Bókasafnið - 01.06.2014, Síða 42

Bókasafnið 38. árg. 2014
42
og skiptu máli varðandi innleiðingarferlið svo sem staða
skjalastjóra í skipuriti, aðgangur skjalastjóra að stjórn­
endum, að innleiðingin fengi stuðning frá æðstu stjórn­
endum, að almennt starfsfólk og millistjórnendur gerðu
sér grein fyrir því að starf og hlutverk skjalastjóra byggð­
ist á mikilli sérfræðiþekkingu og á bak við starfið lægi
oftast mikil menntun og reynsla.
Í þremur tilvikum virtist sýnileiki skjalastjóra innan
stofnunar hafa verið takmarkaður og stjórnunarleg staða
hans innan skipulagsheildarinnar verið óviss eða óskýr.
Í einu tilviki hafði skjalastjórinn verið fluttur fjórum sinn­
um til innan stofnunarinnar og þar af leiðandi hafði hann
haft fjóra yfirmenn. Og, eins og hann sagði sjálfur:
„Staðsetningin á mér innan stofnunar, það var aldrei sátt
um það.“ Hann benti á að staðsetning skjalasafnsins
innan vinnustaðarins skipti einnig máli ásamt því að
skjalastjórinn væri sýnilegur á vinnustaðnum. Allir við­
mælendur voru sammála um mikilvægi þess að gera
skjalamálum hátt undir höfði og fram kom í þremur við­
tölum af átta að slíku hefði ekki verið til að dreifa.
Að sögn fimm viðmælenda höfðu þeir öðlast þá
virðingu meðal samstarfsfólks og stjórnenda sem til
þurfti til þess að innleiðingin gæti gengið vel fyrir sig.
Grundvöllur þess var að hafa fullt umboð til athafna
varðandi innleiðingaferlið. Einnig höfðu þeir þau völd
sem þurfti til þess að geta sagt starfsfólki hvernig það
ætti að vinna við, umgangast og nota RSSK.
Öllum viðmælendum bar saman um að hlutverk
skjalastjóra þyrfti að vera skýrt og stuðningur stjórnenda
þyrfti að vera af heilum hug; ekki einungis í orði heldur
einnig á borði. Þeir voru sammála um að hvatinn til þess
að innleiða nýtt vinnulag þyrfi að koma að ofan, það er
frá æðstu stjórnendum eða í gegnum lög og reglugerðir.
Sjö viðmælenda nefndu það að starfsmenn ættu ekki að
hafa neitt annað val en að sýna öguð vinnubrögð, fara
eftir verkferlum og þeim lögum og reglugerðum sem
skipulagsheildin starfaði eftir.
Viðmælendunum átta bar einnig saman um að
menntun skjalastjóra skipti máli þegar kom að um­
boðsveitingu þeirra og hvernig almennt starfsfólk horfði
til stöðu þeirra innan skipulagsheildarinnar. Viðmælend­
ur nefndu að þeim virtist oft sem menntun þeirra og hlut­
verk væri vanmetið og almennu starfsfólki ekki gert ljóst
með nægjanlega skýrum hætti til hvers væri ætlast af
skjalastjórum. Einn viðmælenda tók fram að í hans tilviki
hefði samstarfsfólk ekki áttað sig á að þarna væri á ferð
háskólamenntaður sérfræðingur ráðinn inn til ábyrgðar­
mikilla starfa. Hann sagði: „Já, ég upplifði það í nokkur
ár að fólk taldi að ég ætti að vera að ganga frá pappírs­
gögnum niðri í kjallara og alveg fram á síðasta dag.“
Annar viðmælandi tók í sama streng og benti á að sam­
starfsfólk hefði ekki gert sér grein fyrir menntun hans og
í hverju starf hans væri fólgið. Samstarfsfólk leit svo á
að hlutverkið hefði verið að raða skjölum og taka til.
Fimm viðmælenda sögðust hafa haft þau völd sem
til þyrfti og skýrt umboð til athafna. Þar skipti máli hvar
þeir væru staðsettir í skipuritinu og hvaða aðgang þeir
hefðu haft að framkvæmdastjórn skipulagsheildarinnar.
Þeir álitu það skipta sköpum við innleiðinguna á RSSK
að hafa aðgang að framkvæmdastjórafundum þar sem
þá væri hægt að koma mikilvægum skilaboðum varð­
andi innleiðinguna milliliðalaust til yfirstjórnar.
Þrír viðmælenda töldu sig ekki hafa haft fullt umboð
til athafna. Einn viðmælenda benti á að þegar hann var
ráðinn til fjármálafyrirtækisins, sem hann vann hjá, hefði
hann komið inn sem ráðgjafi. Þá hefði myndast ákveðin
togstreita á milli hans og tölvudeildar sem sinnti upplýs­
ingatæknimálum. Ekki hafi verið ljóst hver fór með
stjórnina og hvaða leiðir ætti að fara varðandi innleið­
inguna annars vegar og val á kerfi hins vegar. Þetta
leiddi því til óskilvirkari innleiðingar á kerfinu.
Einn viðmælenda hafði bæði starfað sem ráðgjafi
hjá fyrirtækjum við innleiðingu á RSSK og sem skjala­
stjóri. Hann lagði mikla áherslu á ríkt umboð skjalastjóra
til athafna og taldi að skjalastjórar í þessu hlutverki ættu
að vera leiðtogar og sýna frumkvæði.
Í megindlega hluta rannsóknarinnar kom fram að í
63% tilvika hefði farið fram þarfagreining vegna innleið­
ingar á RSSK og aðeins rúmur helmingur þátttakenda,
eða 55,1%, höfðu verið þátttakendur í henni. Aftur á
móti hafði tæpur helmingur, eða 49,3%, tekið þátt í val­
inu á RSSK. Þá kom einnig fram að 73,3% þátttakenda
töldu sig hafa haft umboð æðstu stjórnenda til athafna
við innleiðinguna.
Stuðningur stjórnenda við innleiðingu
RSSK
Þeir skjalastjórar, sem rætt var við, voru sammála
um að til þess að innleiðing RSSK gæti orðið skilvirk og
árangursrík þyrftu stjórnendur að styðja vel við
breytingaferlið og sýna fordæmi og vera góð fyrirmynd.
Þegar stjórnendur tileinkuðu sér nýtt vinnulag gengi inn­
leiðingin mun betur fyrir sig. Svo virtist sem stjórnendur
áttuðu sig ekki alltaf nægilega vel á því að um ákveðið
breytingaferli væri að ræða og innleiðingin kallaði í raun
á breytingastjórnun þar sem skjalastjórar gegndu lykil­
hlutverki. Viðmælendur nefndu að ekki væri nóg að
sýna fordæmi og stuðning. Stjórnendur yrðu að átta sig
á mikilvægi verkefnisins og hafa skilning á því. Í máli
viðmælenda kom einnig skýrt fram að millistjórnendur
gegndu lykilhlutverki í innleiðingarferlinu og það að