Bókasafnið


Bókasafnið - 01.06.2014, Blaðsíða 41

Bókasafnið - 01.06.2014, Blaðsíða 41
Bókasafnið 38. árg. 2014 41 Við innleiðingu RSSK er mikilvægt að styðjast við aðferðafræði breytingarstjórnunar allt frá upphafi breytingarferilsins og til enda hans eða þar til tekist hef­ ur að festa breytingarnar í sessi ﴾Bridges, 2003; Hiatt, 2006; Kotter, 2002﴿. Staðreyndin er sú að alltof oft er lit­ ið á innleiðingu upplýsingatækniverkefna einungis sem tæknileg viðfangsefni ﴾Brittain, 1992; Laudon og Laudon, 2002﴿. Það er ástæða þess að svo mörg upp­ lýsingatækniverkefni mistakast með tilliti til þarfa not­ enda og skipulagsheilda. Einungis um 16% slíkra verkefna telja aðstandendur þeirra að heppnist fullkom­ lega samkvæmt könnunum Oxford University og British Computer Society ﴾Craig, 2005﴿. Rannsóknir sýna að lít­ ill stuðningur stjórnenda getur leitt til þess að innleiðing­ in mistekst. Stjórnendur þurfa sjálfir að nota rafræna skjalastjórnarkerfið, hvetja starfsfólk til þess að nota það og fylgjast með því að það sé notað á réttan hátt ﴾sjá til dæmis Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2005﴿. Aðferðafræði Undirbúningur rannsóknar á hlutverki skjalastjóra í breytingarferli við innleiðingu á rafrænu skjalastjórnun­ arkerfi ﴾RSSK﴿ hófst haustið 2010. Við framkvæmd hennar var stuðst við blandaða aðferðafræði ﴾mixed research methodology﴿. Gögnum var annars vegar aflað með eigindlegri aðferðafræði ﴾qualitative methodology﴿, nánar tiltekið viðtalsaðferð ﴾interview method﴿, og hins vegar megindlegri aðferðafræði ﴾quantitative meth­ odology﴿ með því að senda spurningakönnun á póstlista Félags um skjalastjórn. Blönduð aðferðafræði sameinar kosti beggja aðferða og með þess háttar nálgun fást upplýsingar sem erfitt er að afla með því að nota einungis aðra þeirra ﴾Creswell og Plano Clark, 2007; Zikmund, Babin, Carr og Griffin, 2013, 2010﴿. Eigindlega rannsóknin var tilkynnt til Persónuverndar í október 2010 ﴾tilkynning nr. S4958/2010﴿ og megindlegi hlutinn í febrúar 2013 ﴾tilkynning nr. S6189/2013﴿. Meginmarkmið eigindlega hluta rannsóknarinnar var að varpa ljósi á hlutverk skjalastjóra í breytingarferli við innleiðingu RSSK og markmið megindlega hluta hennar var að styðja við eigindlega hlutann og fá fram ítarlegri upplýsingar um þá þætti sem fram komu í viðtöl­ unum. Nokkrar rannsóknarspurningar voru settar fram til þess að ná markmiðinu og snérust tvær þeirra um: ﴾1﴿ Álit skjalastjóra varðandi umboð þeirra til athafna við innleiðingu á RSSK og hvernig um­ boð þeirra hefði reynst vera á innleiðingartíma. ﴾2﴿ Álit skjalastjóra varðandi stuðning stjórnenda við innleiðingu á RSSK og hvernig stuðningi þeirra hefði verið háttað í innleiðingarferlinu. Hér verður einungis fjallað um þessar tvær rann­ sóknarspurningar og þeim svarað í niðurstöðuköflum greinarinnar. Bæði eigindleg og megindleg gögn rann­ sóknarinnar, sem þessa þætti varðar, verða tekin til um­ fjöllunar. Hvað varðar eigindlega hluta rannsóknarinnar voru viðtöl tekin við átta skjalastjóra sem höfðu tekið þátt í innleiðingu RSSK og notast var við markmiðsúrtak ﴾purposive sample﴿ ﴾Þórólfur Þórlindsson og Þorlákur Karlsson, 2003﴿. Þrír viðmælenda störfuðu hjá opinber­ um stofnunum, þrír hjá einkafyrirtækjum, einn hjá sveit­ arfélagi og einn hjá félagasamtökum. Viðtölin voru hljóðrituð og síðan afrituð með athugasemdum og hugleiðingum í lok hvers viðtals. Með því móti voru við­ tölin