Bókasafnið - 01.06.2014, Blaðsíða 43

Bókasafnið 38. árg. 2014
43
virkja þá gæti skipt sköpum hvort innleiðingin heppnað­
ist.
Samkvæmt viðtölunum virtist sem stjórnendur hefðu
ekki alltaf haft skýr markmið í upphafi varðandi innleið­
ingu RSSK. Ekki virtist hafa verið nægilega ljóst hvað
stjórnendur ætluðu sér með breytingunum og hver til­
gangurinn hefði verið með innleiðingunni. Margt benti til
þess að væru stjórnendur ekki tilbúnir fyrir breytingar og
hvatinn til breytinga kæmi ekki frá æðstu stjórnendum
yrði niðurstaðan ekki árangursrík. Allir viðmælendur
voru sammála um mikilvægi þess að yfirmenn og milli­
stjórnendur sýndu frumkvæði og væru góðar fyrirmyndir
í breyttum starfsháttum svo að undirmenn tækju mark á
breytingunum.
Tveir viðmælenda bentu á að yfirmenn þeirra, sem
tóku ákvörðun um að innleiða RSSK, ynnu ekki eftir nýju
verklagi. Einn viðmælenda benti á að reynsla hans hefði
verið sú að væri skipulagsheild með stjórnendur, sem
væru tilbúnir til þess að tileinka sér breytt vinnulag,
gengi innleiðingin mun betur fyrir sig. Hann benti einnig
á að stjórnendur áttuðu sig ekki alltaf á því að við inn­
leiðingu á RSSK færi af stað ákveðið breytingaferli.
Hjá fjórum skjalastjórum var annað uppi á teningn­
um þegar kom að stuðningi stjórnenda. Ákvörðun um
innleiðinguna og breytingaferlið var tekin af æðstu
stjórnendum og svo virtist sem búið hefði verið að undir­
búa hinn almenna starfsmann undir breytingarnar.
Stjórnunarlegt umboð skjalastjóra og aðgangur að
stjórnendum virtist þarna hafa skipt sköpum. Einn við­
mælenda benti á að hann hefði heyrt beint undir yfir­
stjórn og hefði haft allan stuðning stjórnenda.
Annar viðmælandi benti á að með því að ná til
stjórnenda í upphafi hefði hann „verið komin með
ákveðið verkfæri í hendurnar“. Á þessu fyrsta stigi hefði
verið komið á ákveðið samkomulag á milli skjalastjórans
og stjórnenda, ákveðinn stuðningur stjórnenda í innleið­
ingarferlinu.
Allir viðmælendur tóku undir mikilvægi þess að vera
sýnilegir og nálægir yfirstjórninni. Einn viðmælenda
benti á að hefði ágreiningur komið upp innan hans
skipulagsheildar hefði hann vísað málum til yfirstjórnar
og þar hefði verið tekið á ágreininginum. Hann lagði
áherslu á að með því hefði hann náð að afla sér ákveð­
innar virðingar innan skipulagsheildarinnar þannig að
mark væri tekið á honum.
Allir viðmælendur lögðu áherslu á að millistjórnend­
ur væru mikilvægir þátttakendur í breytingaferlinu og
bentu á að þeir væru einnig lykilstarfsmenn varðandi
það að innleiðingin og breytingaferlið í heild gengi vel
fyrir sig. Annar viðmælanda lagði einnig áherslu á mikil­
vægi millistjórnenda og sagði að í upphafi hefði hann
nýtt sér millistjórnendur á þann veg að þeir væru „þéttur
og öflugur hópur“. Því næst vann hann með hverri deild
fyrir sig. Þriðji viðmælandi benti á að hann hefði fengið
stuðning millistjórnenda í upphafi innleiðingarinnar en
tók fram að honum hefði fundist skorta mikið á að þeir
sýndu öðru starfsfólki í verki að þeir væru góðar fyrir­
myndir og samstarfsfólk fyndi fyrir viðhorfinu og stuðn­
ingnum.
Í megindlega hluta rannsóknarinnar kom fram að
skjalastjórar báru ekki fullt traust til æðstu stjórnenda til
þess að viðhalda þeim breytingum sem innleiðing RSSK
fól í sér en sú fullyrðing lenti á aðgerðabili, 3,55. Enn
fremur kom fram að millistjórnendur, sem oft gegna lyk­
ilhlutverki í breytingum, studdu ekki mikið við bakið á
breytingunum en 72,2% skjalastjóra voru sammála eða
mjög sammála þeirri fullyrðingu. Heldur fleiri skjalastjór­
ar töldu sig hafa fullt umboð æðstu stjórnenda við inn­
leiðinguna. Þrátt fyrir minna traust til æðstu stjórnenda
sögðust 79% skjalastjóra að æðstu stjórnendur hefðu
stutt innleiðinguna og breytingaferlið. Í þessum hluta
rannsóknarinnar kom enn fremur fram að skjalastjórar
höfðu ekki fengið næga þjálfun eða fræðslu fyrir innleið­
ingu kerfisins og stjórnendur sýndu hvorki mikið frum­
kvæði né voru góðar fyrirmyndir við innleiðinguna.
Umræður og samantekt
Hér að framan hefur verið gerð grein fyrir tveimur
þáttum rannsóknar sem framkvæmd var á árunum 2010
til 2013 um hlutverk skjalastjóra í breytingarferli á inn­
leiðingartíma rafrænna skjalastjórnunarkerfa ﴾RSSK﴿.
Þeir þættir, sem hér um ræðir, snéru að umboði skjala­
stjóra til athafna í innleiðingarferlinu og stuðning stjórn­
enda við verkefnið á innleiðingartíma. Í ljósi
gagnagreiningar og rýni í niðurstöður er ekki úr vegi að
setja fram þá kenningu að því ríkara sem umboð skjala­
stjóra til athafna í breytingarferli og innleiðingu á RSSK
reynist svo og styrkur stuðningur stjórnenda við verk­
efnið þeim mun skilvirkari og árangursríkari verður inn­
leiðingin á RSSK.
Rannsóknin leiddi í ljós að aðferðir breytinga­
stjórnunar eiga vel við þegar innleiða á nýtt upplýsinga­
kerfi líkt og RSSK ﴾Heyes, 2002; Hiatt, 2006; Kotter,
1996, 2002; Smyth, 2005﴿. Árangursrík innleiðing skiptir
sköpum þegar koma skal á kerfisbundinni, rafrænni
upplýsinga­ og skjalastjórnun með notkun RSSK ﴾Greg­
ory, 2005; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2005; 2007;
Maguire, 2005; Staðlaráð Íslands, 2005a; 2005b﴿.
Helstu niðurstöður voru þær að þátttakendur voru
sammála um að þeir þyrftu fullt og skýrt umboð til
athafna í innleiðingarferli RSSK. Það er í samræmi við