Bókasafnið - 01.06.2014, Blaðsíða 28

Bókasafnið 38. árg. 2014
28
varð ekki offramboð, eins og útreikningar eftir líkaninu
sögðu til um?” Og sá þá í hendi minni að það myndi
vera skjalastjórnin sem tók rosalega mikið af fólki og
það í mjög góð og vel launuð, ábyrgðarmikil störf.
Án skjalastjórnar hefði þróun greinarinnar orðið
önnur og ekki jafngóð og raun ber vitni. Starfsvettvangur
skjalastjórnar varð meðal annars til vegna laga­
breytinga. Stofnanir verða að hafa reiðu á hlutunum
samkvæmt lögum, en það er ekki samkvæmt lögum að
þær verði að ráða bókasafnsfræðinga til starfans.
Starfsvettvangur skjalastjórnar varð ekki til af sjálfu sér
fyrir bókasafns­ og upplýsingafræðina. Til hans þurfti að
vinna.
Á níunda áratugnum komu tölvuleitir í tilvísanasöfn­
um til sögunnar og síðan beinlínuleitir um Lýðnetið, en
það gerði öll tölvusamskipti mun auðveldari. Það hlaut
að sjálfsögðu að hafa áhrif innan greinarinnar og á
bókasöfnum, þar sem tölvunotkunin þróaðist óhjá­
kvæmilega í takt við tækniframfarir.
Í lok árs 1996 hóf ég starf sem forstöðumaður bóka­
safns Landlæknisembættisins og gegndi því til ársins
1999. Í því starfi gerði ég samning fyrir hönd Land­
læknisembættisins um aðgang að Medline, sem þá var
ekki í opnum aðgangi eins og síðar varð, fyrir starfs­
menn þess. Samningurinn náði jafnframt til starfsmanna
á öðrum fámennum opinberum stofnunum á sviði heil­
brigðisvísinda. Stóru sjúkrahúsin sömdu sjálf fyrir sig
hvert og eitt. Á þessum tíma var tæknin ekki orðin eins
og núna, framkvæmd míns samnings var möguleg
vegna þess að Landspítalinn leyfði góðfúslega afnot af
dreifingarkerfi sínu til þess að fólk kæmist í rafræna efn­
ið sem ég samdi um.
Þetta var sérstakur samningur að því leyti að fjöldi
notenda var opinn. Við sömdum um tiltekið verð og síð­
an gat ég bætt við stofnunum sem höfðu aðgang eftir að
samningurinn var gerður, þannig að eftir því sem fleiri
tóku þátt í áskriftinni, þeim mun lægra varð verðið fyrir
hverja stofnun. Þetta var alveg einstakt á þessum tíma,
tímamótasamningur, slíkur samningur hafði aldrei verið
gerður áður, hvorki hér á landi né erlendis, að sögn
sölumannsins. Hér heima hafði hver stofnun samið fyrir
sig, fram til þess tíma, greiddir voru fleiri reikningar til er­
lendra dreifingaraðila fyrir rafrænan aðgang að sömu
gagnasöfnunum og aðgangur í heild varð dýrari fyrir
landið en hefði þurft að vera.
Árið 2001 bauðst mér starf forstöðumanns Bóka­
safns Landspítalans. Þá stóð til að vinna að sameiningu
bókasafnsþjónustu á stóru sjúkrahúsunum en því verk­
efni var tímabundið slegið á frest.
Í starfinu þar þróaði ég í samstarfi við aðra forstöðu­
menn bókasafna á sviði heilbrigðisvísinda hugmynd
mína frekar um sameiginlega áskrift opinberra stofnana
að rafrænum gagnasöfnum, tímaritum og bókum með
heildartexta og gerði samning fyrir hönd stofnana á sviði
heilbrigðisvísinda við fyrirtækið Ovid. Samningurinn náði
aðeins til opinberra aðila vegna þess að það var
mismunandi verð á aðgangi eftir því hvort samið var fyrir
opinbera stofnun sem var ekki rekin í hagnaðarskyni
eða einkafyrirtæki. Ef Íslensk erfðagreining hefði til
dæmis verið með í þeim samningi hefði verðið hækkað
mikið. Skipulag gagna í Ovid var mjög gott og leitarvél
þess geysilega öflug og auðveld í notkun, enda hafði
þekking og reynsla bókasafnsfræðinga á skipulagi rit­
aðrar þekkingar og reynsla af leitum í raf­rænum
gagnasöfnum verið beisluð við bókfræðilegt skipulag
innan gagnasafnsins og þróun leitaraðferða í Ovid.
Samningurinn kostaði í heild mun minna en samningar
stofnananna höfðu kostað samanlagt áður.
Jafnframt samdi ég við Ovid um að fá töluleg gögn
um afnot einstakra stofnana af hverju tímariti eftir gerð­
um dreifingareininganna uppgefna mánaðarlega í Excel
skjali. Notkun á hverju áskriftarriti var sundurliðuð mán­
uð fyrir mánuð. Þetta var lykilorðaaðgangur sem opinn
var innan stofnana fyrir alla starfsmenn og aðra
safngesti, sem einnig var einstakt á þeim tíma. Gögn um
notkun voru sundurliðuð eftir stofnunum og starfstétt,
hvort notendur voru til dæmis læknar eða hjúkrunar­
fræðingar. Þá tíðkaðist erlendis að semja um aðgang
fyrir tiltekinn fjölda starfsmanna af tiltekinni gerð. Fólk
sem ekki var starfandi við viðkomandi stofnun á samn­
ingstíma mátti ekki nota rafrænu gagnasöfnin. Ég fór til
dæmis í heimsókn til Columbia háskóla á þessum tíma,
þá var sérstaklega tekið fram að sem fyrrverandi nem­
andi gæti ég haft aðgang að öllum safnkosti bókasafns­
ins en þó væru rafrænu gagnasöfnin undanskilin vegna
þess að ekki hefði verið samið um aðgang að þeim fyrir
útskrifaða. Jafnvel voru dæmi um að stofnanir sem voru
félitlar gerðu samning um aðgang lækna að tilteknum
gagnasöfnum en hjúkrunarfræðingar og aðrir heilbrigð­
isstarfsmenn sömu stofnunar fengju ekki aðgang að
þeim.
Í samstarfi við aðra forstöðumenn bókasafna á sviði
heilbrigðisvísinda gerði ég einnig fjölnotasamning við
MDConsult, sem var nýtt gagnasafn á þeim tíma og
geysilega fjölbreytt með aðgangi að heildartexta tíma­
rita, bóka og alls kyns öðru efni fyrir heilbrigðisstarfsfólk,