Bókasafnið - 01.06.2014, Blaðsíða 39

Útdráttur
Þessi grein fjallar um tvo þætti; umboð skjalastjóra
til athafna í innleiðingaferli og stuðning stjórnenda við
innleiðingu á rafrænu skjalastjórnunarkerfi. Rannsóknin
byggir á blandaðri aðferðafræði, eigindlegum og megin­
dlegum rannsóknaraðferðum. Tekin voru hálfopin viðtöl
við átta skjalastjóra sem höfðu tekið þátt í innleiðingu á
rafrænu skjalastjórnunarkerfi og sendur var út spurn­
ingalisti til félagsmanna í Félagi um skjalastjórn. Gögn­
um var safnað frá október 2010 til mars 2012.
Rannsóknarspurningarnar beindust að eftirfarandi:
Hvort umboð skjalastjóra til athafna nauðsynlegt í inn­
leiðingarferlinu og hversu mikilvægur stuðningur stjórn­
enda við innleiðingu rafræns skjalastjórnunarkerfis hefði
verið. Helstu niðurstöður eru þær að kenningar og líkön
breytingastjórnunar styðja vel við innleiðingarferli á raf­
rænu skjalastjórnunarkerfi. Í upphafi innleiðingarferlis
þarf að skilgreina hlutverk skjalastjóra og gera hann
ábyrgan fyrir öllum þáttum skjalastjórnunar, eins og
hönnun, innleiðingu og viðhaldi skjalakerfa innan skipu­
lagsheildar. Gera þarf starfsfólki grein fyrir þörfinni og
megintilgangi innleiðingarinnar, ástæðu fyrir breyting­
unum og megintilgangi með innleiðingunni. Skjalastjór­
um ber að veita fullt umboð til athafna og skilgreina þarf
til hlítar verksvið þeirra. Jafnframt er brýnt að upplýsa
starfsfólk um umboðið.
Inngangur
Rafræn skjalastjórnunarkerfi ﴾RSSK – Electronic
Records Management Systems, ERMS﴿ eru notuð til
þess að stýra skjalahaldi, fanga skjöl og varðveita skjöl
allan líftíma þeirra. Notkun slíkra kerfa kallar á umtals­
verðar breytingar á vinnubrögðum starfsfólks til þess að
notkun þeirra skili tilætluðum árangri. Með skilvirkri inn­
leiðingu á starfsfólk, sem býr yfir lágmarkstölvukunnáttu,
að geta notað kerfin á réttan hátt og aðlagast auðveld­
lega þeim nýju vinnubrögðum sem hljótast af því að taka
þau í notkun.
Rannsókn var framkvæmd á hlutverki skjalastjóra í
breytingarferli við innleiðingu á RSSK í íslenskum skipu­
lagsheildum1. Gögnum var safnað á tímabilinu október
2010 til mars 2013. Við gagnasöfnun voru annars vegar
tekin viðtöl við skjalastjóra í átta skipulagsheildum og
hins vegar var spurningakönnun send á póstlista Félags
um skjalastjórn ﴾skjalastjorn@listar.ismennt.is﴿.
Gagnasöfnunin skilaði umfangsmiklum niðurstöðum
﴾Magnea Davíðsdóttir, 2013﴿ en tilgangur þessarar
tímaritsgreinar er að kynna niðurstöður tveggja þátta
rannsóknarinnar þar sem leitast var við að finna út ﴾1﴿
hvernig umboð skjalastjóra til athafna við innleiðingu á
RSSK hefði reynst vera og ﴾2﴿ hvernig stuðningi stjórn­
enda við innleiðingu á RSSK hefði verið háttað. Einnig
verða skoðanir skjalastjóra á þessum mikilvægu þáttum
ræddar.
Helstu niðurstöður voru þær að skjalastjórarnir voru
sammála um að þeir þyrftu fullt umboð til athafna á inn­
leiðingartímanum svo og góðan stuðning stjórnenda ætti
verkefnið að heppnast. Enn fremur kemur fram að tals­
verður hluti skjalastjóra hafði ekki slíkt umboð og þar
sem umboð til athafna var skýrt og stuðningur stjórn­
Magnea Davíðsdóttir hefur lokið BA prófi í bókasafns­ og
upplýsingafræði og MA í bókasafns­ og upplýsingafræði með
áherslu á rafræn samskipti hjá skipulagsheildum. Hún starfar sem
skjalastjóri hjá Skiptum hf. og áður sem skjalastjóri hjá VR frá
2005­2013.
Umboð skjalastjóra og stuðningur stjórnenda við
innleiðingu á rafrænu skjalastjórnunarkerfi, RSSK
Jóhanna Gunnlaugsdóttir, MSc﴾Econ﴿, PhD, er
prófessor í Upplýsingafræði við Háskóla Íslands.
Magnea Davíðsdóttir og Jóhanna Gunnlaugsdóttir
1 Skipulagsheild (organization), orðið er hér notað sem samheiti yfir fyrirtæki, stofnanir, félög, sambönd og félagasamtök.
Ritrýnd grein