Bókasafnið - 01.06.2014, Qupperneq 41

Bókasafnið 38. árg. 2014
41
Við innleiðingu RSSK er mikilvægt að styðjast við
aðferðafræði breytingarstjórnunar allt frá upphafi
breytingarferilsins og til enda hans eða þar til tekist hef­
ur að festa breytingarnar í sessi ﴾Bridges, 2003; Hiatt,
2006; Kotter, 2002﴿. Staðreyndin er sú að alltof oft er lit­
ið á innleiðingu upplýsingatækniverkefna einungis sem
tæknileg viðfangsefni ﴾Brittain, 1992; Laudon og
Laudon, 2002﴿. Það er ástæða þess að svo mörg upp­
lýsingatækniverkefni mistakast með tilliti til þarfa not­
enda og skipulagsheilda. Einungis um 16% slíkra
verkefna telja aðstandendur þeirra að heppnist fullkom­
lega samkvæmt könnunum Oxford University og British
Computer Society ﴾Craig, 2005﴿. Rannsóknir sýna að lít­
ill stuðningur stjórnenda getur leitt til þess að innleiðing­
in mistekst. Stjórnendur þurfa sjálfir að nota rafræna
skjalastjórnarkerfið, hvetja starfsfólk til þess að nota það
og fylgjast með því að það sé notað á réttan hátt ﴾sjá til
dæmis Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2005﴿.
Aðferðafræði
Undirbúningur rannsóknar á hlutverki skjalastjóra í
breytingarferli við innleiðingu á rafrænu skjalastjórnun­
arkerfi ﴾RSSK﴿ hófst haustið 2010. Við framkvæmd
hennar var stuðst við blandaða aðferðafræði ﴾mixed
research methodology﴿. Gögnum var annars vegar aflað
með eigindlegri aðferðafræði ﴾qualitative methodology﴿,
nánar tiltekið viðtalsaðferð ﴾interview method﴿, og hins
vegar megindlegri aðferðafræði ﴾quantitative meth­
odology﴿ með því að senda spurningakönnun á póstlista
Félags um skjalastjórn. Blönduð aðferðafræði sameinar
kosti beggja aðferða og með þess háttar nálgun fást
upplýsingar sem erfitt er að afla með því að nota
einungis aðra þeirra ﴾Creswell og Plano Clark, 2007;
Zikmund, Babin, Carr og Griffin, 2013, 2010﴿. Eigindlega
rannsóknin var tilkynnt til Persónuverndar í október
2010 ﴾tilkynning nr. S4958/2010﴿ og megindlegi hlutinn í
febrúar 2013 ﴾tilkynning nr. S6189/2013﴿.
Meginmarkmið eigindlega hluta rannsóknarinnar
var að varpa ljósi á hlutverk skjalastjóra í breytingarferli
við innleiðingu RSSK og markmið megindlega hluta
hennar var að styðja við eigindlega hlutann og fá fram
ítarlegri upplýsingar um þá þætti sem fram komu í viðtöl­
unum. Nokkrar rannsóknarspurningar voru settar fram
til þess að ná markmiðinu og snérust tvær þeirra um:
﴾1﴿ Álit skjalastjóra varðandi umboð þeirra til
athafna við innleiðingu á RSSK og hvernig um­
boð þeirra hefði reynst vera á innleiðingartíma.
﴾2﴿ Álit skjalastjóra varðandi stuðning stjórnenda
við innleiðingu á RSSK og hvernig stuðningi
þeirra hefði verið háttað í innleiðingarferlinu.
Hér verður einungis fjallað um þessar tvær rann­
sóknarspurningar og þeim svarað í niðurstöðuköflum
greinarinnar. Bæði eigindleg og megindleg gögn rann­
sóknarinnar, sem þessa þætti varðar, verða tekin til um­
fjöllunar.
Hvað varðar eigindlega hluta rannsóknarinnar voru
viðtöl tekin við átta skjalastjóra sem höfðu tekið þátt í
innleiðingu RSSK og notast var við markmiðsúrtak
﴾purposive sample﴿ ﴾Þórólfur Þórlindsson og Þorlákur
Karlsson, 2003﴿. Þrír viðmælenda störfuðu hjá opinber­
um stofnunum, þrír hjá einkafyrirtækjum, einn hjá sveit­
arfélagi og einn hjá félagasamtökum. Viðtölin voru
hljóðrituð og síðan afrituð með athugasemdum og
hugleiðingum í lok hvers viðtals. Með því móti voru við­
tölin færð yfir í ritaðan texta ﴾transcripts﴿. Textinn var
lesinn ítrekað yfir til þess að öðlast heildarmynd af
reynslu viðmælenda. Þá hófst formleg textagreining og
stuðst var við túlkunarfræði ﴾hermeneutics﴿ ﴾Sigríður
Halldórsdóttir, 2003﴿. Við gagnagreiningu var enn frem­
ur notast við aðferð grundaðrar kenningar ﴾grounded
theory﴿ þar sem aðleiðsla og sönnunarfærsla var notuð
til þess að þróa kenningu á grundvelli rannsóknargagn­
anna ﴾Hennink, Hutter og Bailey, 2011, Schwandt,
1997﴿.
Megindlegi hlutinn byggði á spurningalista með
Likert­kvarða ﴾Þorlákur Karlsson, 2003﴿ og var Gallup­
kvarði notaður til þess að meta svörin þar sem fullyrðing
sem hefur meðaltalið á bilinu 4,20 – 5,00 lendir á
styrkleikabili, 3,70 – 4,19 er starfhæft bil og 1,00 – 3,69 er
aðgerðabil ﴾Auður Hermannsdóttir og Sif Cortes, 2012﴿.
Lýsandi tölfræði ﴾descriptive statistics﴿ var beitt ﴾Amalía
Björnsdóttir, 2003﴿ og leitast við að kanna hvort niður­
stöður spurningakönnunarinnar endurspegluðu niður­
stöður viðtalanna. Spurningalistinn var sendur á
póstlista Félags um skjalastjórn ﴾skjalastjorn@listar.is­
mennt.is﴿ og svarhlutfall reyndist 36,1%. Hlutfallið er
viðunandi en samkvæmt Baruch og Holtom ﴾2008﴿ er
svarhlutfall á bilinu 35% til 40% í akademískum rann­
sóknum ásættanlegt. Við þetta má bæta að mikilvægt er
að hafa í huga að ekki er hér um úrtakskönnun ﴾sample
survey﴿ að ræða en spurningalistinn var sendur á þýðið,
póstlista Félags um skjalastjórn, það er til allra skráðra
félaga á póstlistanum þegar rannsóknin fór fram ﴾gener­
al survey﴿.
Umboð skjalastjóra til athafna
Allir viðmælendurnir átta, sem tóku þátt í rannsókn­
arinni, voru sammála um að skjalastjórar þyrftu að hafa
skýrt umboð til athafna í innleiðingarferli RSSK. Nokkrir
þættir voru til staðar sem tengdust umboðsveitingunni