færð yfir í ritaðan texta ﴾transcripts﴿. Textinn var lesinn ítrekað yfir til þess að öðlast heildarmynd af reynslu viðmælenda. Þá hófst formleg textagreining og stuðst var við túlkunarfræði ﴾hermeneutics﴿ ﴾Sigríður Halldórsdóttir, 2003﴿. Við gagnagreiningu var enn frem­ ur notast við aðferð grundaðrar kenningar ﴾grounded theory﴿ þar sem aðleiðsla og sönnunarfærsla var notuð til þess að þróa kenningu á grundvelli rannsóknargagn­ anna ﴾Hennink, Hutter og Bailey, 2011, Schwandt, 1997﴿. Megindlegi hlutinn byggði á spurningalista með Likert­kvarða ﴾Þorlákur Karlsson, 2003﴿ og var Gallup­ kvarði notaður til þess að meta svörin þar sem fullyrðing sem hefur meðaltalið á bilinu 4,20 – 5,00 lendir á styrkleikabili, 3,70 – 4,19 er starfhæft bil og 1,00 – 3,69 er aðgerðabil ﴾Auður Hermannsdóttir og Sif Cortes, 2012﴿. Lýsandi tölfræði ﴾descriptive statistics﴿ var beitt ﴾Amalía Björnsdóttir, 2003﴿ og leitast við að kanna hvort niður­ stöður spurningakönnunarinnar endurspegluðu niður­ stöður viðtalanna. Spurningalistinn var sendur á póstlista Félags um skjalastjórn ﴾skjalastjorn@listar.is­ mennt.is﴿ og svarhlutfall reyndist 36,1%. Hlutfallið er viðunandi en samkvæmt Baruch og Holtom ﴾2008﴿ er svarhlutfall á bilinu 35% til 40% í akademískum rann­ sóknum ásættanlegt. Við þetta má bæta að mikilvægt er að hafa í huga að ekki er hér um úrtakskönnun ﴾sample survey﴿ að ræða en spurningalistinn var sendur á þýðið, póstlista Félags um skjalastjórn, það er til allra skráðra félaga á póstlistanum þegar rannsóknin fór fram ﴾gener­ al survey﴿. Umboð skjalastjóra til athafna Allir viðmælendurnir átta, sem tóku þátt í rannsókn­ arinni, voru sammála um að skjalastjórar þyrftu að hafa skýrt umboð til athafna í innleiðingarferli RSSK. Nokkrir þættir voru til staðar sem tengdust umboðsveitingunni
Blaðsíða 1
Blaðsíða 2
Blaðsíða 3
Blaðsíða 4
Blaðsíða 5
Blaðsíða 6
Blaðsíða 7
Blaðsíða 8
Blaðsíða 9
Blaðsíða 10
Blaðsíða 11
Blaðsíða 12
Blaðsíða 13
Blaðsíða 14
Blaðsíða 15
Blaðsíða 16
Blaðsíða 17
Blaðsíða 18
Blaðsíða 19
Blaðsíða 20
Blaðsíða 21
Blaðsíða 22
Blaðsíða 23
Blaðsíða 24
Blaðsíða 25
Blaðsíða 26
Blaðsíða 27
Blaðsíða 28
Blaðsíða 29
Blaðsíða 30
Blaðsíða 31
Blaðsíða 32
Blaðsíða 33
Blaðsíða 34
Blaðsíða 35
Blaðsíða 36
Blaðsíða 37
Blaðsíða 38
Blaðsíða 39
Blaðsíða 40
Blaðsíða 41
Blaðsíða 42
Blaðsíða 43
Blaðsíða 44
Blaðsíða 45
Blaðsíða 46
Blaðsíða 47
Blaðsíða 48
Blaðsíða 49
Blaðsíða 50
Blaðsíða 51
Blaðsíða 52
Blaðsíða 53
Blaðsíða 54
Blaðsíða 55
Blaðsíða 56
Blaðsíða 57
Blaðsíða 58
Blaðsíða 59
Blaðsíða 60
Blaðsíða 61
Blaðsíða 62
Blaðsíða 63
Blaðsíða 64
Blaðsíða 65
Blaðsíða 66
Blaðsíða 67
Blaðsíða 68
Blaðsíða 69
Blaðsíða 70
Blaðsíða 71
Blaðsíða 72
Blaðsíða 73
Blaðsíða 74
Blaðsíða 75
Blaðsíða 76
Blaðsíða 77
Blaðsíða 78
Blaðsíða 79
Blaðsíða 80
Blaðsíða 81
Blaðsíða 82
Blaðsíða 83
Blaðsíða 84
Blaðsíða 85
Blaðsíða 86
Blaðsíða 87
Blaðsíða 88
Blaðsíða 89
Blaðsíða 90
Blaðsíða 91
Blaðsíða 92
Blaðsíða 93
Blaðsíða 94
Blaðsíða 95
Blaðsíða 96
Blaðsíða 97
Blaðsíða 98
Blaðsíða 99
Blaðsíða 100

x

Bókasafnið

Beinir tenglar

Ef þú vilt tengja á þennan titil, vinsamlegast notaðu þessa tengla:

Tengja á þennan titil: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Tengja á þetta tölublað:

Tengja á þessa síðu:

Tengja á þessa grein:

Vinsamlegast ekki tengja beint á myndir eða PDF skjöl á Tímarit.is þar sem slíkar slóðir geta breyst án fyrirvara. Notið slóðirnar hér fyrir ofan til að tengja á vefinn.