu lags heildar. Það
sé gert til langframa með breið­
virkum aðgerðum. Fyrirtækja­
menning er fyrirbæri sem þróast
enda fjallar hún um hegðun
og gildi starfsfólks. Fyrirtækja­
menningin mótast á löngum tíma.
Þess vegna tekur það tíma að
breyta henni. Stundum mistekst
það. Breytingarnar verða alltaf
að samræmast þeirri menningu
sem er til staðar. Breytingastjórn­
endur verða því að skilja til hlítar
viðkom andi fyrirtækjamenningu
til að koma á breytingum.
Þrepin átta í breytingastjórnun
Niðurstöður þeirra rannsókna leiddu m.a. til kenningar hans um hið nauðsynlega átta þrepa ferli
breytingastjórnunar er hann setti fram árið 1996 í bók sinni Leading Change.
Greinarhöfundur, Bjarni Þór
Bjarnas on, er prestur og M.Sc.
í mannauðsstjórnun.
Stjórnendur verða
að halda vöku sinni
og átta sig á hættunni
sem getur stafað af
því starfsfólki sem
vill ekki sjá neinar
breytingar heldur
óbreytt ástand.
John P. Kotter
TexTi: Jón G. Hauksson Mynd: Geir ólafsson